Приложение к Постановлению от 11.08.2011 г № 05/35-5 Инструкция
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии амурской области 1. общие положения
1.1.Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в избирательной комиссии Амурской области (далее - избирательная комиссия).
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности избирательной комиссии документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства.
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями.
Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии РФ от 21 апреля 2011 г. N 6/37-6, и иных постановлений, нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6 Инструкции.
1.2.Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3.Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4.Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет секретарь избирательной комиссии.
Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.5.В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни работник должен передать все находящиеся у него неисполненные документы гражданскому служащему, отвечающему за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства).
Председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. В случае перемещения, перевода по службе, увольнения исполнителя документов все дела должны быть переданы ответственному за ведение делопроизводства, другому государственному гражданскому служащему, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность, по акту приема-передачи дел. В акте приема-передачи дел отражаются наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.
1.6.Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").
Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с распоряжением председателя избирательной комиссии.
Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).
Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7.Утверждение Инструкции и внесение в нее изменений осуществляются постановлением избирательной комиссии после согласования с министерством культуры и архивного дела Амурской области.
1.8.Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.9.Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения председателя избирательной комиссии.
1.10.В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в избирательную комиссию;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот избирательной комиссии;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - документ, отправляемый из избирательной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований, заводимых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ "Дело";
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - копия документа, полученная в результате сканирования и хранящаяся в информационной системе.
2.Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1.Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) избирательной комиссии.
Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.
2.2.Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается распоряжением председателя избирательной комиссии.
2.3.Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ "Дело" (приложение N 1).
2.4.При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5.Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6.Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2.7.Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за организацию торгов под подпись.
Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.
2.8.Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
2.9.При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Связки" РК делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение. При необходимости к РК прикрепляется электронный образ документа в формате pdf.
2.10.Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.
2.11.После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям под подпись в распечатанной РК.
Подлинник документа либо передается исполнителю, либо остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.
2.12.Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.
2.13.Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
3.Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1.Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение N 3).
В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания избирательной комиссии;
бланк постановления избирательной комиссии;
бланк распоряжения председателя избирательной комиссии;
общий бланк избирательной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма избирательной комиссии.
3.2.Введение в обращение по мере необходимости новых форм бланков осуществляется в соответствии с постановлением избирательной комиссии о внесении изменений в настоящую Инструкцию. Соответствующие предложения вносятся секретарем избирательной комиссии вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.3.На бланках документов может помещаться эмблема избирательной комиссии Амурской области в соответствии с порядком ее использования, утвержденным постановлением избирательной комиссии Амурской области от 15 июля 2011 г. N 03/22-5.
3.4.Документы оформляются в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 4).
3.5.При подготовке и оформлении документов члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
3.5.1.Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
17.01.2011
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
17 января 2011 г.
3.5.2.Регистрационный номер документа:
например, для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.5.3.Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты входящего документа в тексте письма.
3.5.4.Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Правительство Амурской области
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Правительство
Амурской области
Заведующему отделом
Н.П.Иванову
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
П.П.Смирнову
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б.Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
председателям территориальных
избирательных комиссий
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фомичеву П.И.
ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,
115156
3.5.5.Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель избирательной комиссии
Амурской области
личная подпись инициалы, фамилия
ДатаПри утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением избирательной
комиссии Амурской области
от 25 января 2011 г. N 130/144-4Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.5.6.Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата A6 (105 x 147) установленной формы (приложение N 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Семенову Н.И.
Краснову П.Н.
Прошу подготовить проект письма
к 22.03.2011
Личная подпись
Дата3.5.7.Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем (о ком)?", например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ
О создании Экспертной комиссии
"чего (кого)?", например:
Должностной регламент
ведущего специалиста
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк), и документов, оформленных на бланках формата A5.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится, переносы в словах не допускаются. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
3.5.8. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур. Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, избирательной комиссией, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
от 3-го лица единственного числа ("избирательная комиссия не считает возможным...", "избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
3.5.9. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз. 2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:Приложение: письмо избирательной комиссии Амурской области от 15.11.2010 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:
Приложение
к постановлению избирательной
комиссии Амурской области
от 11 января 2011 г. N 101/577-5При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.
