Постановление Правительства Амурской области от 07.02.2019 № 33

ГУБЕРНАТОР

АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

07.02.2019                                                                           № 33

г.Благовещенск

 

Обутверждении Типовой инструкции по делопроизводству

висполнительных органах государственной власти Амурской области, аппаратегубернатора области и Правительства области

 

 (В редакции Постановления Губернатора Амурской области от20.06.2019 г. № 194)

 

В целяхсовершенствования работы по документационному обеспечению деятельностиисполнительных органов государственной власти области и аппарата губернатораобласти и Правительства области, установления единых правил работы сдокументами и порядка ведения делопроизводства

постановляю:

1. Утвердитьприлагаемую Типовую инструкцию до делопроизводству в исполнительных органахгосударственной власти Амурской области, аппарате губернатора области иПравительства области.

2. Рекомендоватьглавам городских округов и муниципальных районов области на основе утвержденнойТиповой инструкции разработать и утвердить инструкции по делопроизводству всоответствующих органах местного самоуправления.

3. Постановлениягубернатора Амурской области от 08.07.2013№ 190 признать утратившими силу.

 

 

В.А.Орлов

 

 

 

Утверждена

постановлением

губернатора

Амурской области

от 07.02.2019 №33

 

ТИПОВАЯИНСТРУКЦИЯ

ПОДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АМУРСКОЙОБЛАСТИ, АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ

 

1. Общие положения

 

1.1. НастоящаяИнструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечениюуправления, документированию управленческой деятельности и организации работы сдокументами в исполнительных органах государственной власти Амурской области,аппарате губернатора области и Правительства области (далее - организации).

1.2. Инструкцияразработана в соответствии с постановлением Российской Федерации от 15.06.2009№ 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органахисполнительной власти", национальным стандартом Российской Федерации ГОСТР 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования коформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.3. Режим ипорядок работы с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну, документами для служебного пользования, а такжеособенности работы с несекретными документами во внешнеэкономической,административно-хозяйственной, валютно-финансовой и других областяхдеятельности организаций (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), нерегламентированные настоящей Инструкцией, определяются специальныминормативными документами.

1.4. Соблюдениеустановленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформлениядокументов обязательно для всех работников организаций.

1.5. При работес документами следует выполнять следующие требования:

1.5.1. Работатьс документами вне служебных помещений запрещается.

1.5.2. Передуходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время (болеесуток) работники организаций обязаны передать находящиеся у них на исполнении(контроле) документы другому работнику по указанию своего руководителя.

1.5.3. Приувольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдатьвсе числящиеся за ним документы своему руководителю.

1.6.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспеченияуправления на основе единой технической политики и применения современныхтехнических средств в работе с документами, методическое руководство и контрольза соблюдением установленного порядка работы с документами в организацияхосуществляются управлением регистрации и лингвистической экспертизы аппаратагубернатора области и Правительства области (далее - управление аппарата), накоторое возложены функции документационного обеспечения управления.

1.7. Положениянастоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документаминезависимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет иконтроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)технологий.

1.8. НастоящаяИнструкция, а также внесение изменений в нее утверждаются губернатором области.

 

2. Требования кбланкам и техническому оформлению документов

 

2.1. Дляизготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумагаформатов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), для изготовления бланковрезолюций используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Бланки документовизготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

2.2. На бланкахпечатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений,приказов, писем.

Внутреннююпереписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использованиябланков.

2.3. Документы,издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартныхлистах бумаги без бланка.

2.4. Бланкидокументов оформляют в соответствии с приложениями № 1 и № 2 к настоящейИнструкции. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два вариантабланков - угловой и продольный.

2.5. Ворганизациях используются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма(угловой);

бланкконкретного вида документа: постановление, распоряжение, приказ (продольный).

Правовыми актамиорганизаций устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности.

В Правительствеобласти используются следующие виды бланков:

бланкпостановления губернатора области;

бланкпостановления Правительства области;

бланк распоряжениягубернатора области;

бланкраспоряжения Правительства области;

бланк письмагубернатора области;

бланк письмаПравительства области.

Вышеуказанныевиды бланков утверждаются губернатором области.

2.6.Организации используют электронные шаблоны бланков, которые изготавливаются наосновании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации, заисключением бланков аппарата губернатора области и Правительства области.

Бланкиаппарата губернатора области и Правительства области утверждаютсяпостановлением губернатора Амурской области.

Электронныешаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

(Пунктв редакции Постановления Губернатора Амурской области от20.06.2019 г. № 194)

2.7. Требованияк техническому оформлению документов.

2.7.1. Документымогут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдениемустановленных правил оформления документов.

2.7.2.Документы, создаваемые в организациях, печатаются с использованием текстовогоредактора Word for Wi n dows шрифтом Times N ew Roma n № 14 черезмежстрочный интервал "одинарный". Допускается применение размерашрифта не менее № 13 для размещения текста на одном листе (кроме текстаписьма). Для подготовки документов могут быть использованы шрифты Arial №№ 12,13, Verda n a №№ 12, 13,Calibri № 14 и приближенные к ним.

При оформлениидокладов, справок, пояснительных записок, таблиц могут использоваться шрифтыдругих размеров, а также полужирное начертание, курсив, измененный интервалмежду строками.

2.7.3. Приналичии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзацссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова"Примечание" и "Основание" располагаются от левой границытекстового поля. Печатаются примечания размером шрифта № 12 через одинарный межстрочныйинтервал.

Например:

 

Примечание:протокол составляется в 2 экземплярах (губернатору области, главемуниципального образования, на территории которого проходило совещание).

 

2.7.4. Каждыйнапечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должениметь следующие размеры полей:

левое - не менее2,0 см;

правое - неменее 1,0 см;

верхнее - неменее 2,0 см;

нижнее - неменее 2,0 см.

Документыдлительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 3,0см.

Допускаетсяпечатание документов временных сроков хранения с использованием оборотнойстороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля налицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны бытьравны.

В таком случаереквизиты полей будут следующие:

левое - не менее1,0 см;

правое - неменее 2,0 см;

верхнее - неменее 2,0 см;

нижнее - неменее 2,0 см.

2.7.5. Абзацныйотступ текста документа - 1,25 см.

2.7.6. Заголовокк тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочныйинтервал.

Заголовкиразделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются поширине текста.

Многострочныереквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные частиреквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Интервал междубуквами в словах - обычный.

Интервал междусловами - один пробел.

2.7.7. Текстдокумента выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полейдокумента).

Длина самойдлинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самойдлинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.7.8. Всесоставные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки(длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полемдокумента), либо оформляют флаговым способом, то есть выравнивают по границелевого поля.

Другие реквизитыдокумента отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

2.7.9. Индекс(номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии срасположением этого реквизита. Если документ издан от имени несколькихорганизаций или должностных лиц, то номер и дата проставляются на одной строкениже подписи.

2.7.10. Присоздании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют.

Номера страницпроставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа безкаких-либо дополнительных знаков на расстоянии не менее 1,0 см от верхнего краялиста. Первая страница документа не нумеруется.

2.7.11.Нормативные правовые акты, иные многостраничные документы могут оформляться ститульным листом.

Например:

 

Наименование организации
Гриф согласования документа	Гриф утверждения документа
Наименование вида документа Заголовок к тексту
Гриф согласования документа
Место составления (издания) документа - год издания документа

 

3. Требования коформлению реквизитов документов

 

3.1. Присоставлении и оформлении документов используются 28 реквизитов (информационныхэлементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТР 7.0.97-2016 (приложения № 1, № 2, № 3 к настоящей Инструкции).

Определенияиспользуемых реквизитов приведены в ГОСТ Р 7.0.8 "Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения".

3.2. Приподготовке и оформлении документов губернатора области, Правительства области,организаций используют следующие реквизиты:

герб Амурскойобласти;

код формыдокумента;

наименованиеорганизации - автора документа;

наименованиеструктурного подразделения - автора документа;

наименованиедолжности лица - автора документа;

справочныеданные об организации;

наименованиевида документа;

дата документа;

регистрационныйномер документа;

ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа;

местосоставления (издания) документа;

гриф ограничениядоступа к документу;

адресат;

гриф утверждениядокумента;

резолюция;

заголовок ктексту;

отметка оконтроле;

текст документа;

отметка оприложении;

подпись;

отметка обэлектронной подписи;

грифсогласования документа;

виза;

печать;

отметка озаверении копии;

отметка обисполнителе;

отметка онаправлении документа в дело;

отметка опоступлении документа.

3.3. Оформлениереквизитов документов.

3.3.1. ГербАмурской области воспроизводится на бланках документов в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

Изображениегерба помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитамиорганизации - автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.3.2. Код формыдокумента проставляется на унифицированных формах документов в соответствии сОбщероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальнымклассификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа,состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифровогокода.

 

Пример: Форма поОКУД 0211151.

 

3.3.3.Наименование организации - автора документа на бланке документа должносоответствовать наименованию, закрепленному в Положении. Под наименованием организациив скобках указывается сокращенное наименование организации, если онопредусмотрено Положением.

3.3.4.Наименование структурного подразделения - автора документа используется вбланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделенийв соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованиеморганизации.

3.3.5.Наименование должности лица - автора документа используется в бланкахдолжностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованиемтерритории (Амурская область). Наименование должности лица - автора документауказывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительномдокументе о назначении на должность.

3.3.6.Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включаютпочтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес местанахождения организации, если он не совпадает с почтовым адресом), номертелефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

3.3.7.Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключениемделовых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа(наименование организации, структурного подразделения, должности).

3.3.8. Датадокумента.

3.3.8.1. Датадокумента соответствует дате подписания (утверждения) документа или датесобытия, зафиксированного в документе.

3.3.8.2. Еслиавторами документа являются несколько организаций (акт, соглашение, совместноеписьмо и др.), то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания ирегистрации.

Документы,изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

3.3.8.3. Датудокумента оформляют в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двухспособов:

арабскимицифрами, разделенными точками: 05.08.2018;

словесно-цифровымспособом: 9 августа 2018 г.

3.3.9.Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатордокумента, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрениюорганизации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) всоответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуредел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе,составленном совместно двумя или более организациями, проставляютсярегистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций.Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются впорядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

3.3.10. Ссылкана регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационныйномер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

3.3.11. Местосоставления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых(служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутреннихинформационно-справочных документов.

Местосоставления (издания) документа не указывается в том случае, если внаименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Местосоставления (издания) документа указывается в соответствии с принятымадминистративно-территориальным делением.

3.3.12. Грифограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первоголиста документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) награнице верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которойограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Видыиспользуемых в организациях грифов ограничения доступа должны соответствоватьзаконодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации. Всостав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись("Для служебного пользования", "Секретно" и др.), котораяможет дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствиис законодательством Российской Федерации.

 

Например:

Для служебного пользования Экз. № 2

 

3.3.13. Адресатиспользуется при оформлении деловых (служебных) писем, внутреннихинформационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатомдокумента может быть организация, структурное подразделение организации,должностное или физическое лицо.

Реквизит"Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строкиреквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центруютсяотносительно самой длинной строки.

При адресованиидокумента руководителю (заместителю руководителя) организации в дательномпадеже указываются наименование должности руководителя (заместителяруководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалыдолжностного лица.

 

Например:

Руководителю Амурского бассейнового водного управления Макарову А.В.

 

При адресованииписьма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование вименительном падеже.

 

	Например:	Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по Амурской области
	или:	УМВД России по Амурской области

 

При адресованиидокумента в структурное подразделение организации в реквизите"Адресат" указывается наименование организации в именительном падеже,ниже - наименование структурного подразделения.

 

Например:

Министерство финансов Амурской области Отдел сводного планирования областного бюджета

 

При адресованииписьма руководителю структурного подразделения организации указываетсянаименование организации в именительном падеже, ниже - наименование должностируководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия,инициалы в дательном падеже.

