Приложение к Постановлению от 13.07.2006 г № 626 Дополнение

Дополнения в номенклатуру дел избирательной комиссии амурской области (раздел 03 - документация по вопросам внедрения и использования гас "Выборы", раздел 05 - документация по вопросам документационного обеспечения избирательной комиссии амурской области)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
03-07	Формы сведений (в том числе в электронном виде), передаваемых СА КСА ТИК главами местных администраций муниципальных образований		ДМН, но не менее 1 года ст. 243
03-08	Протоколы работы по вводу в базу данных ГАС "Выборы" сведений о гражданах, некорректные сведения		ДМН, ст. 243
03-09	Обращения к информационным ресурсам ГАС "Выборы"		ДМН, ст. 243
05-13	Журнал учета входящих документов, полученных по электронной почте ГАС "Выборы"		Постоянно, ст. 409
05-14	Журнал учета входящих сведений об избирателях, необходимых для формирования и ведения регистра избирателей, участников референдума		Постоянно, ст. 409
05-15	Журнал учета исходящих сведений о гражданах Российской Федерации для проверки сведений, необходимых для формирования и ведения регистра избирателей, участников референдума, передачи протоколов работы по вводу в базу данных ГАС "Выборы"		Постоянно, ст. 409
05-16	Журнал учета доступа к информационным ресурсам ГАС "Выборы"		Постоянно Ст. 409