3.5.10.Подпись должностного лица.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии, то должность не указывается.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
Заместитель председателя избирательной комиссии Амурской области личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Председатель Председатель избирательной комиссии избирательной комиссии Амурской области Хабаровского края личная подпись, инициалы, фамилия личная подпись, инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, затем - члены комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке вне зависимости от занимаемой должности. Например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилияЕсли документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.9, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата избирательной комиссии, в котором подготовлена справка или информация.
3.5.11.Гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
информационного центра
избирательной комиссии
Амурской области
личная подпись, инициалы, фамилия
ДатаЕсли согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания
аттестационной комиссии
Избирательной комиссии
Амурской области
от 15 февраля 2011 г. N 16или:
СОГЛАСОВАНО
письмо Росархива
от 25 марта 2011 г. N 4-15/46Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
3.5.12.Виза.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:
Начальник отдела информационного центра личная подпись инициалы, фамилия Дата
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник отдела информационного центра личная подпись инициалы, фамилия Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Если подлинник документа остается в избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
3.5.13.Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.5.14.Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно Главный специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы личная подпись инициалы, фамилия Дата
При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
Листы многостраничных копий могут быть пронумерованы, отметка о заверении копий может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
3.5.15.Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
А.П.Сидоров
(2432) 20-94-25
3.5.16.Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.
3.5.17.Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка имеет вид "для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
4.Организация работы с исходящими
(отправляемыми) документами
4.1.Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.
4.2.Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.
Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ "Дело", по факсимильной связи или сети Интернет принимает исполнитель по согласованию с руководителем избирательной комиссии, отвечающим за исполнение документа.
4.3.При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.
4.4.Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии на соответствующих бланках.
4.5.Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.
Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером избирательной комиссии.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель либо ответственный за ведение делопроизводства приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.6.С использованием ПИ "Дело" документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.
4.7.Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.
Документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской связью или почтой.
Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.
4.8.Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или электронной почтой сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, и его электронную версию.
После регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word и MS Excel.
4.9.По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.
4.10.При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства представляются ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.
4.11.При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.12.Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии.
4.13.Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.
4.14.Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.
4.15.Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.
4.16.Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.
4.17.Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
5.Особенности работы с обращениями граждан
5.1.Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.
5.2.Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в избирательную комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в избирательную комиссию.
5.3.При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ "Дело".
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".
5.4.Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.
5.5.После регистрации обращения докладываются председателю избирательной комиссии.
5.6.Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.
5.7.Обращения, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю под подпись в распечатанной РК.
Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя избирательной комиссии (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.8.Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.
Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
5.9.Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
5.10.Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 5.9 настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.
5.11.Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в установленные сроки. Перечень подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области.
В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.
Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
5.12.В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.
5.13.Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
5.14.Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
5.15.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.16.Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
5.17.Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.
5.18.Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) избирательной комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем избирательной комиссии.
Информация о порядке приема граждан размещается на сайте избирательной комиссии в сети Интернет.
5.19.Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
На личном приеме гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.
5.20.Переданные на приеме гражданами обращения регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.
6.Порядок работы с документами, содержащими сведения
об избирателях, участниках референдума, обращающихся
в рамках функционирования государственной системы
регистрации (учета) избирателей, участников
референдума в Российской Федерации
6.1.К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов (далее - глава местной администрации), органов регистрационного учета населения, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), избирательной комиссии Амурской области (далее - КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее - КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
Документы могут содержаться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.
6.2.Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 г. N 134/973-II, Регламента применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" для задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 28 февраля 2006 г. N 172/1112-4, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 г. N 19/137-4.
6.3.Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.
6.4.Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют работники аппарата избирательной комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.
6.5.Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением избирательной комиссии, определяющим порядок функционирования государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Амурской области.
6.6.Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы документа пометку "Для служебного пользования".
На документах, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, на машиночитаемых носителях информации пометка "Для служебного пользования" ставится в правой верхней части машиночитаемого носителя информации.
Пометка "Для служебного пользования" проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.
