Приложение к Распоряжению от 18.09.2009 г № 1186 Положение
Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации города Шимановска
I.Общие положения
1.1.Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации города Шимановска (далее - администрация города) разработано в целях дальнейшего совершенствования форм и методов контроля за своевременным и качественным исполнением постановлений и распоряжений губернатора области, Правительства области, поручений, данных губернатором области и членами Правительства области в соответствии с их полномочиями, постановлений и распоряжений мэра города, поручений мэра города по итогам совещаний, встреч с населением, обращений граждан, служебных документов (корреспонденции).
1.2.Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, контролирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
1.3.Общий контроль документов в администрации города осуществляется организационно-контрольным отделом.
1.4.Первый заместитель мэра города, заместители мэра города, руководитель аппарата мэра города, руководители структурных подразделений администрации города при необходимости назначают лиц, ответственных за организацию контроля за исполнением поручений, содержащихся в документах, адресованных им для исполнения.
При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный за организацию контроля по исполнению документов обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все документы, стоящие на контроле.
1.5.Информация по исполнению контрольного документа, отдельного мероприятия представляется в организационно-контрольный отдел на имя лица, подписавшего документ.
1.6.Неполная или не отвечающая требованиям делопроизводства информация возвращается исполнителям для обработки и повторного представления.
1.7.В целях упреждающего контроля организационно-контрольный отдел заблаговременно ежемесячно представляет первому заместителю мэра города, заместителям мэра города, руководителю аппарата мэра города, руководителям структурных подразделений администрации города соответствующую информацию - перечень документов, сроки исполнения которых установлены на следующий за текущим месяц.
1.8.Документы, характеризующие ход исполнения контрольных документов, хранятся в организационно-контрольном отделе в соответствии с Регламентом администрации города и номенклатурой дел.
1.9.Несоблюдение требований исполнительской дисциплины, действующих нормативных актов при подготовке, оформлении, представлении и сроках исполнения документов влечет за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц.
II.Порядок организации контроля распорядительных документов, поручений
2.1.Организационно-контрольный отдел:
- информирует первого заместителя мэра города, заместителей мэра города, руководителя аппарата мэра города, структурные подразделения администрации города о содержании, сроках, лицах, ответственных за исполнение документа;
- осуществляет промежуточный контроль;
- вносит информацию о ходе исполнения документа, продлении сроков исполнения, снятии с контроля.
2.2.На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более 1 месяца), ответственный исполнитель организационно-контрольного отдела оформляет контрольное дело. В дело помещаются копия распорядительного документа, информация исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в одно контрольное дело.
2.3.Первый заместитель мэра города, заместитель мэра города, руководитель аппарата мэра города, руководитель структурного подразделения администрации города (ответственный за осуществление организации контроля):
- регистрирует документ в учетном журнале контрольных документов;
- систематически контролирует сроки и ход его исполнения;
- представляет в организационно-контрольный отдел письменную итоговую (промежуточную) информацию о ходе исполнения контрольных документов. В информации должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению документа.
В информации по выполнению контрольных документов определяется степень фактического исполнения, т.е. указывается, что "данное поручение выполнено полностью", и вносится предложение о снятии его с контроля. В случае если срок исполнения закончился, а поручение не выполнено, указывается, что "данное поручение требует продолжения работы", вносится предложение о продлении срока с указанием конкретного срока исполнения.
2.4.Информация об исполнении документов представляется в организационно-контрольный отдел на бумажных и при необходимости электронных носителях.
III.Контроль за исполнением нормативных правовых актов, поручений губернатора области и Правительства области
3.1.Рассмотренные мэром города нормативные правовые акты, поручения губернатора области и Правительства области с резолюцией и поручением передаются в организационно-контрольный отдел для дальнейшего ознакомления либо принятия необходимых решений руководителем, имеющим прямое отношение к исполнению документа.
