Постановление Губернатора Амурской области от 12.08.2003 № 534
Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Амурской области
ГУБЕРНАТОР АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 12.08.2003 N 534 г.Благовещенск Утратилo силу - Постановление Губернатора Амурской области от 27.12.2007 г. N 700 Об Инструкции поделопроизводству в АдминистрацииАмурской области В целях установления единых правил и порядка работы с документамив администрации Амурской области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству вадминистрации Амурской области. 2. Признать утратившим силу распоряжение Главы Администрацииобласти от 27.05.1993 N 130-р. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю засобой. Губернатор Амурской области Л.В. Коротков Приложение к постановлению губернатора Амурской области от 12.08.2003 N 534 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее -Инструкция) устанавливает единые правила и порядок работы сдокументами в администрации области. 1.2. Работа с секретными документами и документами ограниченногораспространения (для служебного пользования) регламентируетсяспециальной инструкцией. 1.3. Соблюдение установленных Инструкцией правил веденияделопроизводства и оформления документов обязательно для всехработников. 1.4. При работе с документами следует помнить: 1.4.1. Работать с документами вне служебных помещенийзапрещается. 1.4.2. Информация, содержащаяся в документах, можетиспользоваться только в служебных целях, знакомиться с документамимогут только лица, имеющие отношение к их исполнению. 1.4.3. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку напродолжительное время сотрудники подразделений обязаны передатьнаходящиеся у них на исполнении (контроле) документы другомусотруднику по указанию руководителя подразделения. 1.4.4. При увольнении или переходе на работу в другоеподразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы вслужбу делопроизводства. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается наруководителей структурных подразделений. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянногоконтроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделенияхруководителями назначаются ответственные работники за ведениеделопроизводства. 1.6. Организация единой системы документационного обеспечениядеятельности администрации области, методическое руководствоорганизацией делопроизводства и контроль соблюдения требованийИнструкции осуществляются управлением делопроизводства идокументооборота аппарата губернатора области. 1.7. Положения Инструкции распространяются как на традиционноеделопроизводство, так и на организацию работы с документами,создаваемыми средствами компьютерной техники. 1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений идополнений в нее утверждаются губернатором области. II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ И ТЕХНИЧЕСКОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Унификация документов и требования к бланкам. 2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых формдокументов и единых правил составления и оформления трафаретныхтекстов. 2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТР6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланкидокументов администрации области. 2.1.3. На бланках печатаются документы, представляемые какпроекты постановлений, распоряжений, приказов, писем. Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листахбумаги без использования бланков. Бланки не применяются также дляоформления копий служебных писем, остающихся в делах на хранение(кроме ксерокопий). 2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций,оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 2.1.5. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумагесветлых тонов. 2.1.6. Бланки документов оформляют в соответствии с приложениямиNN 1 и 2 к Инструкции. В зависимости от расположения реквизитовустанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. 2.1.7. В аппарате губернатора и других структурных подразделенияхадминистрации области используются следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение,приказ). 2.2. Требования к техническому оформлению документов. 2.2.1. Документы, создаваемые в администрации области, печатаютсяс использованием текстового редактора Word for Windows, шрифтами 13,14 через 1 - 2 межстрочных интервала. В отдельных случаях, принеобходимости, размер шрифта и межстрочные интервалы могут бытьизменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечаниямогут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание илисмещение относительно границ основного текста. 2.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как набланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей: левое - не менее 3,0 см; правое - не менее 1,0 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 2,0 см. Допускается печатание документов временных сроков хранения сиспользованием оборотной стороны листа. В таком случае реквизиты полейбудут следующие: левое - не менее 1,0 см; правое - не менее 3,0 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 2,0 см. 2.2.3. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документав соответствии с расположением этого реквизита на бланкенепосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки недолжна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк,печатается через один межстрочный интервал. Название вида документа печатается прописными буквами("ПРОТОКОЛ", "АКТ" и т.д.) и центрируется по отношению к правому илевому полям. Многострочные реквизиты "гриф утверждения", "гриф согласования",слово "Приложение" (со ссылкой на дату и номер нормативного акта)располагаются в правом верхнем углу первого листа документа ипечатаются от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами,без разрядки. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" отделяют отпоследующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами, остальныестроки реквизитов печатаются через 1 интервал. Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самойдлинной строки (длина строки не должна превышать 8 см и ограничиваетсяправым полем документа), либо оформляют флаговым способом, т.е.выравнивают по одной вертикальной линии. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3межстрочными интервалами. Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. Если документ оформленна стандартном листе бумаги несколькими авторами, то номер и датапроставляются на одной строке ниже подписи. 2.2.4. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрамипосередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительныхзнаков. Первая страница документа не нумеруется. III. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При составлении и оформлении документов используются 30реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядоких расположения в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 (приложения NN 1, 2,3 к Инструкции). 3.2. При подготовке и оформлении документов администрации областииспользуют следующие реквизиты: - герб Амурской области; - код организации; - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица; - идентификационный номер налогоплательщика, код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП); - код формы документа (ОКУД); - наименование организации; - справочные данные об организации; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - место составления или издания документа; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция; - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - подпись; - гриф согласования документа; - визы согласования документа; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию; - идентификатор электронной копии документа. 3.2.1. Дата документа. Дата является одним из основных реквизитов документов, которыйобеспечивает его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания, регистрации,утверждения, принятия, согласования, опубликования или события,зафиксированного в документе. Например, датой протокола является датапроведения заседания; постановления, распоряжения - дата их подписанияи регистрации. Если автором документа являются несколько организаций(акт, соглашение, совместное письмо и др.), то датой документасчитается наиболее поздняя дата подписания и регистрации. Всеслужебные отметки на документе, связанные с его прохождением иисполнением, должны датироваться. 3.2.2. Регистрационный номер (индекс) документа. Регистрационный номер (индекс) - это условное обозначениедокумента, под которым он введен в информационно-поисковую систему.Структура регистрационного номера зависит от вида документа. 3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата иномер для ссылки переносятся с поступившего документа и оформляютсяследующим способом в бланке для письма: "На N _____ от __________". Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминанияиндекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождаеттекст от чисто вспомогательной, справочной информации. 3.2.4. Адресат. Правила оформления этого реквизита приведены в пункте 4.3.2.2. 3.2.5. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемымраспорядительным документом. Гриф утверждения располагается в правомверхнем углу документа. Порядок оформления оговорен в разделе IVИнструкции. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан вприложении N 4. 3.2.6. Резолюция. Указание по исполнению документа дается в форме резолюциигубернатора области или его заместителей. В состав резолюциивключаются следующие элементы: фамилия исполнителя (фамилииисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подписьруководителя, дата резолюции, например: Н.П.Терентьеву Прошу подготовить распоряжение к 25.09.2003 Личная подпись 17.09.2003 Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующиерезолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядокисполнения документа. Исполнителей в резолюции может быть несколько. Вэтом случае ответственным за сбор информации и исполнение документаявляется лицо, указанное в резолюции первым. Остальные исполнителипередают ему свою часть подготовленных материалов. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится. 3.2.7. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точнопередавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении ..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовокне составляется. Объем заголовка не должен превышать 6 строк печатного текста сдлиной строки в 28 печатных знаков, в конце заголовка точка неставится. Заголовок документа вносится при его регистрации всоответствующие регистрационные формы: журнал, регистрационнуюкарточку, базу данных. 3.2.8. Отметка о контроле. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой"К" или штампом "Контроль" и помещается на левом поле первого листадокумента на уровне заголовка к тексту. 3.2.9. Текст документа. Правила оформления этого реквизита приведены в приложении N 5. 3.2.10. Отметка о наличии приложения. Порядок оформления этого реквизита зависит от вида документа иоговорен в соответствующих пунктах раздела IV Инструкции. 3.2.11. Подпись. Подпись - это один из основных способов удостоверения документов,она является обязательным реквизитом. Документы подписываютсядолжностными лицами в зависимости от их компетенции. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланкедокумента, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке),личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагаются на одном уровне. При подписании документов, составленных комиссией, указываются недолжности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей всоставе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подписание документа, на котором обозначены должности и фамилияопределенного должностного лица, другим должностным лицом (путемпроставления предлога "за", надписи "зам." или косой черты переднаименованием должности) не допускается. Документ может быть подписанисполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактическойдолжности и фамилии. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений неразрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны бытьзаверены лицом, подписавшим документ. 3.2.12. Гриф согласования. Согласование - это предварительное рассмотрение заинтересованнымисторонами вопросов, содержащихся в проекте документа. Внешнеесогласование документа оформляется грифом согласования, письмом илипредставлением протокола обсуждения проекта документа на заседанииколлегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО",которое печатается прописными буквами, от границы левого поля, безкавычек, без разрядки и знаков препинания в конце этого слова. Нижеуказывают наименование должности лица, с которым согласовываетсядокумент (включая наименование организации), далее идет расшифровкаподписи (инициалы и фамилия) и дата согласования. Проставляют грифсогласования ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне документа,например: СОГЛАСОВАНО Начальник финансового департамента администрации области личная подпись И.Н.Петров 27.08.2003 Если согласование производится коллегиальным органом илипосредством письма, гриф согласования оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Минздрава РФ от 10.01.2003 N 1 или: СОГЛАСОВАНО Письмо Правительства РФ от 14.07.99 N 01-4/184 Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно одинза другим столбиком, от границы левого поля, ниже подписи или наоборотной стороне этого листа. 3.2.13. Визы согласования документа. Формой внутреннего согласования проекта документа является еговизирование, указывающее на согласие или несогласие должностного лицаорганизации - автора документа с его содержанием. Порядок оформленияэтого реквизита следующий: документ визируется исполнителем,заинтересованными в документе должностными лицами, ответственнымилицами финансовых и экономических служб, заместителем губернатораобласти, курирующим данный вопрос, юристом и лингвистом аппаратагубернатора. Виза (независимо от вида документа) включает в себя должностьвизирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) идату. Например: Начальник отдела кадров личная подпись П.А.Сидоров 29.08.2003 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующимобразом: Смотри заключение или заключение прилагается. Начальник отдела кадров личная подпись П.А.Сидоров 29.08.2003 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают кдокументу. 3.2.14. Печать. Для удостоверения подлинности документа или соответствия копийдокументов подлинникам используются гербовые и другие печати.Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен вприложении N 6. Порядок изготовления и использования печатей и штамповоговорен в разделе VII. 3.2.15. Отметка о заверении копии документа. Документы, изготовленные на бланках администрации области ипредназначенные для рассылки, тиражируются средствами оперативнойполиграфии. Копии распорядительных документов губернатора области заверяютсякруглой печатью протокольного отдела. Копии прочих документов без ксерокопированной подписи заверяютсяответственным за ведение делопроизводства работником путемпроставления ниже реквизита "Подпись" надписи "Верно", личной подписис расшифровкой и датой заверения. При необходимости заверительная подпись удостоверяется круглой(не гербовой) печатью. 3.2.16. Отметка об исполнителе. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, ктосоставил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документевопросов Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилиюисполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителерасполагают на лицевой или оборотной стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу. 3.2.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит проставляется на исполненных документах(результативный окончательный ответ), подлежащих списанию в дело дляпоследующего хранения и использования в справочных и иных целях.Отметку о направлении "В дело" ставит, как правило, должностное лицо,которое первоначально давало поручение по исполнению данногодокумента. Этот реквизит помещается на нижнем поле первого листадокумента слева и включает краткие сведения об исполнении документа,слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ,подпись лица, снимающего с контроля документ, дату. Если в результате рассмотрения вопроса принят какой-либонормативный акт либо дан ответ за подписью руководителя, - отметку "Вдело" с соответствующей расшифровкой ставит уполномоченный работникслужбы делопроизводства. 3.2.18. Отметка о поступлении документа. Порядок оформления этого реквизита приведен в пункте 5.2.3. 3.2.19. Идентификатор электронной копии документа. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа исодержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковыеданные, устанавливаемые в аппарате. IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ Управленческие действия в администрации области фиксируются спомощью управленческих документов, которые подразделяются нараспорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы),организационные документы (положения, регламент, инструкции, правила идр.) и информационно-справочные документы (протоколы, служебныеписьма, справки, доклады, отчеты и пр.). 4.1. Распорядительные документы. 4.1.1. Распорядительные документы издаются на основе и воисполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов, а также винициативном порядке в целях реализации возложенных на администрациюобласти функций и задач. Постановления губернатора области принимаются по вопросамобщеобязательного характера, рассчитанным на постоянное илимногократное применение, адресованное неопределенному кругу лиц, атакже о назначении и освобождении от должности государственныхслужащих государственной службы области категории "Б". Распоряжения губернатора принимаются по оперативным,организационным и кадровым вопросам. Руководителем аппарата губернатора области и руководителямиорганов исполнительной власти издаются приказы по личному составу вотношении государственных служащих государственной власти областикатегории "В". 4.1.2. Правом вносить проекты распорядительных документовобладают заместители губернатора области, руководители областныхорганов исполнительной власти, руководители структурных подразделенийаппарата, руководители муниципальных образований области. Руководителиобластных ведомств, общественных организаций, предприятий могут винициативном порядке направлять проекты правовых актов заместителямгубернатора области или непосредственно в подразделения администрацииобласти по принадлежности вопросов для выработки заключения и внесенияпроектов в установленном порядке. При этом ответственность заподготовку, согласование (визирование) и доработку данных документоввозлагается на государственных служащих, назначаемых заместителямигубернатора области ответственными за подготовку. 4.1.3. Проекты распорядительных документов должны отвечатьследующим требованиям: - соответствовать федеральному и областному законодательству; - быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное ичеткое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякогоего толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями изадачами; - содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимойматериально-технической базой, финансированием; - содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которыхобеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, атакже пункт возложения контроля за их исполнением на заместителейгубернатора области, руководителей структурных подразделений аппарата,департаментов, управлений, отделов, других должностных лиц. Если подготовленный правовой акт влечет за собой внесениеизменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения илидополнения включаются в проект подготовленного акта или представляютсяв виде самостоятельного акта одновременно с ним. Если принимаемые постановления или распоряжения исключаютдействие ранее принятых правовых актов, они должны содержать пункты опризнании утратившими силу их, а также последующих редакций. Если проект постановления, распоряжения предусматривает обращениес ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен бытьприложен проект соответствующего письма. Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнениеКонституции Российской Федерации, федеральных законов, указовПрезидента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, а такжеобластных законов и постановлений областного Совета народныхдепутатов, должны содержать ссылку на дату, номер и полноенаименование этих документов. Акты, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а такжевлекущие за собой расходы бюджета, не предусмотренные в нем на текущийфинансовый год, вносятся с пояснительной запиской, содержащейнеобходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических ииных последствий их реализации. 