6.7.Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ТИК в отдельном журнале. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".
6.8.Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов регистра избирателей, участников референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов регистра избирателей, участников референдума, - работником избирательной комиссии, отвечающим за делопроизводство. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "Для служебного пользования".
Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним и протоколы передачи фрагмента базы данных ГАС "Выборы" пересылаются посредством фельдъегерской почты либо нарочным.
6.9.Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
По истечении срока хранения указанные документы уничтожаются по акту (приложение N 15). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА избирательной комиссии, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
6.10.Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под роспись.
Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего.
Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.
6.11.О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель избирательной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю избирательной комиссии или лицу, его замещающему.
За разглашение сведений, содержащихся в документах, указанных выше, нарушение порядка обращения с ними работник аппарата избирательной комиссии либо иное лицо, которое на основании закона, нормативного правового акта, нормативного акта или договора обязано обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах, где указаны сведения об избирателях, участниках референдума, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.
7.Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях
избирательной комиссии
7.1.Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии.
7.1.1.Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений (решений) избирательной комиссии, поручений председателя избирательной комиссии, поступивших документов и после согласования с председателем подписывается секретарем избирательной комиссии.
7.1.2.Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями (решениями) избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.
Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания избирательной комиссии при письменном обращении члена избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления (решения) и материалов к нему секретарю избирательной комиссии.
7.1.3.Согласованный с председателем избирательной комиссии и подписанный секретарем избирательной комиссии проект повестки дня заседания избирательной комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства для рассылки членам избирательной комиссии.
Проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть размещен на сайте избирательной комиссии в сети Интернет.
7.1.4.Членам избирательной комиссии с правом решающего голоса и членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет.
7.2.Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии.
7.2.1.Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии, готовятся членами избирательной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением в случае необходимости работников аппарата избирательной комиссии и других специалистов.
7.2.2.Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
7.2.3.Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании избирательной комиссии, визируются исполнителем, главным специалистом-экспертом группы кадрового и правового обеспечения, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за подготовку документа, и членом избирательной комиссии, ответственным за его подготовку.
Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером избирательной комиссии.
Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 7).
7.2.4.Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем избирательной комиссии.
7.2.5.Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления (решения), так и в приложениях к нему.
7.2.6.После просмотра, а в необходимых случаях - внесения поправок секретарь избирательной комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку "На заседание", ставит подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для тиражирования.
7.2.7.Ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии и раздает их членам избирательной комиссии в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.
Если член избирательной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за ведение делопроизводства (за подготовку заседания).
Членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.
7.2.8.Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с инструкцией, определяющей порядок работы с электронными документами.
7.2.9.Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю избирательной комиссии.
7.2.10.На заседании избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).
7.3.Выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии.
7.3.1.Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
7.3.2.Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Амурской области, регламентом избирательной комиссии или не оговорен на заседании.
7.3.3.При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления (решения) его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
7.3.4.Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за его подготовку и доработку, главным специалистом-экспертом группы кадрового и правового обеспечения и членом избирательной комиссии, ответственным за его подготовку.
Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером избирательной комиссии.
При необходимости в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений он визируется у членов избирательной комиссии, внесших на заседании соответствующие предложения.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления (решения), приложения) по установленной форме (приложение N 7).
7.3.5.Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (решению) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления (решения) и приложений к нему.
7.3.6.Если вопросы, содержащиеся в постановлении (решении) избирательной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указываются наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.
Согласование может оформляться на последнем листе постановления (решения) избирательной комиссии.
7.3.7.К оформленному для подписания постановлению (решению) исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление (решение) избирательной комиссии (приложение N 8).
В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.
Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается секретарем избирательной комиссии.
7.3.8.Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии, может проводиться в электронном виде с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с инструкцией, определяющей работу с электронными документами.
7.3.9.Оформленный комплект документов (постановление (решение), обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю избирательной комиссии.
7.3.10.Постановление (решение) подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии.