 

Например:

ОАО "Авиационная компания "Восток" Начальнику авиабазы Петрову А.А.

 

Перед фамилиейдолжностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну"(господину), "г-же" (госпоже).

При направлениидокумента в несколько однородных организаций или в структурные подразделенияодной организации их названия указываются обобщенно.

 

	Например:	Главам городских округов и муниципальных районов
	или:	Руководителям управлений аппарата губернатора области и Правительства области

 

При рассылкедокумента не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом"Адресат" в скобках указывается "(по списку)".

 

Например:

Руководителям исполнительных органов государственной власти области (по списку)

 

Документ недолжен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым,третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большемколичестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждомдокументе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В составреквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который отделяетсяодинарным интервалом. Элементы адреса указывают в последовательности,установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказомМинистерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 №234.

 

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82,  Москва, 117393

 

Почтовый адресможет не указываться на документах, направляемых в высшие органы власти,вышестоящие организации, подведомственные организации и постояннымкорреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам вконвертах с прозрачными окнами).

При адресованииписьма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затемпочтовый адрес.

 

Например:

Николаеву О.И. Ленина ул., д. 15, кв. 7, г. Благовещенск, Амурская обл., 675000

 

При отправкеписьма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте)почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронныйадрес (номер телефона/факса).

 

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru

 

3.3.14. Грифутверждения документа проставляется на документе в случае его утверждениядолжностным лицом, правовым актом (постановлением, распоряжением, приказом) илирешением коллегиального органа.

Гриф утвержденияразмещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизитавыравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждениидокумента должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ,наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,фамилии и даты утверждения.

Например:

 

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Амурской области _____________ И.О.Фамилия Дата

 

При наличии втексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемыеположение, состав комиссии, перечень мероприятий, план и т.д.) на самомприложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕН" соссылкой на правовой акт, его дату, номер.

 

Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением губернатора Амурской области от _____________ № ____

 

Слово"УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименованияприложения: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа -"УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ", план -"УТВЕРЖДЕН".

При утверждениидокумента коллегиальным органом, решение которого фиксируется в протоколе, вгрифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утверждендокумент, дата и номер протокола (в скобках).

 

Например: (Решение)

УТВЕРЖДЕНО Советом директоров АО "Профиль" (протокол от 12.08.2017 № 5)

 

3.3.15.Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к текстуформулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос"о чем?" "о ком?".

Например:

 

распоряжение (очем?) О создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?)Об утверждении штатного расписания.

 

Заголовок ктексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Еслидлина заголовка превышает 6 строк, он может располагаться над текстомпосередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длиннойстроки. В конце заголовка точка не ставится. В заголовке не допускаютсяпереносы.

Заголовок оттекста отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами.

Заголовок ктексту может не составляться, если текст документа не превышает 5 строк.

3.3.16. Текстдокумента.

3.3.16.1. Текстдокумента составляется на государственном языке Российской Федерации.

В текстедокумента, подготовленном на основании законодательных или иных нормативныхправовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются ихреквизиты:

наименованиедокумента, наименование организации - автора документа, дата документа, егорегистрационный номер, заголовок к тексту;

наименованиеорганизации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждениядокумента.

3.3.16.2. Текстотделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1интервал.

Текст печатаетсяот левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границамтекстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы поля.

3.3.16.3. Текстможет подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть(в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула впроектах постановлений, приказов завершается словами "постановляю","постановляет", "приказываю", которые печатаются наследующей строке от границы левого поля, строчными буквами, через пробел,полужирным шрифтом.

Например:

 

постановляю:

 

Преамбула впроектах распоряжений, как правило, заканчивается двоеточием. Распорядительнаячасть начинается с абзаца с заглавной буквы.

Преамбула можетотсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этомслучае слова "постановляю", "приказываю" пишутся с большойбуквы.

3.3.16.4.Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило,подразделяется на пункты.

Пунктынумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют, печатаются сабзаца.

Текст документаможет содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, также нумеруемыеарабскими цифрами.

Правилаоформления этого реквизита приведены в приложении № 4 к настоящей Инструкции.

Контроль засоответствием текста документа, направляемого на подпись губернатору области,правилам русского литературного языка, а также оформлением документа всоответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и настоящей Инструкцииосуществляет отдел лингвистической экспертизы управления аппарата.

3.3.17. Отметкао приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом косновному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и другихинформационно-справочных документах) или о том, что документ являетсяприложением к основному документу (к постановлению, распоряжению, приказу ит.д.).

Правилаоформления приложений приведены в пункте 4.1 и подпункте 4.5.3.11 подпункта4.5.3 пункта 4.5 настоящей Инструкции.

3.3.18. Грифсогласования документа.

Согласование -это оценка заинтересованными сторонами вопросов, содержащихся в проектедокумента. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования,письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседанииколлегиального органа.

Грифсогласования в зависимости от вида документа может проставляться:

на первом листедокумента (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левомверхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближек нижнему полю;

на последнемлисте документа под текстом;

на листесогласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифсогласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которымсогласован документ (включая наименование организации), его собственноручнойподписи, инициалов, фамилии и даты согласования.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

_______А.С.Иванов

Дата

 

Если согласованиепроизводится коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведенияоб органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в которомзафиксировано решение о согласовании.

Еслисогласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию -автора документа, дату и номер письма.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Советомдиректоров

АО"Профиль"

(протокол от_______ № ____) или:

 

СОГЛАСОВАНО

письмомРосархива

от _______ №____

 

Если грифовсогласования несколько, их оформляют параллельно один за другим столбиком, отграницы левого поля, ниже подписи или на оборотной стороне этого листа.

В случае когдасодержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, допускаетсярасположение грифов согласования на отдельном листе согласования. В этом случаена документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.3.19. Виза.

Формойвнутреннего согласования проекта документа является его визирование,указывающее на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием.

Порядок и срокивизирования документов устанавливаются Регламентом Правительства области.

Виза (независимоот вида документа) включает должность визирующего, его подпись, расшифровкуподписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

 

Начальник отделакадров

личная подписьП.А.Верхов

22.08.2018

 

При наличиизамечаний по документу визу оформляют следующим образом:

 

"Смотризаключение" или "Замечания прилагаются"

Начальник отделакадров

_______________П.А.Верхов

22.08.2018

 

Замечанияизлагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Визыпроставляются на документе, подлинник которого остается в отделе регистрации исопровождения правовых актов управления аппарата, на оборотной сторонепоследнего листа основного документа. Не допускается визирование документа наотдельных листах и приложение к подлиннику документа ксерокопированных виззаинтересованных лиц.

Если у документанесколько исполнителей, необходимы визы всех исполнителей данного документа.

К документу (поусмотрению исполнителя) прилагается лист рассылки, утвержденный руководителеморганизации, ответственной за подготовку данного документа.

В рамкахэлектронного документооборота визирование может проводиться в электроннойформе.

В исходящихдокументах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

В случаенеобходимости может применяться полистное визирование документа и егоприложений.

3.3.20. Подписьвключает наименование должности лица, подписавшего документ, егособственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

 

Начальник отдела кадров

личная подпись

А.Н.Курников

 

3.3.20.1. Еслидокумент оформлен не на бланке, в наименование должности включаетсянаименование организации. Допускается центровать наименование должности лица,подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлениидокумента на бланке должностного лица наименование должности этого лица вподписи не указывается.

3.3.20.2. Приподписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаютсяодна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписаниидокумента несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются наодном уровне.

При подписаниидокументов, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составекомиссии.

Например:

 

Председатель Комиссии Члены Комиссии

Подпись Подпись Подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

 

3.3.20.3. Приподписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подписьоформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом(распоряжением).

Например:

 

Исполняющий обязанности начальника отдела

Подпись

И.О.Фамилия

 

Подписание ивизирование документа, на котором обозначены должность и фамилия определенногодолжностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога"за", надписи "зам." или косой черты перед наименованиемдолжности не допускаются.

3.3.20.4.Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. Висключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом,подписавшим документ.

3.3.20.5.Подпись отделяется от текста 3 - 5 межстрочными интервалами. Наименованиедолжности печатается от левой границы текстового поля, через один межстрочныйинтервал.

Расшифровкаподписи располагается на уровне последней строки наименования должности.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.3.21. Отметкаоб электронной подписи используется при визуализации электронного документа,подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

1) месторазмещения отметки об электронной подписи должно соответствовать местуразмещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажномносителе;

2) элементыотметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображениидокумента в натуральном размере;

3) элементыотметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться другна друга;

4) элементыотметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документаи другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка обэлектронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерациивключает слова "Документ подписан электронной подписью", номерсертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельцасертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка обэлектронной подписи может включать изображение герба, эмблемы организации всоответствии с законодательством.

Например:

                               

Наименование должности	Эмблема органа власти	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	Н.Н.Николаев
	Сертификат 1a111aaa000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

 

3.3.22. Печатьзаверяет подлинность подписи должностного лица. Для удостоверения подлинностидокумента или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые идругие печати. Примерный перечень документов, на которых ставится печать,приведен в приложении № 5 к настоящей Инструкции.

Печатьпроставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшегодокумент, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Порядокизготовления и использования печатей и штампов содержится в разделе 6 настоящейИнструкции.

3.3.23. Отметкаоб исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя документа, номерего телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города.Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурногоподразделения и электронным адресом исполнителя.

В письмахотметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу шрифтом № 10, при отсутствии места - на оборотнойстороне внизу слева.

Например:

 

Николаев ИванАндреевич

59-65-04

 

Николаев ИванАндреевич

Управлениепротокола, консультант

+7(4162)59-65-04

№ikolaev@amurobl.ru

 

Отметка обисполнителе может оформляться как нижний колонтитул шрифтом меньшего размера.

Данный реквизитнеобходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения иуточнения затронутых в документе вопросов.

3.3.24. Отметкао заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа(выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копиипроставляется под реквизитом "подпись" и включает слово"Верно", наименование должности лица, заверившего копию, егособственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), датузаверения копии (выписки из документа).

Например:

 

Верно Консультант отдела кадров Дата

Подпись

И.О.Фамилия

 

 

 

Если копиявыдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копиидополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовленакопия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле№ .... за .... год") и заверяется печатью организации.

Для проставленияотметки о заверении копии может использоваться штамп.

3.3.25. Отметкао поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа ворганизацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номердокумента. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указаниемвремени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка опоступлении документа может проставляться с помощью штампа.

3.3.26. Указаниепо исполнению документа дается в форме резолюции.

В составрезолюции включаются следующие элементы: фамилия (фамилии), инициалыисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личнаяподпись лица, вынесшего резолюцию, дата резолюции.

Например:

 

Фамилия И.О.

Прошуподготовить предложение к 20.08.2018

Подпись

Дата

 

Как правило, надокументе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителейнеобходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.Исполнителей в резолюции может быть несколько. В этом случае ответственным засбор информации и исполнение документа является лицо, указанное в резолюциипервым, которое и проставляется как исполнитель на исполненном документе.

Резолюция оформляетсяна свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вноситсянепосредственно в систему электронного документооборота.

3.3.27. Отметкао контроле обозначает постановку документа на контроль, проставляется штампом"Контроль" на верхнем поле документа.

3.3.28. Отметкао направлении документа в дело определяет место хранения документов послезавершения работы с ним и включает слова "В дело", индекс дела пономенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года,должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

 

    В дело № 01-18за 2017 г.

    Начальникканцелярии

   Подпись        Дата

 

Отметка онаправлении документа в дело дополняется краткими сведениями о характереисполнения документа.