4.1.4. Подготовка распорядительных документов осуществляется наосновании письменных или устных поручений губернатора области,поручений в соответствии с протоколами совещаний, а также определенныхранее принятыми нормативными актами. В соответствии с поручением (разрешением) на подготовкупостановления, распоряжения заместитель губернатора области илируководитель областного органа исполнительной власти определяютисполнителей, список должностных лиц, согласовывающих и визирующихпроект. В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектовобразовываются рабочие группы из специалистов различных структурподразделений администрации области и областных органов исполнительнойвласти. В состав рабочих групп могут включаться специалистытерриториальных органов исполнительной власти федерального уровня идругих организаций по согласованию с ними. 4.1.5. Проект распорядительного документа печатается на бланкеустановленной формы шрифтом размером N 14. Порядок оформления некоторых реквизитов распорядительныхдокументов имеет свои особенности. 4.1.5.1. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1 интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) ипостановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений, приказов завершается словами"постановляю", "приказываю", которые печатаются на следующей строке отграницы левого поля, строчными буквами, в разрядку, полужирнымшрифтом. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов распорядительныхдокументов, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют, печатаются с абзаца. При наличии приложений к распорядительному документу в тексте наних обязательно делается ссылка. 4.1.5.2. Приложения к проектам распорядительных документовпечатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатаниитекста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстовраспорядительных документов. Листы приложения нумеруются отдельно от основногораспорядительного документа, начиная со второго листа, валовымпорядком. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово"Приложение", ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка напостановление, распоряжение или приказ. Все составные части реквизитапечатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должнапревышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличиинескольких приложений они нумеруются. Например: Приложение N 2 к постановлению губернатора Амурской области от 27.09.2003 N 367 Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовкаприложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и можетбыть напечатано в разрядку (П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Заголовок приложения отделяется от текста приложениядополнительным интервалом. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка вконце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Текст таблицы может бытьнапечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицыдолжны быть пронумерованы и на следующих страницах должны бытьнапечатаны только номера этих граф. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: "*" или "1)". Текст сноскипечатается шрифтом N 10, через 1 межстрочный интервал, в конце каждойстраницы. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. Вконце текста ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и др. подобных документахразделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты иподпункты - так же, как и в тексте распорядительного документа, -арабскими цифрами с точкой. Например: раздел I, подраздел 1.2., пункт 1.2.1, 1.2.2, которые,в свою очередь, могут иметь подпункты 1.2.1.1, 1.2.1.2 и т.д. 4.1.5.3. При наличии в тексте распорядительного документаформулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии,перечень мероприятий, план и т.д.) на самом приложении в правомверхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" с ссылкой нараспорядительный документ, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Амурской области личная подпись Л.В.Коротков 16.10.2003 или УТВЕРЖДЕНО постановлением губернатора Амурской области от 25.11.2003 N 473 Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - утверждено,программа - утверждена, мероприятия - утверждены. 4.1.5.4. Согласование и визирование проекта распорядительногодокумента организует исполнитель. Если в поручении определено несколько соисполнителей, тоисполнитель, указанный первым, обеспечивает отработку проекта в целом,а соисполнители в срок до пяти дней вносят свои предложения. Если в процессе согласования в проект распорядительного документавносятся изменения принципиального характера, то он может бытьнаправлен на повторное визирование. Проекты распорядительных документов на последней страницевизируют: - исполнитель, готовящий проект документа; - руководитель структурного подразделения администрации области,мэр, глава города, района, заместитель губернатора области - кураторподразделения; - руководители структурных подразделений администрации области,которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения; - начальник государственно-правового управления или юридическогоотдела этого управления; - лингвист управления делопроизводства и документооборота; - заместитель руководителя аппарата губернатора области -статс-секретарь. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнеголиста подлинника распорядительного документа. Приложения с цифровыми данными визируются исполнителемпостранично. При отсутствии заместителя губернатора области, курирующегоданное направление, документы визирует заместитель, исполняющий егообязанности в соответствии с распределением обязанностей. В случае несогласия с текстом проекта распорядительного документалицо, визирующее документ, предлагает свою формулировку в письменномвиде. При наличии разногласий по проекту документа последниерассматриваются у заместителя губернатора области, курирующегоподразделение, готовившее документ. 4.1.5.5. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.Наименование должности печатается от левой границы текстового поля,через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности, без пробела между инициалом имени и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Распорядительные документы вступают в силу с даты их подписания,если иное не определено в подписанном документе. 4.1.5.6. На распорядительных документах дата и регистрационныйномер представляются в соответствии с расположением на бланке этихреквизитов. Оформление даты допускается двумя способами: словесно-цифровым(12 февраля 2003 года) и сочетанием арабских цифр (12.02.2003). Регистрация производится по каждому виду распорядительныхдокументов отдельно, с соблюдением нумерации, которая ведется с началаи до конца календарного года. 4.1.5.7. При тиражировании распорядительных документов подписьзаверяется круглой печатью протокольного отдела аппарата. Рассылка документов осуществляется согласно листу рассылки,представляемому исполнителем документа. В необходимых случаяхработники, готовившие проект документа, представляют полные почтовыеадреса получателей. 4.2. Организационные документы. К этому виду относится комплекс взаимоувязанных документов,регламентирующих структуру, задачи и функции подразделенийадминистрации области, организацию их работы, права, обязанности иответственность работников. Решение о порядке принятия организационных документов (положений,правил, инструкций) находится в компетенции губернатора области. Структурные подразделения администрации области действуют наоснове положений, разрабатываемых их руководителями, в месячный сроксо дня образования. Также в месячный срок со дня образования разрабатываютсядолжностные инструкции всех сотрудников по единой типовой форме Инструкции могут издаваться и по другим вопросам(организационно-правовым, кадровым и т.д.). Организационные документы применяются как самостоятельныеправовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты,утверждаемые путем издания распорядительного документа об ихутверждении. 4.2.1. Положение (об аппарате, департаменте, управлении, отделе). Положение - это правовой акт, определяющий порядок формирования,задачи, обязанности, права и ответственность структурногоподразделения. 4.2.1.1. Положение состоит из следующих разделов: общиеположения, основные задачи, основные функции, права и обязанности,ответственность, организация работы. Общие положения. В этом разделе определяются правовой статусструктурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения иосвобождения от должности руководителя структурного подразделения. Вразделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которымидолжно руководствоваться в своей деятельности структурноеподразделение. Основные задачи. Излагаются направления деятельности структурногоподразделения. Функции. Перечисляются конкретные виды деятельностиподразделения. Права и обязанности. Указываются права, предоставление которыхнеобходимо для выполнения возложенных функций, и обязанности,выполняемые по отношению к другим структурным подразделениям исторонним организациям. Ответственность. Устанавливается в соответствии с действующимзаконодательством ответственность руководителя подразделения занесвоевременное или некачественное выполнение подразделениемвозложенных на него функций. Организация работы. Определяются служебные взаимоотношения исвязи, порядок деятельности, организации контроля и проверкидеятельности. Оговариваются условия замещения обязанностей в случаеотсутствия руководителя. 4.2.2. Инструкции. Все инструкции делятся на две основные группы: - должностные инструкции, определяющие функции, права,обязанности и ответственность должностных лиц; - инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либопроцесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители(должностные лица, подразделения). К последним могут быть отнесены инструкции по делопроизводству,по порядку применения тех или иных законодательных актов ираспорядительных документов и т.д. Все инструкции состоят из нескольких разделов, каждый из которыхявляется логически законченной частью документа. 