Приложение к Распоряжению от 10.12.2004 г № 1063-Р График
Инструкция по использованию системы электронного контроля прохождения обращений граждан
Система контроля прохождения обращений граждан предназначена для хранения всей информации по обращениям граждан, поступающим в Службу общественных приемных, их сортировки и позволяет получать ответы на разнообразные вопросы, возникающие при обработке информации по обращениям граждан.
Система контроля создана в приложении Microsoft Access 2002, то есть является базой данных.
Банк базы данных ведется в Службе общественных приемных губернатора области в городах и районах Амурской области.
Система контроля состоит из баз данных "Обращения" и "Bank", которые рассылаются по электронной почте в архивированном виде главам администраций городов и районов области, руководителям структурных подразделений администрации области, иным заинтересованным лицам администрации области по их заявке.
Получатель системы после разархивирования баз данных создает на диске C своего компьютера папку "Access", в которую помещает разархивированные базы "Обращения" и "Bank". Затем создается ярлык базы данных "Обращения", который помещается на рабочем столе.
Работа начинается с выхода в основную кнопочную форму, на которой размещены кнопки вызова перечня обращений граждан, находящихся на контроле в службе общественных приемных и отнесенных к компетенции:
- подразделений федеральных структур и администрации области;
- муниципальных образований;
- решенных положительно;
- обращений, по которым получены отрицательный результаты (отказано);
- обращений, положительное решение которых отнесено на более поздний срок (отсроченные);
- учетных карточек службы;
- таблицы учета.
Открывая разделы:
- подразделений федеральных структур и администрации области;
- муниципальных образований;
осуществляется выбор структурного подразделения (района) и просмотр обращений.
Возможна печать данных по обращениям, отнесенным к компетенции, выбором команды "Печать" в строке меню.
Выбирая для просмотра разделы:
- решенные положительно;
- обращения, по которым получены отрицательные результаты (отказано);
- обращения, положительное решение которых отнесено на более поздний срок (отсроченные);
пользователь получает возможность рассмотреть результаты всех обращений с точки зрения сроков исполнения, решенных положительно, и обращения, по которым получен отказ. Используя фильтр, производится выборка по конкретным элементам (номер обращения, дата обращения, муниципальное образование, Ф.И.О.).
Выбирая кнопки:
- учетные карточки службы;
- таблица учета;
появляется возможность увидеть всю информацию по обращению, хранящуюся в учетных карточках службы, в таблице учета, ведущейся в службе.
Вся информация доступна для чтения, печати информации.
Редактирование производится сотрудником службы по данным, поступающим в Службу в электронном виде или на бумажном носителе.
Обновление информации осуществляется рассылкой с интервалом в 2 недели 1 и 15 числа каждого месяца базы "Bank", которая после разархивации помещается в папку "Access", т.е. заменяет предыдущую базу "Bank".
Для работы системы электронного контроля прохождения обращений граждан необходимо наличие приложения Microsoft Access 2002, входящего в комплект Microsoft Office XP.