 

4. Особенностиподготовки и оформления отдельных

видов документов

 

4.1. Правилаоформления приложений

 

4.1.1. Вправовых актах (постановлениях, распоряжениях, приказах), договорах и другихдокументах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в текстедокумента при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается:.... (приложение) или .... (приложение № 1); перед номером приложениядопускается ставить знак номера: ..... (приложение № 2).

На первом листедокумента-приложения в правом верхнем углу указывается:

 

Приложение к постановлению губернатора Амурской области от _______________ № ______

 

Строки реквизитавыравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длиннойстроки.

4.1.2. Еслиприложением к правовому акту является документ, утверждаемый данным актом, напервом листе приложения проставляются отметка о приложении (без ссылки направовой акт) и гриф утверждения, в котором указываются данные правового акта,которым утвержден документ-приложение.

 

Например:

Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО постановлением губернатора Амурской области от _______________ № ______

 

4.1.3.Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах бумаги.

В приложенияхпомещаются положения, порядки, планы, перечни, образцы документов, схемы и т.д.

Размеры полей,шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичныразмерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

4.1.4. Листыприложения нумеруются отдельно от основного правового акта, начиная со второголиста, валовым порядком.

4.1.5. Всесоставные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строкине должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа. Расстояниеот слова "от" до знака "№" в данном реквизите должно бытьне менее 2,5 см.

При наличиинескольких приложений они нумеруются.

 

Например:

Приложение № 2 к постановлению губернатора Амурской области от _______________ № ______

 

Нумерационныйзаголовок отделяется от заголовка приложения двумя межстрочными интервалами.

 

4.1.6. Заголовокк тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения(первое слово приложения) может выделяться прописными буквами, полужирнымшрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПЕРЕЧЕНЬ, Положение, АКТ,Порядок).

Заголовокприложения отделяется от текста приложения дополнительным интервалом.

4.1.7. Приналичии в тексте приложения нескольких глав, разделов их заголовки печатаютсяцентрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка неставится. Заголовки глав, разделов также могут выделяться прописными буквами,полужирным шрифтом.

Например:

 

Глава 3

Социально-экономическоеразвитие Амурской области

 

или:

 

1. ОБЩИЕПОЛОЖЕНИЯ

 

4.1.8. Главы,разделы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности,обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к болееконкретным.

4.1.9. Текстприложения может быть оформлен в виде таблицы.

4.1.9.1. Таблицаимеет два уровня членения текста: вертикальный - графы, которые могут делитьсяна столбцы, и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков втаблице составляют заголовки граф и столбцов (головка таблицы), а наименованияобъектов - заголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе(боковик таблицы).

 

Головка таблицы

 

№ п/п	Заголовок строк	Заголовок графы			Заголовок графы
		заголовок столбца		заголовок столбца	заголовок столбца		заголовок столбца
1.	Заголовок строки	с	т	р	о	к	а
боковик		графы (столбцы)

 

4.1.9.2. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Все заголовки граф пишутся с прописных букв, а заголовкистолбцов - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, т.е.поясняют его. Если заголовок столбца имеет самостоятельное значение, то онпишется с прописной буквы. В заголовках граф, столбцов и строк употребляютсятолько общепринятые условные обозначения. Точки в конце заголовков не ставятся.

4.1.9.3. Взаголовке "Единица измерения" наименование единиц измерения следуетписать в родительном падеже множественного числа.

4.1.9.4. Вбоковике таблицы текст каждой строки (позиции), как правило, начинается спрописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. Послеслов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

4.1.9.5. Числа,однострочные текстовые элементы в графах (столбцах) печатаются центрированнымспособом и равняются по первой (верхней) строке боковика таблицы.

4.1.9.6. Тексттаблицы печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом не менее № 11.

4.1.9.7. Еслитаблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованыи на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

4.1.9.8. Приналичии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой илицифрой со скобкой. Текст сноски печатается шрифтом № 10 через один межстрочныйинтервал в конце таблицы.

После символасноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста ставится точка.

 

4.2. Оформлениепроектов правовых актов о внесении изменений в данные документы и признании ихутратившими силу

 

4.2.1. Внесениемизменений считаются:

замена слов,цифр, дат;

исключение слов,цифр, предложений и т.д.;

признаниеутратившими силу структурных единиц текста;

новая редакцияпунктов, разделов, приложений и т.д.;

дополнениеновыми словами, пунктами, приложениями и т.д.

4.2.2. Внесение измененийв правовые акты оформляется соответствующим документом: в постановление -постановлением, в распоряжение - распоряжением.

Изменения, какправило, вносятся только в первоначальный акт. Вносить изменения впервоначальный акт путем внесения изменений в изменяющий его документ, какправило, не допускается.

4.2.3. Заголовокдокумента начинается словами "О внесении изменений в ...". Взаголовке необходимо указывать точные дату и номер документа, в которыйвносятся изменения.

Например:

 

О внесении измененийв

постановлениегубернатора

области от03.10.2017 № 479

 

Правилаоформления заголовка изложены в подпункте 3.3.15 пункта 3.3 настоящейИнструкции.

4.2.4. В текстедокумента, которым вносятся изменения, обязательно указание на дату, номер иназвание (при его наличии) того документа, в который вносятся данные изменения.

Например:

 

Внести враспоряжение губернатора области от 15.03.2005 № 197-р "О делегированииполномочий" следующие изменения:

1) ..........;

2) ...........

 

При наличииредакций правового акта необходимо указывать его последнюю редакцию. Ссылка наредакцию размещается после указания номера, даты и названия документа.

Например:

 

Внести впостановление губернатора области от 18.02.2004 № 36 "Об утвержденииуполномоченного органа в сфере сельского хозяйства" (в редакциипостановления губернатора области от 12.04.2017 № 102) следующие изменения:

1) ..........;

2) ...........

 

4.2.5. Привнесении изменений в документ сначала указывается, какая структурная единицаизменяется, начиная с наименьшей структурной единицы, а затем указываетсяхарактер изменений.

Например:

 

В абзаце третьемподпункта "б" пункта 2 раздела 1 слова "..." заменитьсловами "...".

 

В некоторыхслучаях при внесении изменений необходимы замена или дополнение знака препинания.Замена знака препинания осуществляется при подготовке редакции документа безоговорки в тексте документа.

4.2.6. Вносимыев документ изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретнойструктурной единицы, в которую они вносятся.

При одновременномвнесении изменений в документ и признании структурных единиц утратившими силутакже необходимо соблюдать последовательность изложения, при этом нумерацияподпунктов, пунктов, разделов и т.д. не изменяется.

Например:

 

Внести впостановление губернатора области от ... № ... "О ..." следующиеизменения:

1) в пункте 1слова "......" заменить словами "......";

2) пункт 2 послеслов "....." дополнить словами ".......";

3) в пункте 3слова "......." исключить;

4) пункт 5признать утратившим силу;

5) пункт 6изложить в следующей редакции:

"6....................................".

 

4.2.7. Привнесении дополнений в структурную единицу документа указываются слова, послекоторых это дополнение должно находиться.

Например:

 

Пункт 3 послеслов "......" дополнить словами ".......".

 

4.2.8. Еслидополнение вносится в конец структурной единицы, применяется следующаяформулировка:

 

Пункт 1дополнить словами ".......".

 

При этом знакпрепинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняетсябез указания на него после внесенного дополнения.

4.2.9. Еслидополнения вносятся в конец документа, то необходимо продолжать нумерациюпунктов, разделов, глав (например, последним был пункт 4 - дополнить пунктом 5;последним был раздел 2 - дополнить разделом 3 и т.д.).

Если дополнениявносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюсянумерацию (например, в разделе был пункт 7 - дополнить пунктом 8; в пункте 4последним был подпункт 4.3 - дополнить подпунктом 4.4 и т.д.).

4.2.10. В случаедополнения документа новой структурной единицей нумерация последующихструктурных единиц также не изменяется. Новые структурные единицы обозначаютсядополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквеннымиобозначениями (пункт 2-1, подпункт б-2).

 

Например:

 

Внести впостановление губернатора области от ..... № ..... "О ......." (вредакции постановления губернатора области от ...... № .....) следующееизменение:

дополнитьпунктом 2-1 следующего содержания:

"2-1......................................................".

 

4.2.11.Дополнение абзацами структурной единицы может производиться как в конецструктурной единицы, так и между имеющимися абзацами.

Если абзац илипункт признаются утратившими силу, они участвуют в подсчете абзацев или пунктовпри последующем внесении изменений в данную структурную единицу, перенумерацияследующих абзацев или пунктов не производится.

4.2.12. Приизменении количественных значений рекомендуется употреблять цифровыеобозначения вместе с единицами измерения. Например: слова "в 20 раз"заменить словами "в 50 раз", слова "в сумме 125 рублей"заменить словами "в сумме 78 рублей", сумму "50 тыс.рублей" заменить суммой "70 тыс. рублей".

В таблице, гдеединицы измерения указываются в заголовке графы (столбца), измененияколичественных значений можно оформлять следующим образом: цифры "25"заменить цифрами "27".

В текстедокумента количественные значения указываются как цифрами, так и прописью.Например: 3456169 (три миллиона четыреста пятьдесят шесть тысяч сто шестьдесятдевять) рублей.

4.2.13.Структурная единица документа излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимовнести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократновносились изменения в текст данной структурной единицы.

4.2.14.Изложение правового акта в новой редакции, как правило, не допускается.Необходимо принять новый правовой акт с одновременным признанием утратившимсилу ранее действовавшего правового акта.

Это допускается,если:

необходимовнести в документ изменения, требующие его доработки по существу и непозволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

необходимовнести изменения, затрагивающие большую часть структурных единиц документа;

сохраняют силутолько отдельные структурные единицы документа, причем частично.

4.2.15. Еслидокумент признается утратившим силу, отдельными позициями указываются какпервоначальный акт, так и все изменяющие его редакции в хронологическомпорядке.

 

Например:Признать утратившими силу постановления губернатора области от 12.10.2005 №678, от 04.07.2006 № 417, от 17.03.2007 № 235.

 

4.2.16.Изменения могут вноситься как в текст документа, так и в приложения к нему. Вэтом случае в тексте документа, которым вносятся изменения, необходимоуказывать, куда вносятся изменения, соблюдая последовательность изложения.

Например:

 

Внести впостановление губернатора области от ..... № ..... "О ....."следующие изменения:

1. В преамбулеслова "....." заменить словами "......".

2. В текстепостановления:

1) в пункте 1слова "......" исключить;

2) пункт 3 послеслов "....." дополнить словами ".....";

3) пункт 6изложить в следующей редакции:

"6............................................".

3. В приложении№ 2 к постановлению:

1) в разделе 1:

а) в пункте 3слова "....." заменить словами ".......";

б) в абзацечетвертом пункта 8 последнее предложение исключить;

2) раздел 2дополнить пунктом 5-1 следующего содержания:

"5-1........................................................".

 

4.2.17.Приложения к правовому акту возможно излагать в новой редакции. При этомуказывается номер приложения (если оно пронумеровано), слово"приложение" или наименование приложения.

Например:

 

приложение № 4 кпостановлению изложить в новой редакции согласно приложению № 1 к настоящемупостановлению;

приложение № 5 кпостановлению изложить в новой редакции согласно приложению № 2 к настоящемупостановлению;

 

или:

 

Порядок выплатысубсидий на оплату коммунальных услуг льготным категориям граждан, утвержденныйпостановлением губернатора области от ... № .... "О ........" (вредакции постановления губернатора области от     № ...),изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

 

4.3. Оформлениесоставов коллегиальных органов

 

4.3.1. Еслиправовым актом утверждается состав какого-либо коллегиального органа, данныйсостав оформляется, как правило, отдельным приложением к данному документу.

Например:

 

"Утвердитьприлагаемый состав координационного совета по ......", или:

"Утвердитьсостав рабочей группы по ...... согласно приложению к настоящемураспоряжению.", или:

"Утвердитьсостав комиссии по ...... (приложение № 2).".