4.2.2.1. Должностная инструкция работников структурныхподразделений состоит из следующих разделов: общие положения,должностные обязанности, права и ответственность, квалификационныетребования. Общие положения. Устанавливаются сфера деятельности данногоспециалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемойдолжности, замещение по должности во время отсутствия, подчиненностьспециалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделеперечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми долженруководствоваться специалист в своей деятельности. Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи,возложенные на специалиста; указывается форма его участия вуправленческом процессе - руководит, обеспечивает, подготавливает,рассматривает, исполняет, контролирует, представляет, курирует и т.д. Права и ответственность. В первой части раздела определяютсяправа, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на негофункций и обязанностей. Во второй части - устанавливается мераответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнениеспециалистом возложенных на него должностных обязанностей. Квалификационные требования. Устанавливаются требования к данномуспециалисту с точки зрения его образовательного уровня и квалификации. 4.2.2.2. Должностная инструкция изменяется и утверждается зановов случаях: - реорганизации структурного подразделения и перераспределенияфункций; - изменения наименования подразделения; - изменения названия должности. 4.2.3. Правила, порядок. Правила, порядок разрабатываются в развитие и дополнение ксуществующим нормативным документам и устанавливают нормы итребования, обязательные для выполнения работниками администрацииобласти. Например: "Правила работы рынков розничной торговли натерритории Амурской области", "Порядок прохождения заемных средств напроведение полевых работ". 4.2.4. Порядок подготовки проектов организационных документовсоответствует общим требованиям подготовки распорядительныхдокументов. Текст проектов организационных документов печатается на общембланке администрации области. Содержание излагается от третьего лица единственного илимножественного числа. В тексте используются слова: "должен","следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "О чем?"(положение об аппарате), к тексту правил, порядка - "Чего?" (правилавнутреннего распорядка, порядок финансирования), к тексту инструкции -"По чему?" (инструкция по делопроизводству), заголовок к должностнойинструкции отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главногоспециалиста). Основной текст организационных документов может делиться наглавы, пункты и подпункты. 4.3. Информационно-справочные документы. Информационно-справочные документы играют служебную роль поотношению к организационно-правовым и распорядительным документам.Информационно-справочные документы не содержат поручений, какраспорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие приниматьопределенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения,позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия вконкретной ситуации. К информационно-справочным документам относятся: протоколы,служебные письма, договоры (соглашения, контракты), докладные,объяснительные и служебные записки, телеграммы и др. 4.3.1. Протокол. Протокол составляется на основании записей, произведенных вовремя совещания (заседания), представленных тезисов докладов, справок,пояснительных записок, информации, проектов решений, постановлений идр. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениямиадминистрации области и другими организациями, на которые возложена ихподготовка, заранее. Прилагаемые документы в обязательном порядкеподписываются руководителями подразделений-исполнителей. Протоколдолжен быть оформлен и подписан председателем и секретарем совещания. Протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколахуказывают в текстовой его части повестку дня, фамилии выступавших,темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений неприводятся. Полные протоколы оформляются следующим образом. Текст протоколасостоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель,секретарь, присутствовали (список присутствующих или отсылка кприлагаемому списку присутствовавших), повестка дня. В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные нарассмотрение. После каждого вопроса повестки дня указываютсядолжность, фамилия и инициалы докладчика. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протоколаили прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска"Текст выступления прилагается" или "Текст доклада прилагается".Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, принеобходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего постановления(решения). Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающиепорядковые номера протоколов организаций, принимавших участие взаседании. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованныморганизациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки,составленным исполнителями - подразделениями, готовившими рассмотрениевопроса. Копии протоколов и выписки из них заверяются печатью. 4.3.2. Служебные письма. Письма служат основным средством управленческой коммуникации. По содержанию и назначению письма подразделяются на:инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма,письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, гарантийные,сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительныеписьма, письма-разрешения и запрещения). Сроки подготовки тех или иных писем устанавливаются резолюциейруководителя либо по дате, указанной в поручении вышестоящего органа,но не более месяца. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя (требования к текстамдокументов приведены в приложении N 5). Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 илиА5. При оформлении вторая и последующая страницы нумеруются арабскимицифрами по центру верхнего поля документа. Оформление реквизитов служебных писем имеет свои особенности вотличие от других видов документов. 4.3.2.1. Регистрационный номер (индекс) служебного письма. Регистрационный номер (индекс) входящих и исходящих служебныхписем в аппарате складывается из нескольких частей. Например:01-4-549, где "01 ..." - это индекс канцелярии в сводной номенклатуредел аппарата губернатора; "-4-" - это номер дела по номенклатуре, гдебудет храниться данный документ; "...549" - порядковый номер валовойнумерации в пределах календарного года. 4.3.2.2. Документы адресуются организациям, структурнымподразделениям, должностным лицам, гражданам. При адресованиидокументов необходимо соблюдать следующие правила: - наименование организации и ее структурного подразделенияуказывается в именительном падеже, например: Минюст России Управление систематизации законодательства - при направлении документа должностному лицу указываетсяназвание учреждения в именительном падеже, а должность и фамилияадресата - в дательном, инициалы указывать перед фамилией, например: ОАО "Авиационная компания "Восток" Начальнику авиабазы А.А.Петрову - при адресовании документа руководителю организации наименованиеее входит в состав наименования должности адресата, например: Губернатору-председателю правительства Хабаровского края В.И.Ишаеву - при направлении документа в несколько однородных организаций ихназвания указываются обобщенно, например: Начальникам департаментов, управлений и инспекций администрации области или Руководителям органов местного самоуправления области - в состав реквизита "Адресат" при необходимости может входитьпочтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности,установленной почтовыми правилами, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а Центр, Москва, 101000 - почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых ввышестоящие органы, постоянным корреспондентам или подведомственнымучреждениям. В этих случаях адрес пишется только на конвертах: - документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.Между ними оформляется один межстрочный интервал. При большем количестве адресатов составляют список рассылкидокумента; - при адресовании письма физическому лицу указываются фамилия иинициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Николаеву И.О. ул. им. Ленина, д. 15, кв. 10 г. Благовещенск, Амурская область, 675000 - допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" поотношению к самой длинной строке; - при обращении к должностному лицу пишутся только его инициалы ифамилия, например: Н.М.Волкову, - без указания "товарищ" (т.) или"господин" (г.). 4.3.2.3. Отметку о наличии приложения, названного в тексте,оформляют от границы левого поля следующим образом:Приложение: на 5 л. в 1 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказываются его наименование, количество листов и количествоэкземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение о региональной энергетической комиссии на 3 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов региональной энергетической комиссии на 5 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. В случае, когда приложение направляется не во всеуказанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляютследующим образом:Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес. При направлении приложения только адресату реквизит "Приложение"оформляется следующем образом:Приложение: на 3 л. в 1 экз. только адресату. Наличие в приложении особо ценных документов, в т.ч.удостоверяющих личность, оговаривается особо. 4.3.2.4. Визирование. Требования по порядку согласования и визирования служебных писемсоответствуют требованиям к прочим видам документов. Визы оформляются на лицевой стороне копий служебных писем,остающихся в деле, ниже подписи руководителя. 4.3.3. Договор (соглашение, контракт). Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более стороноб установлении, изменении или прекращении каких-либо правоотношений ирегистрирующий эти отношения. Основанием для подготовки и заключения договоров (соглашений,контрактов) являются указания губернатора области. Порядок подготовки, визирования и подписания проектов договоровсоответствует требованиям подготовки и прохождения распорядительныхдокументов. Количество первых экземпляров должно соответствовать числуучастников (сторон) договора. Визы проставляются на остающемся ваппарате губернатора экземпляре договора, на оборотной сторонепоследнего листа. Договор печатается на стандартных листах бумаги и имеет следующиереквизиты: название вида документа (ДОГОВОР), дату, регистрационныйномер (индекс), место составления или издания, заголовок к тексту,текст, юридические адреса и банковские реквизиты сторон, подписи ипечати сторон. Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты,подпункты, абзацы. Текст включает в себя: - вводную часть (наименование сторон, заключающих договор(соглашение, контракт), должности, фамилии, инициалы лиц,подписывающих договор, указание их полномочий; - предмет договора; - изложение порядка рассмотрения споров; - общую сумму договора (если необходимо); - ответственность сторон; - общий срок действия договора. Нумерация разделов производится римскими цифрами, пункты,подпункты - арабскими. Подписанные и скрепленные гербовыми печатями сторон договорыпередаются в канцелярию аппарата губернатора, где им присваиваютсярегистрационные номера (индексы). Датой договора является дата егоподписания сторонами. Канцелярия обеспечивает рассылку договоровсоответствующим сторонам. Первый экземпляр договора (соглашения, контракта), подписанныйгубернатором области, передается на хранение в контрольный отделаппарата губернатора. Контроль исполнения договорных обязательств обеспечиваютсоответствующие структурные подразделения администрации области. 4.3.4. Докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данногоили вышестоящего учреждения. Она составляется при необходимостиуведомления руководства о каких-либо фактах или событиях и можетсодержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладнаязаписка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание,подпись составителя, дату и (при необходимости) регистрационный номер. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первойчасти излагаются факты или события, послужившие поводом к написаниюдокладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретныхдействиях. 4.3.5. Объяснительная записка. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержаниеотдельных положений основного документа (плана, программы, отчета ит.д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины,невыполнения какого-либо поручения. В первом случае оформление осуществляют на общем бланке заподписью руководителя подразделения. Во втором случае объяснительную записку составляет отдельныйработник на стандартном листе бумаги, рукописным способом. Подписываюттакие записки составители, дату ставят собственноручно. 4.3.6. Служебная записка. Этот документ - форма внутренней переписки. Направляют ее изструктурных подразделений или от должностных лиц любому адресатувнутри аппарата, кроме прямых руководителей. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный илиотчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурногоподразделения или должностного лица. Служебная записка может содержатьпросьбу, предложение. Служебную записку подписывает руководитель подразделения илисоставитель. Служебная записка оформляется на общем бланке для письма. Текст служебной записки состоит, как правило, из двух частей. Впервой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию. Вовторой - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дата ее подписания. 4.3.7. Телеграмма (телетайпограмма), телефонограмма, факс. Это различные по содержанию документы, выделяемые в связи сособым способом передачи текста. 4.3.7.1. Телеграмма передается по телеграфу. Телетайпограмма передается по телетайпу. Неотъемлемой частьюреквизита "адресат" телетайпограммы является номер телетайпа,принадлежащего адресату. В остальном подготовка и оформление этих документов схожи. В ответных телеграммах (телетайпограммах) перед текстомобязательно указываются номер и дата документа, на который даетсяответ. Тексты излагаются кратко, без союзов и предлогов (если при этомне искажается содержание). Печатаются на чистом листе, прописнымибуквами, без переноса слов, абзацев, исправлений. Текст не долженпревышать по объему одной машинописной страницы. Отрицание "НЕ" втексте опускать нельзя. Цифры пишутся словами. В конце текста (передподписью) проставляется исходящий номер телеграммы (см. образец вприложении N 7). Визирование и подписание телеграммы и телетайпограммы аналогичныоформлению писем. Телеграмма (телетайпограмма) печатается как минимум в двухэкземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф(телетайп), второй экземпляр (с визами) остается в деле. Телеграмма (телетайпограмма) одного содержания, отправляемая внесколько адресов, передается на отправку с указанием списка рассылки,с точными адресами и названиями организаций, номерами телетайпов длятелетайпограмм. Указатель рассылки представляется исполнителем. 4.3.7.2. Телефонограмма - обобщенное название различных посодержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачитекста (передается по телефону и записывается получателем). Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативногорешения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения,передаваемые по телефону, требуют документального оформления.Принимаемая телефонограмма оформляется в виде печатного текста,регистрируется и передается (как правило, в срочном порядке)руководству. Ниже текста и даты должны быть указаны фамилии и номераслужебных телефонов должностного лица, передавшего телефонограмму, идолжностного лица, принявшего ее. 4.3.7.3. Факс - способ отправки любого текста в фотографическомизображении. Особых требований к передаваемому материалу нет, кромеодного - он должен быть понят и иметь все необходимые для конкретноговида документов реквизиты, а также не превышать по объему 5 листов. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 5.1. Движение документов с момента их получения или создания дозавершения исполнения или отправки образует документооборот. 5.2. Вся корреспонденция, поступающая в аппарат губернатораобласти, первично обрабатывается в канцелярии управленияделопроизводства и документооборота. Ошибочно доставленнаякорреспонденция пересылается по принадлежности. Процесс обработкипочты включает следующие операции: прием, проверка правильностивложения и доставки, вскрытие конвертов, сортировка, штемпелеваниедокументов регистрация, передача документов по назначению. 5.2.1. Все конверты, за исключением личной корреспонденции иписем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конвертыуничтожаются, кроме случаев, когда только по штемпелю можно установитьотправителя или время отправления и получения документа, либоконвертов, содержащих судебные повестки. 5.2.2. Поступившая почта сортируется на регистрируемые инерегистрируемые документы в соответствии с приложением N 8. Письмаграждан регистрируются отдельно. 5.2.3. На входящих документах в нижней части первого листа,справа, проставляется регистрационный штамп, фиксирующий датупоступления документа и его регистрационный номер согласнономенклатуре дел (см. пп. 3.2.18, 4.3.2.1). Регистрация производитсясредствами электронно-вычислительной техники. 5.2.4. Если в поступившем документе имеется ссылка на предыдущуюпереписку, последняя изымается из дела (с соответствующей пометкой врегистрационных формах) и передается руководству вместе с поступившимдокументом. Рассмотренные руководством документы поступают черезканцелярию исполнителям. Все моменты работы с документом фиксируются врегистрационно-контрольной карточке вплоть до передачи исполненныхдокументов "в дело". 5.3. Исходящие документы подписываются руководством не менее чемв двух экземплярах (это зависит от количества адресатов). Подписанныедокументы вместе с имеющимися приложениями передаются в канцелярию длярегистрации и отправки. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер,передается в канцелярию вместе с инициативным документом. Исполненные документы с грифом "подлежит возврату" в обязательномпорядке возвращаются в организацию по назначению. Копия исходящего письма, остающаяся в деле канцелярии,обязательно должна иметь визу исполнителя (расшифровку личной подписии дату визирования). Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку,проставление, в случае необходимости регистрационного индексаадресование, упаковку в конверты, проставление стоимости отправкисогласно тарифу почтовой связи, отправку. Сортировка исходящей документации заключается в том, чтобыотследить и выделить в потоке документов те, которые не имеют никакогорегистрационного номера и, соответственно, присвоить им исходящиеиндексы. Документы, зарегистрированные ранее, фиксируются в исходящейрегистрационной форме по дате отправки с указанием имеющегося номера. 5.4. Внутренние документы (служебные записки, информация, справкии т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах структурногоподразделения. Регистрируются эти документы в общем порядке с входящейпочтой. При переписке между руководителями структурных подразделений,заместителями губернатора области гербовые бланки не используются. 5.5. Работа исполнителей с документами. 5.5.1. Руководители структурных подразделений обеспечиваютоперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей вдень поступления, контроль за качественным исполнением документа посуществу вопроса. 5.5.2. При рассмотрении документов руководитель подразделениявыделяет документы, требующие срочного исполнения, и передает ихисполнителям немедленно. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) руководству,подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимоеколичество экземпляров подготовленного документа, передает его натиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса,представляет в канцелярию список рассылки. 5.5.3. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента и его доставкой исполнителю), о датах промежуточногоисполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате ирезультатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются насвободных от текста местах. Обязательна пометка "в дело" либоисполнителем, либо руководителем, поручившим исполнение. 5.5.4. При наличии ответственного исполнителя (как правило, врезолюции значится первым) остальные соисполнители в кратчайший срокпредоставляют ему всю необходимую информацию (справки, сведения,проекты и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. По завершении исполнения документа и снятии его с контроля всематериалы передаются в канцелярию для хранения. 5.5.6. Учет объема документооборота производится канцеляриейежемесячно. При этом учитывается количество входящих, исходящихдокументов (с учетом копий), а также обращений граждан. Последниерегистрируются и учитываются самостоятельно в отделе писем и приемаграждан. 