Если на заседании избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя избирательной комиссии, секретарь избирательной комиссии или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении (решении) оформляются следующим образом:
"Заместитель председателя избирательной комиссии" - в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии;
"Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя избирательной комиссии при наличии решения избирательной комиссии о возложении на секретаря избирательной комиссии либо одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя избирательной комиссии;
"Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии" - при наличии решения избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии.
7.3.11. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) с использованием ПИ "Дело". На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.
7.3.12. Постановления (решения) нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.
Номер постановления (решения) состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления (решения), разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава избирательной комиссии (например: 1/8-5).
7.3.13. Указанные выше реквизиты вносятся в РК, к которой прикрепляются файл документа в формате MS Word и электронный образ документа в формате Adobe PDF (при необходимости), а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.
7.3.14. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дают председатель, секретарь избирательной комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя избирательной комиссии и секретаря избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).
7.3.15. Копия постановления (решения) избирательной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.
7.4. Оформление протокола заседания избирательной комиссии.
7.4.1. Протокол заседания избирательной комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.
7.4.2. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.
7.4.3. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4.4. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата избирательной комиссии и лиц, приглашенных на заседание.
В случае если присутствующих свыше 15 человек, то составляется отдельный список с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
7.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указываются докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).
7.4.6. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".
В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".
В части "ПОСТАНОВИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления (решения).
7.4.7.Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя (председательствовавшего) и секретаря (исполняющего обязанности секретаря). Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Должности располагают центрированным способом, фамилии - от границы правого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.
7.4.8.После подписания протоколы регистрируются с использованием ПИ "Дело", электронная версия присоединяется к РК. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.
7.4.9.Протоколы заседаний избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления (решения) вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов избирательной комиссии хранятся у секретаря избирательной комиссии, а затем оформленные в соответствии с требованиями Инструкции передаются в архив.
8.Оформление распоряжений председателя избирательной
комиссии по основной деятельности
8.1.Распоряжение председателя избирательной комиссии по основной деятельности (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3).
8.2.Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии готовятся аппаратом избирательной комиссии по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря, членов) избирательной комиссии либо по инициативе структурного подразделения аппарата избирательной комиссии.
8.3.Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.
8.4.В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.
8.5.В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.
8.6.Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.
8.7.В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
8.8.При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
8.9.Проект распоряжения и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, начальниками соответствующих структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, начальником правового управления (отдела), руководителем аппарата избирательной комиссии.
Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то оно визируется у главного бухгалтера избирательной комиссии, консультантом группы кадрового и правового обеспечения.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (приложение N 7).
К проекту распоряжения прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления (решения) избирательной комиссии (приложение N 8), подписанный исполнителем и утвержденный председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.
8.10.В случаях, установленных регламентом избирательной комиссии Амурской области, распоряжения может подписывать заместитель председателя избирательной комиссии.
8.11.Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word, электронный образ распоряжения в формате Adobe PDF (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.
8.12.Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс "р".
8.13.Распоряжения, документы, послужившие основанием для их издания, хранятся у ответственного за ведение делопроизводства, а затем оформленные в соответствии с Инструкцией передаются в архив.
9.Оформление протоколов заседаний рабочих,
экспертных групп, консультативных органов
избирательной комиссии
9.1.Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов избирательной комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 9).
9.2.Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя заседания (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.
С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов избирательной комиссии Амурской области, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей.
В случае если присутствующих свыше 15 человек, то составляется отдельный список с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
9.3.Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.
9.4.Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".
В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".
В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1 - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2 - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
9.5.Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
9.6.Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.
9.7.Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата A4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председатель" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.
9.8.Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 10). Решения подписываются председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.
9.9.Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел избирательной комиссии.
После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются с использованием ПИ "Дело" как внутренние документы.
9.10.Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 10 Инструкции.
9.11.В случае рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.
10.Контроль исполнения документов и поручений
10.1.Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;
поручения, содержащиеся в постановлениях (решениях) избирательной комиссии;
поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя избирательной комиссии;
письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии;
входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 11), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных избирательной комиссией;
планы мероприятий.
10.2.Контроль исполнения документов, указанных в пункте 10.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.
