Приложение к Постановлению от 11.08.2011 г № 05/35-5 Инструкция
Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов
1.Тексты документов на бланках формата A4 печатаются через 1,5 межстрочного интервала, на бланках формата A5 - через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
2.Название вида документа печатается прописными буквами.
3.Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4.Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - пробел между инициалами и фамилией.
5.Создание, форматирование и вывод на печать документов производятся на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускаются при необходимости создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.
6.При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка J, чтобы видеть на экране все служебные символы.
7.При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:
- шрифт TimesNewRomanCyr - размер 14 пунктов - отступ слева 0 см справа 0 см - интервал перед 0 пунктов после 0 пунктов - межстрочный полуторный интервал отступ на 1,25 см - первая строка по ширине - выравнивание
8.При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:
таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;
таблица выравнивается по центру листа;
заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;
данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;
продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);
строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;
ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.
9.Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:
- верхнее 2,0 см - нижнее 2,0 см - левое 3,0 см - правое 1,5 см
От края до колонтитула:
- верхнего 1,25 см - нижнего 1,25 см
10.При подготовке документов используют следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- отметка об исполнителе;
- отметка о конфиденциальности.
11.Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:
- шрифт TimesNewRomaNCyr - размер 14 пунктов - отступ слева 0 см справа 0 см - интервал перед 0 пунктов после 0 пунктов - межстрочный интервал одинарный - отступ первой строки нет - выравнивание по центру
12.Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:
- Шрифт TimesNewRomaNCyr - Размер 14 пунктов - Отступ слева 7 см справа 0 см - Интервал перед 0 пунктов после 0 пунктов - Межстрочный интервал одинарный - Отступ первой строки нет - Выравнивание по центру
Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Росархива
А.Н.Артизов
13.При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
14.Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
15.Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
16.Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (J - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
17.Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - пробел).
18.Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и др.).
19.Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
20.Не допускается использование символа табуляции (->) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
21.Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").
22.Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
23.Вместо буквы "Е" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).
24.Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру, и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).