5.5.7. Принципы организации документооборота в органахисполнительной власти области не должны противоречить положениямнастоящей Инструкции. VI. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ФОНДА, ЕГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ 6.1. Документы, образующие документационный фонд администрацииобласти, - это часть архивного фонда Российской Федерации, т.е.государственная собственность. Порядок формирования документационного фонда включает в себясовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве, и их передачу в государственный архив. 6.2.1. Основой в обеспечении правильной организации документов вделопроизводстве является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков(наименований) дел, заводимых в подразделении, с указанием сроков иххранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 9). Присоставлении номенклатуры дел следует руководствоваться основнымиположениями государственной системы документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ), положением об аппарате, положениями о структурныхподразделениях, штатным расписанием, типовым перечнем документов суказанием сроков их хранения. Номенклатура дел служит основой построениясправочно-информационного аппарата документационного фонда. 6.2.2. Номенклатура дел составляется каждым структурнымподразделением, передается в службу делопроизводства для подготовкисводной номенклатуры дел. Сводная номенклатура дел направляется на согласованиеэкспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по деламархивов администрации области. Согласованная номенклатура делутверждается руководителем структурного подразделения. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново вслучае коренных изменений функций и структуры органа исполнительнойвласти. 6.2.3. Классификационными разделами номенклатуры дел являютсяназвания структурных подразделений. В номенклатуру дел включаются наименования заголовков дел,отражающие все документируемые участки работы органа исполнительнойвласти. Не включаются в номенклатуру дел периодические печатныеиздания, статистические справочники, брошюры и т.п. 6.2.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свойиндекс, состоящий из обозначения структурного подразделения ипорядкового номера в пределах структурной части аппарата. При расположении заголовков дел внутри структурного подразделенияприменяется принцип значимости, например: - нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов; - постановления и распоряжения губернатора области; - протоколы заседаний, документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - регистрационные журналы, картотеки. 6.2.5. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разныематериалы", "общая переписка" и т.п.). Заголовки могут уточняться впроцессе формирования и оформления дел. Для внесения в номенклатуру втечение года вновь образованных дел в каждом ее разделе оставляютсярезервные номера. 6.2.6. Заголовок дела определяется характером документов исостоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностидокументов (протоколы, постановления, распоряжения и т.д.); названиеоргана исполнительной власти или структурного подразделения (автордокументов); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокументов); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которому относятся документы дела. Например: "Переписка сАдминистрацией Президента Российской Федерации по основнойдеятельности администрации области за 2002 год", "Постановления ГлавыАдминистрации области по кадровым вопросам за 2002 год", "Документы порезультатам тематических социологических исследований (справки, анкетыи т.д.) за 2002 год", "Журнал регистрации договоров, соглашений,контрактов администрации области за 2002 год" и т.д. 6.2.7. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей,то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниедокументов в деле. Графа номенклатуры дел о количестве томов заполняется в концегода. Графа, указывающая на сроки хранения документов, заполняется наосновании типового перечня с указанием сроков хранения и номеровстатей. По окончании года в конце номенклатуры дел оформляется итоговаязапись о количестве заведенных дел. 6.3. Подготовка дел к последующему хранению и использованию. 6.3.1. Формирование дел - это группировка исполненных документовв дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. При формировании дел необходимо выполнять следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные подлинные документы всоответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в делодокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел(личные дела и т.п.); документы постоянного и временного сроковхранения группировать в разные дела; дело не должно содержать свыше250 листов. В делах постоянного срока хранения не должно быть черновыхматериалов, дублетных экземпляров, документов, подлежащих возврату вкакие-либо организации. 6.3.2. Расположение документов внутри дел производится вхронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании. 6.4. С целью подготовки дел к хранению производится ихнаучно-техническая обработка. 6.4.1. Научно-техническая обработка дел постоянного идолговременного сроков хранения включает в себя комплекс работ,который предусматривает: экспертизу, систематизацию документов,подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составлениезаверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутреннейописи документов дела, оформление обложки дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 10)с обязательным указанием срока хранения. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола втвердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможногосвободного чтения текста всех документов. При этом с документовудаляются все скрепки, булавки. 6.4.2. Документы временного хранения формируются упрощенно: деладопускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи несоставлять. Но на обложках должны быть четкие заголовки, указаниесроков хранения и индекса дела по номенклатуре. 6.5. С момента заведения и до передачи в государственный архивАмурской области дела хранятся по месту их формирования. Сначаланепосредственно в структурных подразделениях (2 года), затемпередаются на хранение в ведомственные архивы. 6.5.1. Руководители структурных подразделений и сотрудники,отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих ихот пыли и солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура (иливыписка из нее) помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы в соответствии сноменклатурой дел. 6.5.2. Передача дел в ведомственный архив осуществляется строгопо описям и номенклатуре дел. 6.5.3. При выдаче дел для работы сотрудникам структурныхподразделений заполняется карточка-заместитель. В ней указываютсяиндекс дела, дата его выдачи, кому выдано и когда возвращено, распискив получении и приеме дел. 6.5.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянногохранения запрещены. Снятие копий и производство выписок из документов,запрашиваемых другими организациями и лицами, осуществляются только списьменного указания губернатора области, его заместителей илируководителей структурных подразделений. 6.5.5. Документы постоянного срока хранения в ведомственныхархивах хранятся в течение 10 лет, затем передаются в государственныйархив Амурской области. Порядок передачи документов на хранение в Архивный фондРоссийской Федерации определен специальными нормативными документамиФедеральной архивной службы России. VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие штампы. 7.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности аппарата губернатора, органов исполнительной власти,проводится по разрешению руководителя аппарата при наличии визыгосударственно-правового управления. 7.3. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизамипередаются руководителями подразделений в хозяйственный отдел аппаратагубернатора области. 7.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются вхозяйственном отделе и выдаются под расписку руководителямподразделений. 7.5. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлическихшкафах или сейфах. 7.6. При утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность руководство администрации области. 7.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампыподлежат возврату в хозяйственный отдел, где они уничтожаются по акту. 7.8. Ответственность за хранение и использование печатей иштампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений. Приложение N 1 (к п. 2.1.6) РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ¦ 20 ¦ ¦ 10 ¦ ¦<--->¦ ¦<-->¦ ------------------------------------------------------+------ /¦\ ¦ ¦ /¦\ 3¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ----¦ -------------------------------------------+ ¦ ¦ /¦\ ¦ /¦\ ¦01 02 03 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦17¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+--------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /¦\ ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ 73¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+--------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /¦\ ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦10¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+--------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +--------------------------------------+ ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +--------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +--------------------------------------+ ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +--------------------------------------+ ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ 40¦ ¦ ----+--------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /¦\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ ----L--------------------------------------- ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ \¦/ ----L-------------------------------------------------------- ¦ 210 ¦ ¦<----------------------------------------------->¦ Приложение N 2 (к п. 2.1.6) РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА ¦ 20 ¦ 73 ¦ ¦ 88 ¦ 10 ¦ ¦<--->¦<------------->¦ ¦<------------------>¦<-->¦ ------------------------------------------------------+------ /¦\ ¦ ¦ /¦\ 3¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ----¦ --------------------T-T--------------------+ ¦ ¦ /¦\ ¦ /¦\ ¦01 02 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦17¦ ¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+---------------+ +--------------------+ ¦ ¦ 51¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22¦ ¦ ¦14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +---------------+-+--------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +--------------------------------------+ ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ ¦--------------------------------------+ ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 40¦ ¦ ----+--------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /¦\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ ----L--------------------------------------- ¦ ¦ /¦\ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ \¦/ ----L-------------------------------------------------------- ¦ 210 ¦ ¦<----------------------------------------------->¦ Приложение N 3 (к п. 3.1) СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знакобслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение N 4 (к п.3.2.5) ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченныхстроительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций,учреждений, предприятий); ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, напроведение научно-исследовательских работ, технические и др.); ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, техникебезопасности, внутреннего трудового распорядка и др.