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
1.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в избирательной комиссии Амурской области.
Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", другими федеральными законами, постановлениями и другими нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Порядком использования электронной почты в составе ГАС "Выборы", утвержденным постановлением Центризбиркома от 21 июля 2004 г. N 51, с ГОСТ Р 6.30-2003, а также основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления.
1.2.Делопроизводство в избирательной комиссии Амурской области (далее - избирательная комиссия) осуществляется с использованием подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы") - ПИ Дело ИРЦВ.80363-01, а также при необходимости с использованием журнальной формы.
1.3.Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии и работников ее аппарата.
1.4.Председатель избирательной комиссии распоряжением определяет ответственных за ведение делопроизводства работников аппарата избирательной комиссии, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе с использованием подсистемы ГАС "Выборы"), информируют председателя о состоянии их исполнения, организуют справочно-информационную работу в подразделении, готовят проект номенклатуры дел избирательной комиссии, формируют дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивают их сохранность, готовят и передают дела в Государственный архив Амурской области (далее - госархив), выдают работникам документы и дела, контролируют их возврат, знакомят работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, исполняют иные обязанности в соответствии с их должностными регламентами.
1.5.Обеспечение функционирования делопроизводства с использованием подсистемы документооборота ГАС "Выборы" ПИ Дело ИРЦВ.80363-01 (далее - подсистемы ГАС "Выборы") осуществляет работник аппарата избирательной комиссии, ответственный за делопроизводство.
1.6.В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание ответственному за делопроизводство передать неисполненные документы другому исполнителю.
2.Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции
2.1.Доставка документов в избирательную комиссию осуществляется почтовой, специальной (фельдъегерской) связью, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным.
Прием документов, поступивших по электронной почте ГАС "Выборы", осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии Амурской области и регистрируется в журнале учета входящих документов, полученных по электронной почте ГАС "Выборы" (приложение N 1), откуда документы незамедлительно передаются ответственному за делопроизводство для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (приложение N 2).
Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы.
2.2.Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в избирательную комиссию корреспонденции производятся ответственным за ведение делопроизводства.
2.3.Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах.
2.4.При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.
2.5.Если при вскрытии конверта обнаружены отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется в двух экземплярах акт, один их которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6.Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.
2.7.Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу (приложение N 3) и передаются адресатам в закрытом виде под расписку. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после чего передаются исполнителям согласно резолюции.
2.8.Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 4).
2.9.Регистрации подлежат все документы, поступающие в избирательную комиссию фельдсвязью, спецсвязью, почтой, электронной почтой ГАС "Выборы" или нарочным, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях.
2.10.При регистрации поступившего документа в автоматизированной системе делопроизводства на карточку, в журнал (далее - регистрационная форма) вводятся следующие обязательные данные: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, номер и дата документа, регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и списании документа в дело.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
2.11.Зарегистрированные документы рассматриваются председателем избирательной комиссии, затем документы с резолюцией председателя (заместителя председателя или секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи копий документов исполнителям, которые расписываются в их получении в журнале регистрации входящей корреспонденции.
Подлинники входящих документов остаются у ответственного за делопроизводство на контроле до момента исполнения документа. Подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой.
Исполненные документы с отметкой исполнителя списываются и помещаются в дело ответственным за делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии на текущий год.
Ответственный за исполнение документа организует исполнение документа в установленный срок.
2.12.Исполненные документы с отметкой исполнителя списываются в дело председателем избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел избирательной комиссии.
2.13.Передача документов от одного сотрудника аппарата или члена комиссии к другому осуществляется только после внесения соответствующей записи в журнал учета входящей корреспонденции либо в контрольную карточку (приложение N 5).
3.Отправка исходящих документов
3.1.Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Отправка из избирательной комиссии писем, телеграмм и других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан, производится ответственным за делопроизводство ежедневно, с 9 до 16 часов, кроме выходных и праздничных дней.
3.2.При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес адресата.
3.3.Подписанные председателем избирательной комиссии (заместителем председателя, секретарем) письма и телеграммы вместе с завизированными исполнителями копиями передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа согласно прилагаемому реестру исходящих документов, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
3.4.Все исходящие документы регистрируются с помощью подсистемы ГАС "Выборы" ответственным за делопроизводство (приложение N 6).
3.5.В зависимости от характера и срочности доставки документы, как правило, отправляются адресату фельдсвязью, спецсвязью, почтой, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным.
3.6.Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в избирательную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
3.7.Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует и передает его на отправку ответственному за делопроизводство.
Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
3.8.Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки, ("Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом.
3.9.Документы без отметок, характеризующих степень срочности их доставки оформляются и отправляются по мере их поступления.
3.10.Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии.
3.11.Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
3.12.Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
3.13.Неправильно оформленные исходящие документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
4.Работа с обращениями граждан
4.1.Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
4.2.Все обращения граждан, в том числе и переадресованные в избирательную комиссию из других организаций, регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (приложение N 7).
4.3.При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения обращения, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным документам, подобранные с использованием автоматизированной системы "Дело".
4.4.Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.
Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой.
4.5.Обращения граждан после регистрации передаются председателю (в отсутствие председателя - заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии для проставления резолюции.
4.7.Обращения граждан с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи их копий исполнителям, которые расписываются в получении в регистрационном журнале.
Обращения граждан рассматриваются исполнителем в соответствии с резолюцией в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.8.Если письменное обращение гражданина содержит вопросы, не относящиеся к компетенции избирательной комиссии, то оно по поручению председателя избирательной комиссии в течение пяти дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за подписью секретаря комиссии в организацию или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в письме вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращение, о переадресации обращения. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок пересылки ответа автору письма, а при необходимости - и в избирательную комиссию.
В случае если решение поставленных в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
4.9.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
4.10.В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 4.9 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суд.
4.11.Письменные обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются не позднее 30 дней со дня регистрации.
В случаях если для рассмотрения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер по представлению исполнителем докладной записки, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены председателем избирательной комиссии, но не более чем на 30 дней. Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Если обращение гражданина поступило в избирательную комиссию в период избирательной кампании и касается вопросов, относящихся к этой кампании, письменный ответ на него дается в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования. Если указанное обращение гражданина поступило в день голосования или в день, следующий за днем голосования, ответ на него дается незамедлительно. Если факты, содержащиеся в таких обращениях, требуют дополнительной проверки, ответы на них даются не позднее чем в десятидневный срок.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются до полного рассмотрения вопроса по существу.
Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
4.12.Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело" секретарем комиссии по представлению ответственного за делопроизводство. В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
4.13.Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в них вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.
4.14.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.15.В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
4.16.Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования (Интернет), регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном законом порядке. Ответы на такие обращения граждан направляются по почтовым адресам, указанным в обращениях. В случае если в обращении почтовый адрес не указан, ответ на данное обращение не дается.
4.17.Личный прием граждан ведется избирательной комиссией по графику, утвержденному председателем избирательной комиссии.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном порядке.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
5.Основные требования к подготовке и оформлению документов
5.1.Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ.
Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение документов и соисполнителями. Виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
5.2.Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 8).
5.3.При подготовке и оформлении документов используется 30 реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение N 9).
5.4.При оформлении документов используются следующие основные реквизиты:
5.4.1.Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования. Форма написания дат может быть словесно-цифровой или цифровой. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 20 сентября 2005 года или 20.09.2005.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 сентября 2005 года.
5.4.2.Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:

                                     Аппарат Амурского областного Совета
                                     народных депутатов
                                     Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