3.2.Документы с резолюцией, содержащей указание "для сведения", не подлежат постановке на контроль.
3.3.Информация о выполнении резолюций по нормативным правовым актам, поручениям губернатора области, Правительства области представляется в организационно-контрольный за 3 дня до истечения срока представления.
3.4.Документ считается исполненным с момента представления в организационно-контрольный отдел информации о проделанной работе в установленные в резолюции сроки.
IV.Контроль за исполнением нормативных правовых Актов Мэра Города
4.1.Контроль за выполнением нормативных правовых актов мэра города, а также поручений, данных в нормативных правовых актах мэра города, осуществляет организационно-контрольный отдел администрации города в сроки (если в тексте правового акта не установлены иные сроки), установленные по согласованию с лицом, на которое актом возложен контроль.
4.2.Сроков контроля исполнения могут не иметь и не вносятся в контрольную базу документооборота правовые акты мэра города:
- о назначении на должность и об освобождении от должности;
- о поощрениях и награждениях;
- о премировании муниципальных служащих;
- об оказании материальной помощи;
- о ежемесячных надбавках и доплатах к должностным окладам;
- о предоставлении отпуска и отзыве из отпуска;
- о служебных командировках;
- о выделении денежных средств;
- о внесении изменений и дополнений в постановления и распоряжения мэра города;
- о снятии документов с контроля;
- о признании документов утратившими силу;
- о создании рабочих групп и комиссий;
- о передаче имущества.
4.3.Информация о ходе исполнения актов, поручений, данных в актах, представляется с соблюдением следующего условия: промежуточная информация о ходе исполнения документа, информация об исполнении документа с предложениями о снятии документа с контроля, продлении срока подписывается первым заместителем мэра города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений администрации города и передается в организационно-контрольный отдел.
4.6.Постановления (распоряжения) мэра города снимаются с контроля на основании постановлений, распоряжений мэра города, проекты которых готовит организационно-контрольный отдел на основании предложений первого заместителя мэра города, заместителей мэра города, руководителя аппарата мэра города.
Снятию с контроля подлежат документы, выполненные в полном объеме. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.
V.Контроль за исполнением поручений, Данных Мэром Города на планерных и рабочих совещаниях при Мэре Города, по итогам встреч с населением
5.1.Контроль за исполнением поручений, данных мэром города по итогам планерных и рабочих совещаний при мэре города, осуществляется организационно-контрольным отделом.
5.2.Оформление перечня поручений, данных мэром города по итогам планерных совещаний, осуществляется организационно-контрольным отделом.
5.3.Оформление перечня поручений, данных мэром города на иных совещаниях, осуществляется структурными подразделениями, готовившими данные совещания.
5.4.Оформление перечня поручений, данных на встречах мэра города с населением, осуществляется пресс-секретарем мэра города.
5.5.Информация о результатах выполнения поручений направляется на имя мэра города через организационно-контрольный отдел.
VI.Контроль за рассмотрением обращений граждан
6.1.Письменные обращения граждан и обращения граждан, поступившие в ходе личного приема мэром города, ставятся на контроль.
На поступившее обращение организационно-контрольным отделом заводится регистрационно-контрольная карточка, которая с резолюцией мэра города передается исполнителю.
6.2.Поступившие из аппарата губернатора области и Правительства области и взятые ими на контроль обращения граждан передаются мэру города, который определяет порядок их дальнейшего рассмотрения. Им же подписываются ответы на обращения в государственные органы власти и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким органом или должностным лицом поручено рассмотрение обращения.
6.3.Информация об исполнении вместе с регистрационно-контрольной карточной, письменным обращением гражданина (при наличии) направляется в организационно-контрольный отдел.
Ответ на обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
VII.Контроль за исполнением служебных
ДОКУМЕНТОВ (КОРРЕСПОНДЕНЦИИ)
7.1.Общий контроль за исполнением служебных документов (корреспонденции) осуществляет организационно-контрольный отдел.