Приложение к Постановлению от 18.06.2009 г № 69/397-4


Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
16.7.В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу (приложение N 16).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
16.8.Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение N 17).
Заверительный лист составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии. В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов чертежей, фотографий, рисунков, ставятся дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указываются его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
В заверительных листах дел временного (более 10 лет) срока хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.
17.Составление и оформление описей дел постоянного хранения
17.1.Ответственным за делопроизводство избирательной комиссии муниципального образования (председатель избирательной комиссии) составляются описи на дела постоянного хранения для представления на рассмотрение ЭПМК по делам архивов муниципального образования.
17.2.Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел избирательной комиссии. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, вместо заголовков остальных дел (томов) пишется "То же", при этом другие реквизиты указываются полностью, а на каждом новом листе описи заголовок этих дел воспроизводится полностью.
17.4.В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.
18.Передача документов и дел в архив
муниципального образования
18.1.Дела постоянного срока хранения по утвержденным ЭПМК по делам архивов муниципального образования и председателем избирательной комиссии описям передаются на хранение в архив муниципального образования.
Прием-передача осуществляется между председателем избирательной комиссии и работником архива муниципального образования.
Представители обеих сторон, участвующих в передаче дел, подписывают описи. По одному экземпляру описей дел постоянного срока хранения находится у председателя избирательной комиссии и один - в архиве муниципального образования.
В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
Прием-передача дел осуществляется по акту, который составляется в 2-х экземплярах, один экземпляр находится у председателя избирательной комиссии, а второй - в архиве.
18.2.За сохранность документов, переданных в архив, несет ответственность председатель избирательной комиссии.
18.3.Дела, находящиеся в специально отведенном для этой цели помещении, до сдачи на хранение в архив хранятся на стеллажах, в картонных коробках, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
18.4.Изъятие документов из дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения председателя избирательной комиссии, при этом в деле обязательно оставляются заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.