                                     Институт законодательства
                                     и сравнительного правоведения
                                     при Правительстве Российской Федерации
                                     Заведующему отделом
                                     П.П.Петрову

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. Например:

                                     Петрову П.П.
                                     ул. Ленина, дом 4, кв. 5,
                                     г. Зея, 614000

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат".
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например:

                                     Заместителю директора Всероссийского
                                     научно-исследовательского института
                                     документоведения и архивного дела
                                     И.И.Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

                                     Всероссийский научно-исследовательский
                                     институт документоведения и архивного
                                     дела
                                     Б.Черкасский пер., д. 5, г. Москва, 100000

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно. Например:

                                     Председателям территориальных
                                     избирательных комиссий
                                     Амурской области

Текст документа не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
5.4.3.Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется, как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата A5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме...").
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
5.4.4.Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Например:

                                            Иванову И.И.
                                            Петрову П.П.
                                            Прошу подготовить проект письма
                                            к 21.02.2005
                                            Личная подпись
                                            6.02.2005

При оформлении резолюции к документу на отдельном листе обязательно указываются регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.
Как правило, на документе ставится только одна резолюция.
5.4.5.Реквизит "Текст документа". Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например:

                              1. Раздел
                              1.2. Подраздел
                              1.2.3. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
5.4.6.Реквизит "Подпись". В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например:

    Заместитель председателя                подпись               инициалы,
                                                                    фамилия

Если документ оформляется не на бланке, то указываются полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:

    Заместитель председателя
    избирательной комиссии
    Амурской области                     подпись          инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

    Председатель
    избирательной комиссии
    Амурской области                     подпись          инициалы, фамилия
    Главный бухгалтер                    подпись          инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

    Председатель ПОИК                         Председатель ИК КПАО
    подпись     инициалы, фамилия             подпись     инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например:

    Председатель комиссии                     подпись     инициалы, фамилия
    Члены комиссии                            подпись     инициалы, фамилия
                                              подпись     инициалы, фамилия
                                              подпись     инициалы, фамилия

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Исходящие письма направляются за подписью председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии.
5.4.7.Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

    Приложения: 1. Положение об экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
                2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

    Приложение: письмо избирательной комиссии Амурской области от
                15.05.2005 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.
                в 1 экз.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:

                                                   Приложение
                                     к постановлению избирательной комиссии
                                                Амурской области
                                       от 29 января 2005 года N 138/995-2
                                                   Приложение
                                          к распоряжению председателя
                                    избирательной комиссии Амурской области
                                         от 26 октября 2005 года N 275

При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.
5.4.8.Реквизит "Отметка об исполнителе". Фамилия (или Ф.И.О.) исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

    И.И.Иванов      или      Иванов Иван Иванович
    202-13-13                202-13-13

5.4.9.Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например:

                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                     Заместитель председателя избирательной
                                            комиссии Амурской области
                                     подпись              инициалы, фамилия
                                                   25.01.2005

Если документ утверждается постановлением, решением, распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

                                                    УТВЕРЖДЕНО
                                      постановлением избирательной комиссии
                                                 Амурской области
                                         от 22 сентября 2005 года N 01/02

Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5-межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
5.4.10.Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты. Например:

    СОГЛАСОВАНО
    Секретарь избирательной комиссии
    Амурской области
    подпись        инициалы, фамилия
    28 января 2005 года

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то "Гриф согласования документа" оформляется следующим образом:

    СОГЛАСОВАНО
    Протокол заседания профкома
    от 26 октября 2005 года N 168
    или:
    СОГЛАСОВАНО
    Письмо ГАПО
    от 20 октября 2005 года N 5-10/49

"Гриф согласования документа" располагается ниже реквизита "Подпись".
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

    Начальник отдела
    бухгалтерского учета
    подпись        инициалы, фамилия
    25.04.2005

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

    Замечания прилагаются
    Начальник отдела бухгалтерского учета
    подпись         инициалы, фамилия
    25.03.2005

Замечания прилагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа или в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа (письма).
5.4.11.Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например:

    Верно
    Ведущий специалист избирательной
    комиссии Амурской области
    подпись        инициалы, фамилия
    28.02.2005