 

4.3.2. Первым всоставе коллегиального органа указывается председатель (руководитель) данногоколлегиального органа, затем - заместитель председателя (руководителя),секретарь (при их наличии), остальные члены коллегиального органа - по алфавитунезависимо от занимаемой должности.

В скобкахуказываются занимаемая в коллегиальном органе должность и сокращенноенаименование коллегиального органа с прописной буквы (председатель Комиссии,заместитель председателя Совета, секретарь Оргкомитета). Сокращенноенаименование рабочей группы указывается со строчной буквы (руководитель рабочейгруппы).

4.3.3. Фамилии идолжности в составе коллегиального органа располагаются в виде таблицы: слева -фамилия, имя, отчество (инициалы), справа - со строчной буквы наименованиедолжности. Между строчками знаки препинания не ставятся.

Например:

 

Бурунов Виктор Васильевич	- начальник отдела транспорта министерства транспорта и строительства области (председатель Комиссии)
Найденова Вера Александровна	- консультант отдела транспорта министерства транспорта и строительства области (секретарь Комиссии)
Ковалев Валерий Николаевич	- начальник отдела воздушного транспорта министерства транспорта и строительства области

 

4.3.4. Если всостав коллегиального органа входят должностные лица органов государственнойвласти (за исключением должностных лиц Правительства области, работниковисполнительных органов государственной власти области, аппарата губернатораобласти и Правительства области), местного самоуправления, представителиобщественных, научных и иных организаций, учреждений и т.п., необходимоуказывать, что данные лица введены в состав по согласованию.

Например:

 

Волкова Людмила Ивановна

- начальник финансового отдела Управления Федерального казначейства по Амурской области (по согласованию)

 

4.3.5. Если всоставе коллегиального органа произошли изменения (необходимо включить илиисключить должностное лицо, изменить его должность), в правовой акт, которымутвержден данный состав, вносятся соответствующие изменения.

Например:

 

Внести в составкомиссии по ......., утвержденный постановлением губернатора области от ..... №..... "О ..........", следующие изменения:

1) ввести всостав Комиссии следующих лиц:

 

Иванов Андрей Васильевич	- начальник хозяйственного отдела аппарата губернатора области и Правительства области
Калинин Сергей Иванович	- консультант хозяйственного отдела аппарата губернатора области и Правительства области;

 

2) оставить всоставе Комиссии назначенного на новую должность Микулина АлександраДмитриевича - начальника финансово-хозяйственного управления аппаратагубернатора области и Правительства области, утвердив его председателемКомиссии;

3) вывести изсостава Комиссии Антонова И.В., Заварзину В.Н.

 

4.4.Организационные документы

 

Организационныедокументы регламентируют структуру, задачи и функции организаций, организациюих работы, права, обязанности и ответственность их работников.

 

4.4.1. Положение(об аппарате губернатора области и Правительства области, министерстве,управлении, инспекции, отделе)

 

Положение - этоправовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, полномочия, права иорганизацию деятельности организаций или коллегиальных органов.

Положениесостоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, полномочия иорганизация работы.

 

4.4.2.Инструкции

 

Инструкциирегламентируют порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлениикоторого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения), илипорядок применения положений законодательных и иных правовых актов.

К последниммогут быть отнесены инструкции по делопроизводству, по порядку применения техили иных законодательных актов и т.д.

Все инструкции состоятиз нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частьюдокумента.

 

4.4.3. Правила,порядок

 

Правила, порядокразрабатываются в развитие и дополнение к существующим нормативным документам иустанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения всемиработниками. Например: "Правила работы рынков розничной торговли натерритории Амурской области", "Порядок прохождения заемных средств напроведение полевых работ".

Порядокподготовки проектов организационных документов соответствует общим требованиямподготовки правовых актов.

 

4.5.Информационно-справочные документы

 

Кинформационно-справочным документам относятся протоколы, служебные письма,договоры (соглашения, контракты), докладные, объяснительные, служебные записки,телеграммы и др.

 

4.5.1. Протокол

 

4.5.1.1.Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений насовещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколсоставляется на основании записей, произведенных во время совещания(заседания), представленных тезисов докладов, справок, пояснительных записок,информации, проектов решений, постановлений и др. Материалы к обсуждениюпредставляются организациями, на которые возложена подготовка обсуждаемых вопросов.Прилагаемые документы в обязательном порядке подписываются руководителямиданных организаций.

4.5.1.2.Протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах опускается ходобсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение. Полные текстывыступлений не приводятся.

4.5.1.3.Протоколы оформляются следующим образом.

Текст протоколасостоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной частиоформляются следующие реквизиты: председатель, список присутствующих илиотсылка к прилагаемому списку присутствовавших, повестка дня.

В повестке дняперечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруетсяарабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О"("Об") и печатается от границы левого поля. После каждого вопросаповестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная частьполного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.Текст каждого раздела строится по схеме:

 

СЛУШАЛИ -ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

 

Слова "СЛУШАЛИ","ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатаютсяот левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием.

4.5.1.4.Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагаетсяк нему. В последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступленияприлагается" или "Текст доклада прилагается". Постановление(решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятсяитоги голосования.

В случае когдапротокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делаетсяссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержаниеособого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в текстепротокола после соответствующего постановления (решения).

4.5.1.5. Датойпротокола является дата заседания.

Протоколамприсваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждойгруппе протоколов.

Протоколысовместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номерапротоколов организаций, принимавших участие в заседании.

4.5.1.6. Копиипротоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам всоответствии с указателем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью.

4.5.1.7. Придоведении до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола.Выписка представляет собой точную копию части текста подлинника протокола,относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этомвоспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которомуготовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протоколазаверяется круглой печатью. В этом случае название документа будет оформленокак "Выписка из протокола".

4.5.1.8. Правилаоформления протоколов содержатся в методических рекомендациях, утвержденныхруководителем аппарата губернатора области и Правительства области 26 октября2007 года.

 

4.5.2. Договор(соглашение, контракт)

 

4.5.2.1. Всоответствии с требованиями законодательства Правительством области,исполнительными органами государственной власти области заключаются:

1) договоры(государственные контракты), фиксирующие соглашение двух или более сторон обустановлении, изменении или прекращении прав и обязанностей, в том числесвязанных с обеспечением государственных нужд области;

2) соглашения,заключаемые с федеральными органами власти, органами власти субъектовРоссийской Федерации, органами местного самоуправления, организацияминезависимо от организационно-правовой формы.

4.5.2.2.Договоры (соглашения, контракты) должны соответствовать обязательным для сторонправилам, установленным федеральными законами, законами области и инымиправовыми актами (императивным нормам), действующим в момент их заключения.

4.5.2.3.Подписываемые договоры, контракты должны содержать:

наименованиедокумента;

дату, местозаключения;

преамбулу(вводную часть);

предметправового регулирования;

права иобязанности сторон;

ответственностьсторон;

основанияпрекращения и приостановления их действия;

срок и условиявступления в силу;

срок действия;

реквизитысторон;

подписи сторон;

иные условия,предусмотренные законодательством.

4.5.2.4.Подписываемые соглашения должны содержать:

наименованиедокумента;

дату, местозаключения;

преамбулу(вводную часть);

обязательствасторон;

срок действия;

подписи сторон;

иные условия,предусмотренные законодательством.

Дополнительносоглашения могут содержать предмет правового регулирования и реквизиты сторон.

4.5.2.5.Преамбула (вводная часть) договора (соглашения, контракта) должна содержатьнаименование сторон, заключающих договор (соглашение, контракт), должности,фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор (соглашение, контракт), указаниеих полномочий.

4.5.2.6. Датойдоговора (соглашения, контракта) является дата его подписания всеми участниками(сторонами).

В случае еслидоговор (соглашение, контракт) был подписан сторонами в разное время, то датойтакого документа является самая поздняя дата.

При этом датапроставляется представителем стороны в договоре (соглашении, контракте) нижетекста рядом с подписью или ниже подписи.

Если договор(соглашение, контракт) был подписан сторонами в один день, то на документеуказывается единая дата, которая проставляется на одном уровне с местомзаключения.

Дата договора(соглашения, контракта) оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

Договоры(соглашения, контракты) вступают в силу с момента их подписания, если в текстеэтих документов не предусмотрено иное.

4.5.2.7. Местозаключения договора (соглашения, контракта) указывается с учетом принятогоадминистративно-территориального деления (при написании употребляются толькообщепринятые сокращения).

4.5.2.8.Реквизиты сторон включают в себя наименование стороны договора (соглашения,контракта), почтовый адрес (элементы почтового адреса - в последовательности,установленной правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефонов ифаксов, адрес электронной почты, банковские и иные реквизиты.

Банковскиереквизиты указываются в случае, если договор (соглашение, контракт) содержитусловие о денежных обязательствах сторон.

В соглашенияхреквизиты могут не указываться.

4.5.2.9. Приподписании договора (соглашения, контракта) подписи располагают на одномуровне.

В случае еслиформат страницы документа не позволяет расположить подписи на одном уровне, ихрасполагают одну под другой в той последовательности, в которой стороны указаныв преамбуле.

4.5.2.10. Текстдоговора (соглашения, контракта) допускается делить на разделы, подразделы,пункты, подпункты, абзацы.

Нумерацияразделов производится римскими или арабскими цифрами.

Пункты в текстенумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могутразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами илистрочными буквами с закрывающей круглой скобкой.

4.5.2.11.Порядок подготовки, визирования и подписания проектов договоров (соглашений,контрактов), изменений к ним в целом соответствует требованиям к подготовке ипрохождению правовых актов, при этом виза отдела лингвистической экспертизыуправления аппарата не требуется.

4.5.2.12.Количество экземпляров договоров (соглашений, контрактов) в каждом случаеопределяется числом сторон, заключающих их, если в тексте (соглашений,контрактов) не оговорено иное.

4.5.2.13.Подлинники договоров, контрактов, заключенных Правительством области, хранятсяв финансово-экономическом управлении аппарата губернатора области иПравительства области.

4.5.2.14.Подлинники соглашений, заключенных Правительством области, хранятся в отделерегистрации и сопровождения правовых актов управления аппарата. Их копиинаправляются в исполнительные органы, деятельности которых они касаются.

4.5.2.15.Исполнение и хранение договоров (соглашений, контрактов), заключенныхисполнительными органами, осуществляются ими самостоятельно.

4.5.2.16.Контроль исполнения и прекращения договоров и контрактов обеспечивает отделправовой работы и государственного заказа аппарата губернатора области иПравительства области.

 

4.5.3. Служебныеписьма

 

4.5.3.1. Письмаслужат основным средством управленческой коммуникации.

4.5.3.2. Посодержанию и назначению письма подразделяются на инициативные (письма-запросы,письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания и извещения,циркулярные письма, гарантийные, сопроводительные письма) и ответные(информационно-разъяснительные письма, письма-разрешения и запрещения).

4.5.3.3. Срокиподготовки тех или иных писем устанавливаются резолюцией руководителяорганизации либо по дате, указанной в поручении вышестоящего органа, но неболее месяца.

4.5.3.4. Текстыписем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциируководителя организации (требования к текстам документов приведены вприложении № 4 к настоящей Инструкции).

4.5.3.5. Текстписьма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов исостоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание илиобоснование составления письма. Во второй части формулируются выводы, просьбы,решения, предложения.

4.5.3.6. Текстписьма излагается от 3-го лица единственного числа: "Управление протоколапредлагает ...", "Министерство считает ...".

Если письмооформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лицаединственного числа: "Прошу ...", "Направляю ...".

4.5.3.7.Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 шрифтом № 14(шрифт № 13 не допускается). При оформлении вторая и последующая страницынумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа (первая страницане нумеруется).

4.5.3.8. Какправило, письма начинаются с обращения к адресату. Обращение размещается поцентру, отделяется от заголовка письма (если он имеется) двумя межстрочнымиинтервалами, а от текста - одним дополнительным интервалом и заканчиваетсявосклицательным знаком.