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численностиработников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках,научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем,предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.); ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставокпродукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении,премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.); РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.); СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, напроведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение N 5 (к п. 3.2.9, к п. 4.3.2) ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ 1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначноевосприятие содержащейся в нем информации. Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным врезолюции руководителя. 2. Текст документа может быть представлен в форме связноготекста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первойуказывают причины, основания, цели составления документа, во второй(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть, например:письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки- оценку фактов, выводы. 3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимсяситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.)рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащиепостоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной. 4. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты. 5. Формы изложения текста. В распорядительных документах, а также документах, адресованныхруководству, изложение текста должно идти от первого лицаединственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю","прошу"). В совместных распорядительных документах текст излагают отпервого лица множественного числа ("постановляем", "решили"). В тексте протокола используются глаголы в форме множественногочисла прошедшего времени ("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности аппарата,структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащихописание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют формуизложения текста от третьего лица единственного или множественногочисла ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят","комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым","прошу выделить"), (оформляется только на должностном бланке); - от третьего лица единственного числа ("администрация области невозражает", "государственно-правовое управление считает возможным"). 6. Стиль изложения текста. Документы должны быть написаны деловым стилем. К основнымстилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон, точность иясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика деловогостиля определяется назначением документа. Однозначность понимания текста обеспечивает употреблениетерминов. В официальных документах используется отраслевая иликорпоративная терминология, отражающая содержание той предметнойобласти, которой посвящен документ, а также специальные слова ивыражения, сложившиеся в сфере административного управления. В случае, если в тексте документа многократно упоминается тот илииной объект (круг объектов) или неоднократно упоминается то или иноепонятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов,понятий) приводится его полное, а рядом в скобках вводится егосокращенное наименование по форме. Например: Инструкция поделопроизводству (далее - Инструкция). В последующем текстеупотребляется только сокращенное наименование. При этом следует иметьв виду, что вводимое сокращение не носит нормативного характера иупотребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. Поэтомуне могут быть введены в текст нормативного акта такие, например,сокращения, как УВД области, ФСБ и др. Наименование упоминаемых в документе органов, организаций идругих объектов приводится в полном соответствии с их официальныминазваниями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об ихсоздании или о переименовании и т.п. Употребление сокращенныхнаименований допускается лишь в нетекстовых приложениях к нормативнымправовым актам, а также в стенограммах заседаний. Ниже содержится информация о правописании наиболее частоупотребляемых названий органов власти, должностных лиц и наименованиипринимаемых ими актов, а также краткий справочник по написанию дат ичисел, названий. КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК Высшие органы власти Президент Российской Федерации Правительство Российской Федерации Председатель Правительства Российской Федерации Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации Федеральное Собрание Российской Федерации Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Председатель Совета Федерации Федерального Собрания РоссийскойФедерации заместитель Председателя Совета Федерации Федерального СобранияРоссийской Федерации Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации Председатель Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации Первый заместитель Председателя Государственной Думы ФедеральногоСобрания заместитель Председателя Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации Министерство обороны Российской Федерации Министр транспорта Российской Федерации первый заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации статс-секретарь - заместитель Министра Российской Федерации поатомной энергии заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации Верховный Суд Российской Федерации Наименование актов высших органов власти Наименования актов Президента Российской Федерации пишутся: Указ Президента Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 679 "Овключении нового наименования субъекта Российской Федерации вКонституцию Российской Федерации " указы Президента Российской Федерации от 8 мая 2001 года N 528 "Онекоторых мерах по укреплению юридических служб государственныхорганов" и от 26 июня 2001 года N 767 "О мерах по улучшениюматериального положения отдельных категорий граждан " распоряжение Президента Российской Федерации от 12 апреля 2001года N 200-рп "О статс-секретаре - первом заместителе Министра юстицииРоссийской Федерации" распоряжение Президента Российской Федерации от 28 июня 2001 годаN 346-рп проект указа Президента Российской Федерации (наименование вкавычках) распоряжение Администрации Президента Российской Федерации Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию"Государство Россия. Путь к эффективному государству (О положении встране и основных направлениях внутренней и внешней политикигосударства)" Послание Президента Российской Федерации Федеральному СобраниюРоссийской Федерации на 2001 год Наименования законов РСФСР, законов Российской Федерации,федеральных конституционных законов, федеральных законов,постановлений, обращений, заявлений, распоряжений, других нормативныхправовых актов пишутся: Конституция Российской Федерации Закон РСФСР "Об охране окружающей природной среды" Закон Российской Федерации "О залоге" Федеральный конституционный закон "О Конституционном СудеРоссийской Федерации" Федеральный закон "О внесении изменений в Закон РоссийскойФедерации "О налоге на добавленную стоимость" Федеральный закон "О статусе члена Совета Федерации и депутатаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" (вредакции Федерального закона от 5 июля 1999 года N 133-ФЗ) Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровьяграждан Патентный закон Российской Федерации Бюджетный кодекс Российской Федерации Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая Налогового кодекса Российской Федерации но: законы Российской Федерации федеральные конституционные законы федеральные законы проект федерального конституционного закона (наименование вкавычках) проект федерального закона (наименование в кавычках) постановление Совета Федерации Федерального Собрания РоссийскойФедерации от 4 апреля 2001 года N 94-СФ "Об изменениях составовкомитетов и комиссии Совета Федерации" постановление Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации от 5 апреля 2001 года N 1333-111 ГД "О назначениина должности аудиторов Счетной палаты Российской Федерации" федеральные органы государственной безопасности федеральные органы государственной охраны федеральные органы налоговой полиции федеральные органы правительственной связи и информации органы Пограничной службы Российской Федерации органы федерального казначейства налоговые органы Российской Федерации таможенные органы Российской Федерации учреждения и органы уголовно-исполнительной системы Министерстваюстиции Российской Федерации Наименования актов Правительства Российской Федерации пишутся сострочной буквы: постановление Правительства Российской Федерации от 31 марта 2001года N 253 "Об утверждении Положения о лицензировании деятельностиинвестиционных фондов" распоряжение Правительства Российской Федерации от 4 апреля 2001года N 476 Амурская область Администрация Амурской области губернатор области заместитель губернатора