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
5.4.12.Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или касающихся расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
5.4.13.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись.
Данный реквизит располагается на последнем листе лицевой стороны документа в нижней его части, при отсутствии места, свободного от текста, отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.
5.4.14.Реквизит "Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)". Идентификатор (имя файла на магнитном носителе) обязательно проставляется в левом углу нижнего поля каждой страницы документа шрифтом N 8, например: В0301012.doc.
6.Прием и передача служебной информации по электронной почте и по каналам факсимильной связи
6.1.Работа с электронной почтой определяется Порядком использования электронной почты в составе ГАС "Выборы", утвержденным постановлением Центризбиркома от 21 июля 2004 г. N 51.
6.2.Прием документов, адресованных избирательной комиссии (официальная почта) по электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии, находящийся у руководителя информационного центра избирательной комиссии.
6.3.Документы, полученные по электронной почте, передаются ответственному за делопроизводство, который регистрирует их в установленном порядке.
6.4.Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, исполнитель представляет ответственному за делопроизводство отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный исполнителем.
Ответственный за делопроизводство регистрирует исходящий документ.
6.5.Зарегистрированное исходящее письмо вместе с машиночитаемой копией передается системному администратору для отправки.
6.6.Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.
6.7.Факсимильные аппараты, как правило, устанавливаются у председателя (заместителя председателя избирательной комиссии) и у ответственного за делопроизводство.
6.8.В случае передачи документов, подписанных председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы у ответственного за делопроизводство.
6.9.Ответственный за делопроизводство передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.
Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами "Для служебного пользования" и "Не для печати".
Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату фельдъегерской связью или письмом.
6.10.Факсограммы, поступившие в избирательную комиссию, регистрируются в установленном порядке.
7.Прием и передача служебной информации, материалов при формировании и ведении регистра избирателей, участников референдума. Хранение документов, в том числе на машиночитаемых носителях
7.1.Прием, обработка и регистрация поступающей в информационный центр избирательной комиссии Амурской области информации, материалов, сведений об избирателях, в том числе на машиночитаемых носителях, при формировании и ведении регистра избирателей, участников референдума, а также их передача производятся ответственными работниками аппарата комиссии, выполняющими функции системных администраторов соответствующих КСА ТИК ГАС "Выборы" Амурской области (далее - СА КСА ТИК).
7.2.Сведения об избирателях, участниках референдума (далее - сведения об избирателях) передаются в установленные избирательной комиссией сроки главами местных администраций СА КСА ТИК. Указанные сведения представляются на бумажных носителях по формам, утвержденным ПОИК, а также при наличии технических возможностей - на машиночитаемом носителе (формат файла - *.txt, *.dbf, *.xls) по акту приема-передачи сведений о гражданах Российской Федерации (приложение N 10).
7.3.Сведения об избирателях подлежат регистрации в журнале учета входящих сведений об избирателях с указанием следующей информации: дата поступления сведений, входящий регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенного косой чертой, наименование организации (ОМС), приложение к документу (наличие машиночитаемого носителя), наличие акта приема-передачи, роспись исполнителя (приложение N 11).
7.4.Сведения об избирателях являются информацией конфиденциального характера, в связи с чем доступ к ней ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. СА КСА ТИК несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
7.5.Сведения об избирателях, поступившие на бумажных носителях, подлежат хранению в запирающихся шкафах, в помещениях, где располагается комплекс средств автоматизации ГАС "Выборы" соответствующей территории. Сведения об избирателях (в том числе на машиночитаемых носителях) уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке через один год со дня их получения с составлением акта об уничтожении в присутствии СА КСА ТИК и председателя территориальной избирательной комиссии.
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путем сжигания в присутствии председателя соответствующей избирательной комиссии и СА КСА ТИК.
Исключаются ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное уничтожение документов, позволяющие восстановить их.
Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых остается у СА КСА ТИК, второй передается в избирательную комиссию. Акты об уничтожении сведений об избирателях подлежат хранению в течение сроков, установленных номенклатурой дел избирательной комиссии.
В случае обжалования итогов голосования на соответствующей территории сведения об избирателях не уничтожаются до момента принятия соответствующей избирательной комиссией решения либо до дня вступления в законную силу судебного решения по жалобе.
7.6.При выявлении некорректных сведений об избирателях СА КСА ТИК направляет их на бумажном носителе, а также в машиночитаемом виде главе местной администрации для проверки.
Некорректные сведения подлежат регистрации в журнале учета исходящих сведений о гражданах Российской Федерации для проверки сведений, необходимых для формирования и ведения регистра избирателей, передачи протоколов работы по вводу в базу данных ГАС "Выборы" с указанием следующей информации: дата передачи сведений (протоколов) главе местной администрации, исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенного косой чертой, адресат, краткое содержание документа, должность, Ф.И.О. получателя сведений (протоколов), дата, роспись в получении сведений (протоколов), отметка об исполнении (приложение N 12).