Например:

 

УважаемыйАлексей Иванович!

 

При обращении клицу - представителю иностранного государства употребляют слово"господин".

Например:

 

Господин Инь ЧуСаунь!

 

4.5.3.9.Оформление реквизитов служебных писем имеет свои особенности в отличие отдругих видов документов.

Регистрационныйномер (индекс) входящих и исходящих служебных писем в аппарате губернатораобласти и Правительства области складывается из нескольких частей. Например:01-4-549, где "01 ..." - это индекс отдела регистрации исопровождения правовых актов управления аппарата в сводной номенклатуре делаппарата губернатора области и Правительства области; "-4-" - этономер дела по номенклатуре, где будет храниться данный документ; "...549" - порядковый номер валовой нумерации в пределах календарного года.

Регистрационныйномер проставляется только на ответных письмах. Дата и номер ссылки переносятсяс поступившего документа и оформляются следующим способом в бланке для письма:"На № _____ от ______".

Наличие такогореквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившегодокумента в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной,справочной информации.

4.5.3.10.Документы адресуются организациям, другим органам власти, должностным лицам,гражданам. Правила оформления реквизита "Адресат" изложены вподпункте 3.3.13 пункта 3.3 настоящей Инструкции.

4.5.3.11.Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют от границы левогополя.

Например, еслиприложение названо в тексте:

 

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

 

Если документимеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование,количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложенийих нумеруют, например:

 

Приложение:

1. Положение о региональной энергетической комиссии на 3 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов областной энергетической комиссии на 5 л. в 1 экз.

 

Если приложениясброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

 

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

 

Если документ,являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц,ссылка оформляется следующим образом:

 

Приложение:

письмо Росархива от 05.07.2017 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

 

Если приложениемявляется обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель идр.), это указывается следующим образом:

 

Приложение: CD в 1 экз.

 

При этом навкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименованиядокументов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложениеотправляется не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличииоформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

 

При направленииприложения только адресату реквизит "Приложение" оформляетсяследующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только адресату.

 

Наличие вприложении особо ценных документов, в том числе удостоверяющих личность,оговаривается особо.

4.5.3.12. Визыоформляются рукописным способом на лицевой стороне экземпляра письма,остающегося в деле, ниже подписи руководителя организации.

 

4.5.4. Докладнаязаписка

 

4.5.4.1.Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованныйруководителю данной или вышестоящей организации и содержащий изложениекакого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладнаязаписка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящуюорганизацию).

4.5.4.2.Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумагиформата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения- автора документа, наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, датадокумента, адресат, заголовок документа, кратко и точно отражающий егосодержание, текст документа, подпись автора документа. Допускается оформлениевнутренней докладной записки рукописным способом.

4.5.4.3. Внешняядокладная записка оформляется на общем бланке формата А4 организации и имеетследующие реквизиты: наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, датадокумента, место составления, адресата, заголовок документа, текст документа,подпись руководителя организации - автора документа.

4.5.4.4. Текстдокладной записки может состоять из двух частей. В первой части излагаютсяфакты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй- выводы и предложения о конкретных действиях.

 

4.5.5.Объяснительная записка

 

Объяснительнаязаписка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основногодокумента (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины нарушениятрудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

В первом случаеоформление осуществляют на общем бланке за подписью руководителя подразделения организации.

Во втором случаеобъяснительную записку составляет отдельный работник на стандартном листебумаги рукописным способом. Подписывают такие записки составители, дату ставятсобственноручно.

 

4.5.6. Служебнаязаписка

 

4.5.6.1. Этотдокумент - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурныхподразделений организации или от должностных лиц любому адресату внутриорганизации, кроме прямых руководителей.

4.5.6.2.Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

В текстеизлагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения илидолжностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение.

Служебнуюзаписку подписывает руководитель подразделения организации или составитель.

4.5.6.3. Служебнаязаписка оформляется на общем бланке для письма.

Текст служебнойзаписки состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагают факты,послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и даютпредложения по излагаемому вопросу.

Датой служебнойзаписки является дата ее подписания.

 

4.5.7.Телеграмма, телефонограмма, факс

 

4.5.7.1.Телеграмма передается по телеграфу.

Телеграммаоформляется на листе бумаги формата А4. Текст печатается шрифтом Times №ewRoma№ размером № 14 прописными буквами.

Телеграмма имеетследующие реквизиты:

Адрес (куда,кому).

Текст адресапечатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный илиусловный телеграфный адрес организации:

 

МОСКВА,КОРОЛЕНКО УЛ., 8

 

или:

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ15 "ВОСХОД"

 

Если телеграмманаправляется в организацию, расположенную в городе областного или краевогоподчинения, в адресе необходимо указывать наименование области или края,например:

 

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ

 

или:

 

КОМСОМОЛЬСК-НА-АМУРЕХАБАРОВСКОГО

 

Наименованиеорганизации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адресаодинарным межстрочным интервалом:

 

АДМИНИСТРАЦИИАГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

 

При направлениителеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия печатаются в дательномпадеже, например:

 

ГУБЕРНАТОРУЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ФАМИЛИЯ,ИНИЦИАЛЫ

 

или:

 

ИВАНОВУ А.И.

 

Текст отделяетсяот предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом и печатается черезодинарный межстрочный интервал.

Текст телеграммыдопускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованнымспособом.

Текст телеграммыизлагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев,исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Не допускается делатьв тексте вставки.

Телеграммасоставляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Послерегистрационного номера над чертой проставляется наименование должности лица,инициал имени и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Передподписанием телеграммы исполнитель представляет проект телеграммы в пункт еепередачи.

В пунктепередачи работник пункта проверяет возможность отправления телеграммы адресату,правильность оформления и заверяет своей подписью с проставлением штампа"Для телеграммы".

Право подписителеграмм, кроме губернатора области, предоставляется:

в адресфедеральных органов исполнительной власти Российской Федерации - первомузаместителю председателя Правительства области;

в адрестерриториальных органов федеральных органов исполнительной власти - такжезаместителям председателя Правительства области;

в адрес главгородских округов и муниципальных районов области - также руководителяморганизаций.

Если телеграмманаправляется всем главам городских округов и муниципальных районов области, используетсяпометка "Схема 463", если избирательно - после пометки "Схема463" следует указать "только:" и перечислить адресатов.

Подписьотделяется от текста чертой, двойным межстрочным интервалом и включаетнаименование должности лица, личную подпись, инициал имени и фамилию.

Наименованиедолжности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочныйинтервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняябуква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Регистрацияпроизводится после подписания телеграммы в пункте передачи.

Регистрационныйномер проставляется в конце текста после символа "=" и состоит изпорядкового номера по журналу учета исходящих телеграмм по единой нумерации сначала календарного года, буквы "п", например: № 132п.

Под чертойуказываются должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица,подписавшего телеграмму, и фамилия, инициалы и рабочий телефон исполнителя.

На копиителеграммы в нижней части проставляются виза исполнителя и его рабочий телефон,а также время сдачи телеграммы на отправку и время отправления.

При ответе напоступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и датадокумента, на который дается ответ.

Образецтелеграммы представлен в приложении № 7 к настоящей Инструкции.

4.5.7.2.Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов,выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону изаписывается получателем).

Телефонограммырекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в техслучаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документальногооформления. Принимаемая телефонограмма оформляется в виде печатного текста,регистрируется и передается (как правило, в срочном порядке) руководству. Нижетекста и даты должны быть указаны фамилии и номера служебных телефоновдолжностного лица, передавшего телефонограмму, и должностного лица, принявшегоее.

4.5.7.3. Факс -способ отправки любого текста в фотографическом изображении. Особых требованийк передаваемому материалу нет, кроме одного - он должен иметь все необходимыедля конкретного вида документов реквизиты.

Послеоперативной отработки делается копия документа, присланного факсом, котораяхранится в установленном порядке в отделе регистрации и сопровождения правовыхактов управления аппарата.

 

5. Организациядокументооборота

 

Движениедокументов с момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки образует документооборот.

 

5.1.Регистрация, рассылка, опубликование документов

 

5.1.1.Подписанные губернатором области законы Амурской области, постановления,распоряжения губернатора области и Правительства области и подписанныеруководителем аппарата губернатора области и Правительства области приказыпоступают для регистрации в отдел регистрации и сопровождения правовых актовуправления аппарата.

5.1.2.Регистрация документов, то есть присвоение им номера и даты, осуществляетсяначальником отдела регистрации и сопровождения правовых актов управленияаппарата в системе электронного документооборота Правительства Амурской области(далее - СЭД) с использованием автоматизированной информационной системы"Дело".

Порядокорганизации СЭД утвержден постановлением губернатора области от 11.12.2012 №23-к "О переходе на систему электронного документооборота".

5.1.3.Зарегистрированный документ направляется в форме электронного документазаинтересованным участникам электронного документооборота отделом регистрации исопровождения правовых актов управления аппарата посредством СЭД бездублирования на бумажном носителе, кроме случаев, если федеральными законамиили принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами областиустановлено требование о необходимости составления документа исключительно набумажном носителе.

Органам иорганизациям, не являющимся участниками электронного документооборота, копиидокументов без ксерокопированной подписи с оттиском печати отдела регистрации исопровождения правовых актов управления аппарата направляются отделом пообеспечению деятельности аппарата губернатора области и Правительства области,исполнительных органов государственной власти ГБУ Амурской области"Дирекция по содержанию и обслуживанию административных зданий"(далее - отдел по обеспечению деятельности).

5.1.4.Организация, разработавшая проект нормативного правового акта, подлежащегоопубликованию, после получения по СЭД копии подписанного акта сверяет с нейэлектронный вид проекта акта и направляет его в отдел регистрации исопровождения правовых актов управления аппарата по СЭД в одном из следующихформатов: "odt", "rtf", "doc", "docx".Соответствие электронного вида полученной копии подписанного акта подтверждаетсясопроводительным письмом на имя руководителя аппарата губернатора области иПравительства области за подписью руководителя исполнительного органагосударственной власти области, структурного подразделения аппарата губернатораобласти и Правительства области.

5.1.5. Отделрегистрации и сопровождения правовых актов управления аппарата размещаетподписанные акты, подлежащие опубликованию, на "Официальноминтернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

 

5.2. Организациядоставки документов

 

Доставкаобработанной в отделе по обеспечению деятельности корреспонденции в организацииосуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками подразделенийорганизаций, так и средствами почтовой, электрической связи, через СЭД.

По каналамэлектрической связи отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы,электронная почта.

 

5.3. Прием иобработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильнойсвязи

 

5.3.1.Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документамна бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.3.2. Припередаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связинеобходимо руководствоваться следующими требованиями:

объемпередаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненногона бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ дляпередачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписаннойруководителем организации;

ответственностьза содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя,подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующей организации;

запрещаетсяпередавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

5.3.3. Контрольза использованием факсимильной техники, установленной в организациях,осуществляется их руководителями.

 

5.4. Прием,первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции

 

5.4.1. Доставкакорреспонденции в адрес аппарата губернатора области и Правительства областиосуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи,электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборотаи нарочными.

5.4.2. Прием,первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающейкорреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе по обеспечениюдеятельности.

5.4.3. Всепоступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей),имеющих пометку "лично", и обращений граждан, вскрываются. Приобнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляетсяакт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в отделе по обеспечениюдеятельности, второй - направляется отправителю документа.

5.4.4. Конвертыподлежат хранению в течение 3 месяцев, а затем уничтожаются.

5.4.5. Конвертыс пометкой "лично" и обращения граждан записываются в журнал учета ипередаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию ирассмотрение.

5.4.6. Впроцессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяютсякомплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличиенеобходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целяхвыявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланныедокументы возвращаются отправителю.