области департамент Администрации области по управлению государственнымимуществом Амурской области департамент здравоохранения Администрации области департамент агропромышленного комплекса Администрации области управление культуры Администрации области государственная жилищная инспекция Администрации области начальник управления по делам архивов Администрации области аппарат губернатора области управление делопроизводства и документооборота аппаратагубернатора области Амурский областной Совет народных депутатов Председатель Амурского областного Совета народных депутатов полномочный представитель Президента Российской Федерации вДальневосточном федеральном округе Главный федеральный инспектор по Амурской области аппаратаполномочного представителя Президента Российской Федерации вДальневосточном федеральном округе Управление Министерства по налогам и сборам Российской Федерациипо Амурской области (Управление МНС России по Амурской области) Главное управление природных ресурсов и охраны окружающей средыМПР России по Амурской области Региональная энергетическая комиссия прокуратура Амурской области прокурор области Амурский областной суд председатель областного суда Наименование актов Устав (основной Закон) Амурской области Закон Амурской области от 30.12.2002 N 159-ОЗ "Об областномбюджете на 2003 год" проект закона Амурской области постановление Главы Администрации области от 21.03.2003 N 205 "Обобразовании государственной жилищной инспекции Администрации Амурскойобласти" постановление губернатора Амурской области Положение об областной комиссии по вопросам финансовой иинвестиционной политики, утвержденное постановлением ГлавыАдминистрации области от 26.05.99 N 306 (в редакции постановленийГлавы Администрации области от 05.09.2000 N 554, от 22.06.2001, от07.12.2001 N 738, от 16.05.2002 N 292, от 27.08.2002 N 524, от31.10.2002 N 634, от 28.11.2002 N 611) распоряжение Главы Администрации области от 17.03.2003 N 191-р "Овнесении изменений и дополнений в распоряжение Главы Администрацииобласти от 04.03.2003 N 160-р распоряжение губернатора Амурской области постановление Амурского областного Совета народных депутатов от23.01.2003 N 237 "О Законе Амурской области "О бюджете областноговалютного фонда на 2003 год" приказ руководителя аппарата Главы Администрации области от31.10.2002 N 5-к "О переводе работников аппарата Главы Администрацииобласти" приказ руководителя аппарата губернатора Органы местного самоуправления муниципальное образование Архаринский район глава администрации Белогорского района глава местного самоуправления Благовещенского района глава городского самоуправления - мэр города Благовещенска Написание некоторых названий, дат и чисел Условные имена собственные В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях,приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова Родина,Отчизна, Человек и другие. Слово государственный пишется с прописной буквы в следующихсловосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации Государственный гимн Российской Федерации Государственный флаг Российской Федерации но: государственная граница Российской Федерации Рекомендуемые обозначения периодов, чисел и дат 1980-е годы в 2000-2001 годах; в 2000 - 2001 гг. с 1996 по 2000 год в 1999-м (если нет слова "год") за 80 - 90-е годы в 1920-е годы в период 1950 год - 1960-е годы в 1860 - 80-е годы в зимний период 2000/01 года 2001/02 учебный год второе полугодие первый квартал 20 апреля 2001 года с 2 по 20 мая (но: со второго по двадцатое мая) в 20-х числах марта XXI век от одного до трех лет в пять-шесть раз (но в пять - десять раз) в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше) за 20 лет две минуты на 30 минут март - апрель день-два две трети голосов одна четвертая часть населения 3 процента, 100 процентов, 66,5 процента 50-процентное 7 килограммов, 70 килограммов 6 рублей, 16246385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс.рублей) 241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили 4 куб. метра, 500 куб. метров 21 млрд. киловатт-часов 12 тыс. кв. метров на 600 гектарах 40 центнеров с гектара инвалид I группы, рабочие III разряда 30-й ряд Склонение некоторых имен и фамилий При склонении иностранных имен и фамилий используются формырусских склонений: Карел Чапек - Карела Чапека, Эдек - Эдека. Владек -Владека. Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук,склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятсяк женщинам: студенту Рекемчуку - студентке Рекемчук, с АвгустомШлегелем - с Каролиной Шлегель. Не склоняются фамилии на -аго, -яга, -ых, -их, -ово. Дубяго, Седых, Доровских, Дурново. Японские фамилии чаще не склоняются. Нерусские фамилии на -а, -я с предшествующим -и не склоняются:стихи Гарсия, рассказы Гулия. Не склоняются финские фамилии, оканчивающиеся на -а: встреча с Куусела. В мужских именах, оканчивающихся на согласный и пишущихся сдефисом, склоняется лишь последняя часть: Хорун-оол - Хорун-оолу, Шой-Сюрюн - Шой-Сюрюну. Не склоняются мужские и женские имена, оканчивающиеся на -е, -и,-о, -у, -ы: Карине, Отари, Мари, Вано, Ману. Приложение N 6 (к п. 3.2.14) ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания,экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей,ведение дел в арбитражных судах и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах,научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстверабот и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство,технические и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ РАСХОДА; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосвершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении); ПИСЬМА гарантийные; ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляциюк договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использованиибюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейсязаработной плате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ И УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОГОВОРЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ ИОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ Приложение N 7 (к п. 4.3.7.1) ОбразецМОСКВА КРАСНОПРЕСНЕНСКАЯ 2ЗАМЕСТИТЕЛЮ ПРЕДСЕДАТЕЛЯПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИГОРДЕЕВУ АВ=В АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАВЕРШЕНА УБОРКА ЗЕРНОВЫХ КУЛЬТУР тчк БЛАГОДАРЯСЛАЖЕННЫМ ДЕЙСТВИЯМ И ОГРОМНОМУ ТРУДУ ВСЕХ ТРУЖЕНИКОВ ПОЛЕЙ зптРУКОВОДИТЕЛЕЙ ХОЗЯЙСТВ УДАЛОСЬ ВЫРАСТИТЬ И УБРАТЬ НАИВЫСШИЙ ЗА ВСЮИСТОРИЮ ЗЕМЛЕДЕЛИЯ В ПРИАМУРЬЕ УРОЖАЙ ЗЕРНОВЫХ КУЛЬТУР - ОКОЛО 20ЦЕНТНЕРОВ С ГЕКТАРА ПОСЕВНЫХ ПЛОЩАДЕЙ тчк = НР 64ЗАМГУБЕРНАТОРА АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ НГ КУЛЕШОВ__________________________________________________________________Заместитель губернатора Амурской области подпись Н.Г.КулешовМ.П.Исх. N 64Получена: "___" час. "__" мин.Отправлена: "__" час. "__" мин. __ _____________ 2002 г.Оператор: __________________ (подпись)Исполнитель: _______________ (Ф.И.О.)Телефон: ___________________ Приложение N 8 (к п. 5.2.2) ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ 1. Письма, присланные для сведения. 2. Сводки и информация, присланные для сведения. 3. Учебные планы, программы. 4. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций,совещаний. 5. Поздравительные письма и пригласительные билеты. 6. Бухгалтерские документы (передаются в финансовый отдел). 7. Печатные издания. 8. Формы статистической отчетности. 9. Сообщения о совещаниях. 10. Месячные, квартальные, полугодовые, годовые и др. отчеты. Приложение N 9 (к п. 6.2.1) Образец Герб Амурской области -- -+ АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Руководитель аппарата ______________________________ 31.12.2003 N 01-51 (подпись, фамилия, инициалы) __________ _____ _______________ 2003 -- -+ на 2004 год+----------------------------------------------------------------+¦Индекс дела¦ Заголовок ¦Количество ¦ Срок хранения ¦Примечани妦 ¦дела (тома,¦дел (томов,¦ дела (тома, ¦ ¦¦ ¦ частей) ¦ частей) ¦ части) и N ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦статей по перечню¦ ¦+-----------+-----------+-----------+-----------------+----------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+----------------------------------------------------------------¦¦ Название раздела ¦+----------------------------------------------------------------¦+----------------------------------------------------------------+Наименование должности руководителя Расшифровкаструктурного подразделения подпись подписиДатаИтоговая запись о категориях и количестве дел, заверенных в ______году в структурном подразделении+----------------------------------------------------------------+¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦¦ ¦ +----------------------------¦¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦+------------------------+----------+-----------+----------------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦+------------------------+----------+-----------+----------------¦¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦+------------------------+----------+-----------+----------------¦¦Временного (свыше 10 ¦ ¦ ¦ ¦¦лет) ¦ ¦ ¦ ¦+------------------------+----------+-----------+----------------¦¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------------------------------------------+Наименование должности ответственного Расшифровказа делопроизводство подпись подписиДатаИтоговые сведения переданы в службу ДОУНаименование должности передавшего Расшифровкасведения подпись подписиСОГЛАСОВАНОПротокол ЭПМК управления по делам архивовАдминистрации областиот _____________ N ______ Приложение N 10 (к п. 6.4.1) Образец ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ +------------------+______________________________________________¦Ф. N ____________¦______________________________________________¦Оп. N ____________¦______________________________________________¦Д. N ____________¦ +------------------+__________________________________________________________________ (наименование архива)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО N ____ ТОМ N ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела)__________________________________________________________________ (дата) На _________ лист Хранить __________+------------------+¦Ф. N ____________¦¦Оп. N ____________¦¦Д. N ____________¦+------------------+