10.3.Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы избирательной комиссии, осуществляют члены избирательной комиссии, работники аппарата избирательной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.
10.4.Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях (решениях) избирательной комиссии, распоряжениях председателя избирательной комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии определяются этими документами.
10.5.Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 10.6 настоящего раздела.
Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Документы с пометками "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.
Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
10.6.Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 11.
Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
10.7.Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.
10.8.В планах мероприятий, утвержденных постановлениями (решениями) избирательной комиссии, распоряжениями председателя избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.
10.9.При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.
Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.
10.10.Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ "Дело" отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.
10.11.Основаниями для снятия документа с контроля являются:
докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");
постановление (решение) избирательной комиссии, распоряжение председателя избирательной комиссии по результатам исполнения документа;
ответ на входящий документ;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.
10.12.Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения избирательной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости избирательная комиссия информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием избирательной комиссии о результатах исполнения;
если на нем не стоит отметка должностного лица избирательной комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.
10.13.Ответственный за делопроизводство еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов с использованием ПИ "Дело" и представляет ее председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.
11.Работа с внутренними документами
11.1.В избирательной комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.
Ответственный за ведение делопроизводства фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и при наличии таких документов вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.
11.2.Подготовленные в избирательной комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии с использованием ПИ "Дело", при этом, если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то вводятся данные в раздел "Связки" РК.
11.3.После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документа в РК.
11.4.Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ "Дело" в соответствии с порядком, определяющим работу с электронными документами.
12.Изготовление и использование печатей и штампов
12.1.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в избирательной комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.
12.2.Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя избирательной комиссии.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии изготовляются по их поручению.
12.3.Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и благодарностях избирательной комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.
12.4.На рассылаемых копиях постановлений (решений) избирательной комиссии, распоряжений избирательной комиссии, пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей на накладных проставляется печать с надписью "избирательная комиссия Амурской области".
12.5.Штампы с факсимильным воспроизведением подписей председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.
12.6.Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета печатей и штампов ответственным за ведение делопроизводства. Печати и штампы выдаются под роспись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
12.7.Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
12.8.Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии, назначенный председателем избирательной комиссии.
12.9.Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель избирательной комиссии.
12.10.Гражданский служащий аппарата избирательной комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.
Уничтожение производится после утверждения акта председателем избирательной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.
В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.
13.Формирование дел и передача их в архив
13.1.Составление и утверждение номенклатуры дел.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом избирательной комиссии, положением об аппарате избирательной комиссии, штатным расписанием избирательной комиссии, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.
Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства при помощи ПИ "Дело" в последнем квартале текущего года, подписывается секретарем избирательной комиссии, рассматривается на заседании экспертной комиссии избирательной комиссии Амурской области (далее - ЭК), утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 12).
Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры и архивного дела Амурской области (далее - ЭПМК).
В случае возникновения в течение года новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя избирательной комиссии.
По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел заполняет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.
Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
13.2.Текущее хранение дел.
Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства в избирательной комиссии или у работников аппарата комиссии.
Протоколы заседаний, постановления (решения) избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (решений) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря избирательной комиссии.
За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь избирательной комиссии и ответственный за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.
Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.
Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
13.3.Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.
Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указываются номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.
Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).
Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.
В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.
Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
13.4.Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.
Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением избирательной комиссии создается ЭК.
В ее функции входят рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.
В состав ЭК включаются члены избирательной комиссии, гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, по согласованию, работники государственного архива субъекта Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства под методическим руководством ГУ Амурской области "Государственный архив Амурской области".
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению. Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (приложения NN 13, 14) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 15).
Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются председателем избирательной комиссии.
Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению ЭПМК министерства культуры и архивного дела Амурской области.
Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
13.5.Оформление дел.
Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение N 16), листа-заверителя дела (приложение N 17), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Проверка систематизации документов внутри дела, составление внутренней описи, составление листа-заверителя дела могут проводиться с использованием ПИ "Дело".
Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 18). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
название избирательной комиссии указывается в соответствии с регламентом избирательной комиссии. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном архиве.
На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.