5.4.7.Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрациюнезамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрациюосуществляются в день поступления или в первый рабочий день при поступлениидокументов в нерабочее время.

5.4.8.Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые всоответствии с приложением № 8 к настоящей Инструкции.

Нерегистрируемыедокументы, содержащие сведения для руководства организаций, передаютсяруководителю организации или его заместителям, остальные - непосредственно ворганизации.

Секретарируководителей организаций обязаны получать в отделе по обеспечению деятельностипредназначенные для их руководителей зарегистрированные документы не реже двухраз в течение рабочего дня, а срочные - немедленно после получения отответственного работника управления аппарата информации об их поступлении.

 

5.5. Регистрацияпоступивших документов

 

5.5.1.Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документапутем проставления на нем регистрационного номера с последующей записьюсведений о документе в электронную регистрационную карточку.

Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования всправочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.

5.5.2.Регистрация поступивших документов производится централизованно в отделе пообеспечению деятельности.

Назарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листаосновного документа проставляется регистрационный штамп с указанием датырегистрации документа и его порядкового номера.

Поступившиетелеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами.

Накорреспонденции, поступившей в отдел по обеспечению деятельности после 15.00,проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступлениядокументов.

5.5.3. Передачазарегистрированного документа производится через отдел по обеспечениюдеятельности.

Документы,поступившие непосредственно в структурное подразделение организации и незарегистрированные в отделе по обеспечению деятельности, должны быть вобязательном порядке направлены в отдел по обеспечению деятельности длярегистрации.

Документы,поступившие в структурное подразделение организации на исполнение из отдела пообеспечению деятельности, повторно в подразделении не регистрируются.

5.5.4.Распределение поступающей корреспонденции осуществляется начальником управленияаппарата в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителемпредседателя Правительства области, заместителями председателя Правительстваобласти, руководителями организаций.

5.5.5.Документы, зарегистрированные в отделе по обеспечению деятельности, в день ихпоступления передаются на рассмотрение руководства.

5.5.6.Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотренияруководством документы возвращаются в управление аппарата для перенесениясведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в электроннуюрегистрационную карточку.

Если в резолюцииуказано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передаетсяосновному исполнителю, указанному в резолюции первым.

5.5.7. Основномуисполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равноймере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основногоисполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

В подготовленномдля подписания документе указывается только основной исполнитель, соисполнителине указываются.

 

5.6. Регистрацияи учет отправляемых документов

 

5.6.1.Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе пообеспечению деятельности в день их утверждения или подписания.

5.6.2.Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии стребованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные снарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

5.6.3. Еслиподготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последнийпередается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.

5.6.4.Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлинникахдокументов в реквизитах бланка.

5.6.5. Документыдля отправки передаются в отдел по обеспечению деятельности полностьюоформленными с указанием почтового адреса. На документ, рассылаемый более чем вчетыре адреса, исполнитель готовит список рассылки (в двух экземплярах) ипредставляет необходимое количество экземпляров документа.

5.6.6. Послеприсвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документапоступает на отправку, а второй с визами и приложениями формируется в дело вотделе регистрации и сопровождения правовых актов управления аппарата.

5.6.7. Документы,подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписанияили не позднее следующего рабочего дня.

Досылка илизамена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица,подписавшего документ.

5.6.8. Отправкакорреспонденции осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской,факсимильной связи, электронной почты, СЭД и нарочными. Способ отправкисогласовывается с исполнителем.

 

5.7. Организацияпоисковой системы по документам

 

5.7.1. Дляобеспечения эффективного использования информации при принятии решенийсоздаются поисковые системы по документам.

5.7.2. В целяхдостижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливаетсяследующий состав основных реквизитов регистрации:

наименованиеорганизации;

фамилия автораили корреспондента;

дата ирегистрационный номер документа;

исходящий номери дата;

краткоесодержание документа;

резолюция(исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнениядокумента;

отметка обисполнении документа и направлении его в дело.

Состав основныхреквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задачиспользования информации может дополняться другими реквизитами.

5.7.3.Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковуюсистему, которая включает в себя электронные картотеки.

5.7.4. Поисковыесистемы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственнойтайне или служебной информации ограниченного распространения.

 

5.8. Контрольисполнения документов

 

Контрольисполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительнуюпроверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направлениеисполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатовисполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного икачественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контрольисполнения документов определен Положением об организации контроля заисполнением документов в аппарате губернатора области и Правительства области,исполнительных органах государственной власти области, утвержденнымпостановлением губернатора области от 27.12.2007 № 708.

 

5.9. Учетколичества документов

 

Учет количествадокументов за определенный период времени (год, месяц) производится в отделе пообеспечению деятельности.

Результаты учетаколичества документов обобщаются и представляются руководителям организаций.

За единицу учетаколичества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых припечатании и размножении.

 

5.10.Организация документов в делопроизводстве

 

Организациядокументов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ,обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование иоформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив всоответствии с требованиями, установленными государственными стандартами,нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводствуобласти.

Основными видамиработ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве,являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет иобеспечение сохранности документов и доступа к ним.

 

5.11.Составление номенклатуры дел

 

5.11.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел,заводимых в организациях, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке.

В номенклатурудел включаются все документы, распределенные в дела. Электронные документы ибазы данных также включаются в номенклатуру дел.

Номенклатура делпредназначена для организации группировки исполненных документов в дела,систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основойдля составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, атакже для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.11.2. Присоставлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями оборганизациях, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнямидокументов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующиегоды.

5.11.3.Номенклатура дел составляется каждой организацией (приложение № 9 к настоящейИнструкции).

Номенклатура делорганизации составляется отделом (лицом), ответственным за ведениеделопроизводства, подписывается руководителем организации.

5.11.4. Своднаяноменклатура дел оформляется на общем бланке организации, подписываетсяначальником управления аппарата, лицом, ответственным за делопроизводство ворганизации, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее - ЭК),экспертно-проверочной методической комиссией соответствующего структурногоподразделения министерства культуры и национальной политики области (далее -ЭПМК) и утверждается руководителем организации.

Своднаяноменклатура дел согласовывается с ЭПМК структурного подразделения министерствакультуры и национальной политики области не реже одного раза в 5 лет, если втечение этого срока не было существенных изменений функций и структурыорганизации.

5.11.5. Послеутверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения организацийполучают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Своднаяноменклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденныйэкземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срокахранения и хранится в отделе регистрации и сопровождения правовых актовуправления аппарата, второй - находится в ведомственном архиве, третий -направляется в Государственный архив Амурской области, четвертый - в видевыписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделенийорганизаций.

5.11.6. Своднаяноменклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается,утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года.

5.11.7.Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурныхподразделений организаций. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются всоответствии с утвержденной структурой.

5.11.8. Вноменклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемыеучастки работы организаций.

В номенклатурудел не включаются периодические издания.

5.11.9. Графыноменклатуры дел заполняются следующим образом:

5.11.9.1. Вграфе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного вноменклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 11-07, где11 - обозначение структурного подразделения организации, 07 - порядковый номерзаголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуредел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределахструктурных подразделений организаций. Для переходящих дел индекс сохраняется.

5.11.9.2. Вграфу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок деладолжен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и составдокументов дела.

Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разныематериалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов исложных оборотов.

Заголовок деласостоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов(протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения организации;название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы(адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела;название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовкахдел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанныхпоследовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин"документы", а в конце заголовка в скобках указываются основныеразновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы,списки, доклады и т.д.), например:

 

Документы опроведении тематических выставок

(планы, списки,доклады, характеристики экспонатов)

 

В заголовкахдел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовкахдел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние неуказываются, а указывается их общее видовое название, например:

 

Переписка сорганами местного самоуправления

по вопросамподготовки и переподготовки кадров

 

В заголовкахдел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неперечисляются, например:

 

Переписка оборганизации семинаров и совещаний

по вопросамдокументирования управленческой деятельности

 

В заголовке делауказывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним,например:

 

Переписка сМинистерством транспорта Российской Федерации

по вопросам ...

 

При обозначениив заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальныхединиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указываетсяих общее видовое название, например:

 

Переписка сглавами городских округов и муниципальных

районов областипо вопросам социальной защиты населения

 

В заголовкахдел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период(квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

 

Годовые отчетыотдела кадров и наград

 

5.11.9.3.Систематизация заголовков дел в номенклатуре.

Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатурыопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью.

В началепомещаются дела с правовыми актами вышестоящих органов (постановления,распоряжения, приказы, рекомендации, акты и т.д.), даже если они присланы длясведения.

Затем помещаютсяучредительные документы организаций.

Если ворганизации имеются совещательные органы (советы, дирекции и т.д.), назаседаниях которых принимаются важные для ее деятельности вопросы, их протоколывключаются в номенклатуру за учредительными документами.

Далее следуютправовые акты организации (решения, приказы) и документы, послужившиеоснованием для их издания.

Если вноменклатуре организации кадровая служба не выделена как структурное подразделение,далее следуют штатные расписания.

Затем идутдокументы планового характера (перспективные, годовые, квартальные,тематические и т.д. планы, комплексные, региональные и прочие программы).

За планамиследуют отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические,сводные, аналитические обзоры и т.д.).

Если вноменклатуре организации не выделена в отдельный раздел работа с кадрами,документы по кадрам следуют за планово-отчетной документацией.

Далее следуютсправки, информация, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения.

За ними следуетпереписка с вышестоящими органами, подведомственными и стороннимиорганизациями.

Затем -регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки.

Завершает каждыйраздел номенклатура дел структурного подразделения организации.

Заголовки делмогут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.11.9.4. Графа3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В нейуказывается количество дел (томов, частей).

5.11.9.5. Вграфе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовым иливедомственным перечням.

5.11.9.6. Вграфе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например,переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственныхза формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

5.11.9.7. Если втечение года в организации возникают новые документированные участки работы,непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Длявновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.11.9.8. Поокончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурногоподразделения организации составляется итоговая запись о количестве заведенныхдел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлениемнаименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровкиподписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурногоподразделения организации, в обязательном порядке представляются введомственный архив организации.

 

5.12.Формирование и оформление дел

 

5.12.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии сноменклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.12.2. Приформировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в делотолько исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуредел;

помещать в делотолько подлинные документы, подписанные, правильно оформленные;

группировать вдело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельногруппировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должныпомещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры;

объем дела недолжен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т. 2" и т.д.

5.12.3. Внутридела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержаниюпоследовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри деларасполагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании.

Документыгруппируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями(входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или поалфавиту авторов и корреспондентов).

Положения,инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним игруппируются вместе с указанными документами.

Приказы поосновной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы сотносящимися к ним приложениями в деле располагаются в хронологическом порядкепо номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденныепланы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируютсяотдельно от проектов.

Документы вличных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личныхдел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии сФедеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданскойслужбе Российской Федерации".

Перепискагруппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется вхронологической последовательности: документ-ответ помещается задокументом-запросом.

5.12.4. Делаорганизаций подлежат оформлению при их завершении по окончании года. Оформлениедел производится работниками структурных подразделений организаций,ответственными за делопроизводство, при методической помощи отдела регистрациии сопровождения правовых актов управления аппарата.

5.12.5. Взависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформлениедел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматриваетоформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 10 кнастоящей Инструкции), нумерацию листов в деле; составление листа-заверителядела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложкидела.

5.12.6. Обложкадела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составуоформляется по установленной форме (приложение № 10 к Инструкции). На обложкедела указываются следующие реквизиты: наименование структурного подразделенияорганизации, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле,срок хранения дела.

Реквизиты,проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименованиеорганизации указывается полностью в именительном падеже, например:"Министерство экономического развития Амурской области";

наименованиеструктурного подразделения организации записывается полностью в соответствии сутвержденной структурой (управление, отдел, служба);

индекс дела -проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела -переносится из сводной номенклатуры дел;

дата дела -датой дела являются крайние даты документов дела, то есть даты самого раннего исамого позднего документов, включенных в дело. При этом число и годобозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

Реквизит"срок хранения дела" переносится на обложку дела из своднойноменклатуры дел.

На делахпостоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончаниигода в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениявносятся уточнения, при несоответствии заголовка дел на обложке содержаниюподшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.12.7.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложкуиз картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всехдокументов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного(до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, непроводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять.

5.12.8. Дляучета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особоценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя описьдокументов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовкикоторых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимостьсоставления внутренней описи документов дела определяется настоящейИнструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, ихиндексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждыйдокумент. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которойуказываются цифры и прописью количество включенных в нее документов иколичество листов внутренней описи.

Внутренняя описьдокументов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи,должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя описьдокументов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевойобложки дела.

5.12.9.Нумерация листов дела.

5.12.9.1. Вцелях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,включенных в дело, все листы его, кроме листа с заверительной надписью,нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа.Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текстадокумента. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листовзапрещается.

Внутренняя описьнумеруется отдельно.

5.12.9.2. Листыдел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно.

Сложенные листыразворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любогоформата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвоеи подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

В случаеобнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится ихперенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой ирядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новаязаверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, носохраняется в деле.

5.12.9.3.Составление заверительной надписи дела.

Заверительнаянадпись составляется на отдельном листе-заверителе дела для учета количествалистов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито безлиста-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложкидела.

В заверительнойнадписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела,а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров.

Заверительнаянадпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи,должности и даты составления.

Все последующиеизменения в составе и состоянии дела (изъятие документов, замена подлинныхдокументов копиями, присоединение новых документов и т.д.) фиксируются взаверительной надписи со ссылкой в необходимых случаях на соответствующий акт.

 

5.13.Организация оперативного хранения документов

 

5.13.1. Смомента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководителиструктурных подразделений организаций и работники, отвечающие заделопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.13.2. В целяхповышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах всоответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неепомещается на внутренней стороне шкафа.

На корешкахобложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

5.13.3.Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков храненияхранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивисполнительного органа.

5.13.4. Дела изведомственного архива выдаются работникам организаций для работы под расписку.На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурноеподразделение организации, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приемедела.

Дела выдаются вовременное пользование на срок не более одного месяца.

Сторонниморганизациям дела и копии документов выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения руководителя организации или его заместителя по актам.

Изъятиедокументов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях ипроизводится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле завереннойкопии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.13.5. Черездва года после завершения дел в делопроизводстве составляются описи делпостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описисоставляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) храненияописи не составляются.

5.13.6. В каждомструктурном подразделении организации описи дел постоянного хранениясоставляются ежегодно под непосредственным методическим руководствомведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

Описи дел,подготовленные структурными подразделениями организации, служат основой дляподготовки сводной описи дел организации, которую готовит службаделопроизводства организации и по которой она сдает дела в ведомственный архивс последующей передачей их в Государственный архив области.

5.13.7. Сводныеописи дел организаций составляются в четырех экземплярах по установленной форме(приложение № 10 к настоящей Инструкции). Опись дел подписывается составителемс указанием его должности, согласовывается с ЭК организации и послерассмотрения ЭПМК утверждается руководителем организации.

5.13.8. На дела,подлежащие уничтожению, составляется акт о выделении документов к уничтожению.

 

5.14. Подготовкаи передача документов в ведомственный архив

 

5.14.1. Введомственный архив передаются дела с документами постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения, по личному составу после истечения трехлетнего срокаих хранения.

5.14.2. Делавременного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив,как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организациии по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.14.3. В случаеликвидации или реорганизации структурного подразделения организации лицо,ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документыв дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков иххранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии сноменклатурой дел структурного подразделения организации.

 

6. Изготовлениеи использование печатей и штампов

 

6.1. Дляудостоверения подлинности документов или соответствия копий документовподлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставленияотметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, другихотметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

6.2.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельностиорганизации, проводится по разрешению руководителя организации.

6.3. Всеизготовленные печати и штампы учитываются и выдаются под расписку руководителямсоответствующих структурных подразделений организации.

6.4. Печати иштампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

6.5. При утерепечати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель организации.

6.6. Пришедшие внегодность и утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту.

6.7.Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается наруководителей соответствующих структурных подразделений организации.

 

 

 

Приложение № 1

к Типовойинструкции

 

РАСПОЛОЖЕНИЕРЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4

ПРОДОЛЬНОГОБЛАНКА

 

 

Схема неприводится

 

Приложение № 2

к Типовойинструкции

 

РАСПОЛОЖЕНИЕРЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4

УГЛОВОГО БЛАНКА

 

 

Схема неприводится

 

Приложение № 3

к Типовойинструкции

 

СОСТАВ

РЕКВИЗИТОВДОКУМЕНТОВ

 

01 - герб(Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации,герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарныйзнак (знак обслуживания);

04 - код формыдокумента;

05 -наименование организации - автора документа;

06 -наименование структурного подразделения - автора документа;

07 -наименование должности лица - автора документа;

08 - справочныеданные об организации;

09 - наименованиевида документа;

10 - датадокумента;

11 -регистрационный номер документа;

12 - ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - местосоставления (издания) документа;

14 - грифограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - грифутверждения документа;

17 - заголовок ктексту;

18 - текстдокумента;

19 - отметка оприложении;

20 - грифсогласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка обэлектронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка обисполнителе;

26 - отметка озаверении копии;

27 - отметка опоступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка оконтроле;

30 - отметка онаправлении документа в дело.

 

 

 

Приложение № 4

к Типовойинструкции

 

ТРЕБОВАНИЯ

К ТЕКСТАМДОКУМЕНТОВ

 

1. Текстдокумента призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся внем информации.

Текст долженточно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

2. Текстдокумента может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы илисочетания этих форм.

Связный текст,как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания,цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации.

Текст можетсодержать только заключительную часть, например: письма, заявления - просьбубез пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

3. Приподготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры,контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использоватьунифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы длязаполнения переменной.

4. Текстдокумента может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемыеарабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

5. Прииспользовании в тексте фамилий и инициалов, цифр, единиц измерения, сокращенийи собственных наименований используется неразрывный пробел (то есть сохранениеих на одной строке, без переноса на другую).

Например:

 

г. Благовещенск;ул. Ленина; 542,0 тыс. руб.; Переверзев В.А., А.Н.Красильникова; 35 куб. м;50%, № 547 и т.д.

 

6. Формыизложения текста.

В правовыхактах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должноидти от первого лица единственного числа ("приказываю", "постановляю","предлагаю", "прошу").

В совместныхправовых актах текст излагают от первого лица множественного числа("постановляем", "решили") или третьего лица единственногочисла ("постановляет").

В текстепротокола используются глаголы в форме множественного числа прошедшего времени("слушали", "выступили", "постановили").

В документах,устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений(положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лицаединственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции","в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмахиспользуют следующие формы изложения:

от первого лицамножественного числа ("просим направить", "направляем нарассмотрение");

от первого лицаединственного числа ("считаю необходимым", "прошувыделить") (оформляется только на должностном бланке);

от третьего лицаединственного числа ("Правительство области не возражает", "управлениесчитает возможным").

6. Стильизложения текста.

Документы должныбыть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речиотносятся: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность икраткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Однозначностьпонимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документахиспользуются отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержаниетой предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова ивыражения, сложившиеся в сфере административного управления.

В случае если втексте документа многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов)или неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании отаком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное, а рядом вскобках вводится его сокращенное наименование по форме. Например: Инструкция поделопроизводству (далее - Инструкция). В последующем тексте употребляетсятолько сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду, что вводимоесокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь врамках конкретного текста. Поэтому не могут быть введены в текст нормативногоакта такие, например, сокращения, как УМВД России по Амурской области, ФСБРоссии и так далее.

В текстахдокументов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графическиесокращения.

Наименованиеупоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводится вполном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах,положениях, решениях об их создании или о переименовании и т.п. Употреблениесокращенных наименований допускается лишь в нетекстовых приложениях кнормативным правовым актам, а также в стенограммах заседаний.

При употреблениив тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых(служебных) письмах могут использоваться:

а) вступительныеобращения:

Уважаемыйгосподин Председатель!

Уважаемыйгосподин Прохоров!

Уважаемая ОльгаНиколаевна!

Уважаемыегоспода!

В обращении подолжности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении пофамилии инициалы лица не указываются;

б)заключительная этикетная фраза:

С уважением,......

 

Ниже содержитсяинформация о правописании наиболее часто употребляемых названий органов власти,должностных лиц и наименовании принимаемых ими актов, а также краткийсправочник по написанию дат и чисел, названий.

 

КРАТКИЙСПРАВОЧНИК

 

Высшие органывласти

 

ПрезидентРоссийской Федерации;

Правительство РоссийскойФедерации;

ПредседательПравительства Российской Федерации;

ЗаместительПредседателя Правительства Российской Федерации;

ФедеральноеСобрание Российской Федерации;

Совет ФедерацииФедерального Собрания Российской Федерации;

ПредседательСовета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

заместительПредседателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

ГосударственнаяДума Федерального Собрания Российской Федерации;

ПредседательГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Первыйзаместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации;

заместительПредседателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Министерствообороны Российской Федерации;

Министртранспорта Российской Федерации;

первыйзаместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

заместительМинистра внутренних дел Российской Федерации;

Верховный СудРоссийской Федерации.

 

Наименованияактов высших органов власти

 

Наименованияактов Президента Российской Федерации пишутся:

Указ ПрезидентаРоссийской Федерации от 09.06.2001 № 679 "О включении нового наименованиясубъекта Российской Федерации в Конституцию Российской Федерации";

указы ПрезидентаРоссийской Федерации от 08.05.2001 № 528 "О некоторых мерах по укреплениююридических служб государственных органов" и от 26.06.2001 № 767 "Омерах по улучшению материального положения отдельных категорий граждан";

распоряжениеПрезидента Российской Федерации от 12.04.2001 № 200-рп "О статс-секретаре- первом заместителе Министра юстиции Российской Федерации";

распоряжениеПрезидента Российской Федерации от 28.06.2001 № 346-рп;

проект указаПрезидента Российской Федерации (наименование в кавычках);

распоряжениеАдминистрации Президента Российской Федерации;

ПосланиеПрезидента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на2017 год.

Наименованиязаконов РСФСР, законов Российской Федерации, федеральных конституционныхзаконов, федеральных законов, постановлений, обращений, заявлений,распоряжений, других нормативных правовых актов пишутся:

КонституцияРоссийской Федерации;

Закон РСФСР"Об охране окружающей природной среды";

Закон РоссийскойФедерации "О залоге";

Федеральныйконституционный закон "О Конституционном Суде Российской Федерации";

Федеральныйзакон "О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О налоге надобавленную стоимость";

Основызаконодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан;

Патентный законРоссийской Федерации;

Бюджетный кодексРоссийской Федерации;

Гражданскийкодекс Российской Федерации;

часть перваяГражданского кодекса Российской Федерации;

но:

законыРоссийской Федерации;

федеральныеконституционные законы;

федеральныезаконы;

проектфедерального конституционного закона (наименование в кавычках);

проектфедерального закона (наименование в кавычках);

постановлениеСовета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 04.04.2001 №94-СФ "Об изменениях составов комитетов и комиссии Совета Федерации";

постановлениеГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 05.04.2001 №1333-111 ГД "О назначении на должности аудиторов Счетной палаты РоссийскойФедерации".

Наименованияактов Правительства Российской Федерации пишутся со строчной буквы:

постановление ПравительстваРоссийской Федерации от 31.03.2001 № 253 "Об утверждении Положения олицензировании деятельности инвестиционных фондов";

распоряжениеПравительства Российской Федерации от 04.04.2001 № 476.

 

Амурская область

 

ПравительствоАмурской области;

губернаторобласти;

первыйзаместитель председателя Правительства области;

заместительпредседателя Правительства области;

министерствоздравоохранения области;

управлениезанятости населения области;

государственнаяжилищная инспекция области;

аппарат губернатораобласти и Правительства области;

управлениеделопроизводства и документооборота аппарата губернатора области иПравительства области;

ЗаконодательноеСобрание Амурской области;

председательЗаконодательного Собрания Амурской области;

полномочный представительПрезидента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

главныйфедеральный инспектор по Амурской области аппарата полномочного представителяПрезидента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

Территориальноеуправление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей иблагополучия человека по Амурской области;

УправлениеФедерального казначейства по Амурской области;

прокуратураАмурской области;

прокуроробласти;

Амурскийобластной суд;

председательобластного суда.

 

Наименованиеактов

 

Устав (основнойЗакон) Амурской области;

Закон Амурскойобласти от 13.12.2017 № 158-ОЗ "Об областном бюджете на 2018 год иплановый период 2019 и 2020 годов";

проект законаАмурской области "О внесении изменений в Закон Амурской области "Обобластном бюджете на 2018 год и плановый период 2019 и 2020 годов";

постановлениеПравительства Амурской области от 23.03.2009 № 95 "О формировании,предоставлении и распределении субсидий из областного бюджета местным бюджетам";

Положение обобластной комиссии по вопросам финансовой и инвестиционной политики,утвержденное постановлением Главы Администрации области от 26.05.1999 № 306 (вредакции постановления губернатора Амурской области от 18.12.2017 № 283);

распоряжениегубернатора Амурской области от 22.12.2017 № 197-р "О создании рабочейгруппы по вопросам стабилизации деятельности системы здравоохранения Амурскойобласти";

распоряжениеПравительства Амурской области от 29.12.2016 № 164-р "Об утверждении Планамероприятий по патриотическому воспитанию граждан в Амурской области на 2017 -2020 годы";

постановлениеАмурского областного Совета народных депутатов от 23.01.2003 № 237 "ОЗаконе Амурской области "О бюджете областного валютного фонда на 2003год";

постановлениеЗаконодательного Собрания Амурской области от 26.04.2016 № 65/183 "ОПоложении об отдельных вопросах осуществления Законодательным СобраниемАмурской области бюджетных полномочий главного администратора (администратора)доходов областного бюджета";

приказ аппаратагубернатора области и Правительства области от 25.01.2018 № 12-од "Обинвентаризации".

 

Органы местногосамоуправления

 

муниципальноеобразование Архаринский район;

главаБелогорского района;

главаБлаговещенского района;

мэр городаБлаговещенск;

глава городаСвободный.

 

Написаниенекоторых названий, дат и чисел

 

Условные именасобственные

 

В особомстилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах)с прописной буквы могут писаться слова Родина, Отчизна, Человек и другие.

Слово"государственный" пишется с прописной буквы в следующихсловосочетаниях:

Государственныйгерб Российской Федерации;

Государственныйгимн Российской Федерации;

Государственныйфлаг Российской Федерации;

но:

государственнаяграница Российской Федерации.

 

Рекомендуемыеобозначения периодов, чисел и дат

 

1980-е годы;

в 2000 - 2001годах; в 2000 - 2001 гг.;

с 1996 по 2000год;

в 1999-м (еслинет слова "год");

за 80 - 90-егоды;

в 1920-е годы;

в период 1950год - 1960-е годы;

в 1860 - 80-егоды;

в зимний период2000/01 года;

2001/02 учебныйгод;

второеполугодие;

первый квартал;

20 апреля 2001года;

с 2 по 20 мая(но: со второго по двадцатое мая);

в 20-х числахмарта;

XXI век;

от одного дотрех лет;

в пять-шесть раз(но: в пять - десять раз);

в 5, 10, 15 раз(если в ряду цифры до десяти и выше);

за 20 лет;

две минуты;

на 30 минут;

март - апрель;

день-два;

две третиголосов;

одна четвертаячасть населения;

3 процента, 100процентов, 66,5 процента;

50-процентное;

7 килограммов,70 килограммов;

6 рублей, 16246385тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей);

241 млн. рублей,но: 241 миллион нам выделили;

4 куб. метра,500 куб. метров;

21 млрд.киловатт-часов;

12 тыс. кв.метров;

на 600 гектарах;

40 центнеров сгектара;

инвалид Iгруппы, рабочие III разряда;

30-й ряд.

 

Склонениенекоторых имен и фамилий

 

При склонениииностранных имен и фамилий используются формы русских склонений: Карел Чапек -Карела Чапека, Эдек - Эдека, Владек - Владека.

Русские ииноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, еслиотносятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам: студентуРекемчуку - студентке Рекемчук, с Августом Шлегелем - с Каролиной Шлегель.

Не склоняютсяфамилии на -аго, -яга, -ых, -их, -ово (Дубяго, Седых, Доровских, Дурново).

Японские фамилиичаще не склоняются.

Нерусскиефамилии на -а, -я с предшествующим -и не склоняются: стихи Гарсия, рассказыГулия.

Не склоняютсяфинские фамилии, оканчивающиеся на -а:

встреча сКуусела.

В мужскихименах, оканчивающихся на согласный и пишущихся с дефисом, склоняется лишьпоследняя часть:

Хорун-оол -Хорун-оолу, Шой-Сюрюн - Шой-Сюрюну.

Не склоняютсямужские и женские имена, оканчивающиеся на -е, -и, -о, -у, -ы: Карине, Отари,Мари, Вано, Маху.

Мужские иженские фамилии славянского происхождения на -а, -я склоняются (Любовь Слиска -Любови Слиске).

Женские фамилиинеславянского происхождения на -а, -я не склоняются (Эмилия Валуа), мужскиефамилии с безударным -а, -я склоняются, с ударным - не склоняются (Гарсиа Лорка- Гарсиа Лорке, но Дюма).

 

 

 

Приложение № 5

к Типовойинструкции

 

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НАКОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

 

Акты (приемаобъектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

Архивныесправки.

Архивные копии.

Доверенности (наполучение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах ит.д.).

Договоры (оматериальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническомсотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Задания (напроектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).

Заявления (нааккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительныелисты.

Командировочныеудостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисковпечатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственныхопераций.

Представления иходатайства (о награждении).

Письмагарантийные.

Поручения(бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

Положения оборганизациях.

Реестры (чеков,бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов(на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки(лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований назарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

Спецификации(изделий, продукции и т.д.).

Титульныесписки.

Удостоверения.

Уставы иучредительные договоры предприятий, учреждений и организаций.

Штатныерасписания.

 

 

 

Приложение № 6

к Типовойинструкции

 

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ,ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

 

Акты (проверок иревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел,ликвидации организаций, учреждений, предприятий).

Задания (напроектирование, капитальное строительство, на проведениенаучно-исследовательских работ, технические и др.).

Инструкции,правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннеготрудового распорядка и др.).

Нормативы(расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).

Отчеты (опроизводственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работахи т.д.).

Перечни(должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которыераспространяются определенные льготы, и т.д.).

Планы(производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции,распределения продукции, работы коллегии, ученого совета).

Положения (оборганизации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

Программы(проведения работ, мероприятий, командировок и пр.).

Расценки (напроизводство работ и т.д.).

Сметы (расходовна содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, накапитальное строительство и т.д.).

Структура иштатная численность.

Тарифные ставки.

Уставыорганизаций.

Штатныерасписания и изменения к ним.

 

 

 

Приложение № 7

к Типовойинструкции

 

ВРУЧИТЬ 24.06.2018

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ

ТАРАТОРКИНА УЛ., 130, КВ. 34

ИВАНОВУ А.И.=

 

                      УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ!

 

ПРИМИТЕ ОТ ПРАВИТЕЛЬСТВА АМУРСКОЙОБЛАСТИ

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,   ,,,,,,,,,,,,,,,,    ,,,,,,,,   ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,   ,,,,,,,,,,,,,,,,,    ,,,,,,,,,  ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,....

С УВАЖЕНИЕМ=

 

ГУБЕРНАТОР АМУРСКОЙОБЛАСТИ                                     И.ФАМИЛИЯ-

__________________________________________________________________

 

ГУБЕРНАТОР АМУРСКОЙОБЛАСТИ                                     И.ФАМИЛИЯ-

 

Исх. № _________

 

Поступила  "__"час. "__" мин. "__" _____________ 201_ г.

 

Отправлена "__" час."__" мин. "__" _____________ 201_ г.

 

Исполнитель______________________

 

Тел. ___________________

 

 

 

Приложение № 8

к Типовойинструкции

 

ПЕРЕЧЕНЬ

КОРРЕСПОНДЕНЦИИИ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

 

1. Письма,присланные для сведения.

2. Сводки и информация,присланные для сведения.

3. Учебныепланы, программы.

4. Рекламныеизвещения, плакаты, программы конференций, совещаний.

5. Печатныеиздания (без сопроводительного письма).

6. Предложенияоб оформлении подписки на печатные издания.

7. Предложения вплан основных мероприятий Правительства области, календарные планы.

8. Приглашенияна семинары.

9.Благодарственные письма на имя губернатора области.

 

 

 

Приложение № 9

к Типовойинструкции

 

    Герб Амурскойобласти

 

      ПРАВИТЕЛЬСТВО

     АМУРСКОЙОБЛАСТИ                             УТВЕРЖДАЮ

     НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ                       Руководитель аппарата

     _______ №___                     __________________________________

                                                             (подпись,инициалы, фамилия)

 

                          _____________ 201_ год

+-              -+

|на 201_ год |

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 

Наименование должности

руководителя                       ______________________________

                                    (подпись, инициалы, фамилия)

 

________________

     (дата)

 

Итоговая запись о категориях иколичестве

дел, заверенных в ____ году

 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)

 

Наименование должности

ответственного заделопроизводство   ______________________________

                                                               (подпись,инициалы, фамилия)

 

__________

  (дата)

 

Итоговые сведения переданы вслужбу ДОУ

 

Наименование должности

передавшегосведения                __________________________________

                                                              (подпись,инициалы, фамилия)

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

от _____________ № _____

 

 

 

Приложение № 10

к Типовойинструкции

 

ФОРМА ОБЛОЖКИДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ)ХРАНЕНИЯ

 

                                                                +-------------------+

_______________________________________  |Ф. № _____________ |

_______________________________________  |Оп. № ____________ |

_______________________________________  |Д. № _____________ |

                                                               +-------------------+

__________________________________________________________________

                     (наименование архива)

 

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    (наименование учреждения и структурного подразделения)

 

                    ДЕЛО № ____ ТОМ № ____

 

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

                        (заголовок дела)

 

__________________________________________________________________

                             (дата)

 

                                                        На _________ лист

                                                        Хранить __________

 

+-------------------+

|Ф. № _____________                 |

|Оп. № ____________                 |

|Д. № _____________                 |

+-------------------+

 

__________________________________________________________________

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

 

В деле подшито и пронумеровано__________________________________ листов

 

    В том числе:

    литерныеномера листов _______________________________________

    пропущенныеномера листов ___________________________________

    + листоввнутренней описи ______________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 

_________________  _________________   ____________________________

           (дата)                       (подпись)                 (расшифровка)

 

Текст, перевернутый против часовой стрелки на 180 градусов

 

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

__________________________________________________________________

          (наименование учреждения и структурного подразделения)

 

ДЕЛО_________                                               ТОМ _________

 

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

 

                                                    НАЧАТО _______________

                                                    ОКОНЧЕНО _____________

                                                    НА ЛИСТАХ ____________

                                                    ХРАНИТЬ ______________

 

+-------------------+

|Ф. №_____________                 |

|Оп. №____________                 |

|Д. №_____________                 |

+-------------------+