В этом же порядке с соответствующей регистрацией в журнале учета передаются главе местной администрации протоколы работы по вводу в базу данных ГАС "Выборы".
7.7.Доступ к информационным ресурсам ГАС "Выборы", содержащим и не содержащим персональные данные, осуществляется в порядке, установленном федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и избирательной комиссии. При этом СА КСА ТИК обязан выполнять требования инструкции по обеспечению информационной безопасности и вести журнал учета доступа к информационным ресурсам ГАС "Выборы" (приложение N 13).
7.8.Системный администратор комплекса средств автоматизации территориальной избирательной комиссии (далее - СА КСА ТИК) на основании сведений об избирателях формирует территориальный фрагмент регистра избирателей и передает его главе местной администрации в установленные сроки на защищенном от записи машиночитаемом носителе по акту, указанному в приложении N 13.1. Акт передачи подписывается председателем, СА КСА ТИК и главой местной администрации. Акт передачи сведений об избирателях составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у СА КСА ТИК, второй экземпляр передается главе местной администрации. Акты о передаче сведений об избирателях подлежат хранению в течение сроков, установленных номенклатурой дел избирательной комиссии.
Копия фрагмента хранится на КСА ТИК ГАС "Выборы" в течение одного года с момента формирования.
7.9.Зарегистрированный документ, информация, материал после обработки, исполнения, использования помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
7.10.Хранение документов, в том числе на машиночитаемых носителях, образуемых при формировании и ведении регистра избирателей, участников референдума, а также их уничтожение осуществляются в соответствии с настоящей Инструкцией, в том числе с использованием специального оборудования (сейфы, запирающиеся металлические шкафы и т.п.) территориальной избирательной комиссии.
8.Подготовка, оформление и выпуск документов, рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии. Протокол заседания избирательной комиссии
8.1.Проект повестки дня заседания избирательной комиссии готовит секретарь избирательной комиссии.
Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется на основании планов работы, поручений, содержащихся в постановлениях Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии, в сроки, предусмотренные регламентом избирательной комиссии, и после согласования с председателем избирательной комиссии подписывается секретарем избирательной комиссии.
8.2.Материалы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами избирательной комиссии с привлечением в случае необходимости специалистов.
8.3.Представляемые к рассмотрению на заседании избирательной комиссии материалы должны включать проект постановления, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, методическое письмо, список, перечень, план, отчет, цифровая таблица, справка, информация, таблицы поправок и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь реквизит "Заголовок к тексту".
8.4.Проекты документов, представляемые на рассмотрение избирательной комиссии, визируются непосредственными исполнителями и членами избирательной комиссии, отвечающими за подготовку данного вопроса. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются главным бухгалтером избирательной комиссии. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта.
8.5.Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансового характера, оно должно быть завизировано главным бухгалтером.
8.6.К проекту документа приобщаются подлинники материалов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.
8.7.После просмотра и внесения в материалы необходимых поправок секретарь избирательной комиссии пишет на проектах представленных документов резолюцию "На заседание", расписывается и передает весь комплект материалов для тиражирования.
8.8.Ответственный за подготовку заседания избирательной комиссии комплектует папки с материалами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии, направляет их членам избирательной комиссии, в том числе членам комиссии с правом совещательного голоса, в установленный регламентом избирательной комиссии срок.
8.9.Накануне дня заседания исполнитель документа представляет секретарю избирательной комиссии список приглашенных на заседание избирательной комиссии. В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название представляемого органа.
8.10.Перед началом заседания работник, ответственный за подготовку заседания, регистрирует по списку лиц, приглашенных на заседание. Данный список представляется председателю и секретарю избирательной комиссии.
8.11.Материалы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, должны быть при необходимости доработаны.
Срок доработки документов определяется регламентом избирательной комиссии, но не должен превышать пяти рабочих дней после заседания, если иной срок не оговорен на заседании комиссии.
8.12.При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения.
8.13.Текст постановления в обязательном порядке печатается на бланке установленного образца. Документ, подлежащий подписанию, представляется на окончательное визирование лицам, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.
8.14.Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению материалов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, а также главным бухгалтером избирательной комиссии, если в приложении содержатся вопросы финансового характера.
8.15.Если вопросы, содержащиеся в постановлении, касаются деятельности одной или нескольких организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указываются наименование органа (организации), должность, фамилия, инициалы должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись. Лист согласования подписывается исполнителем, согласовавшим документ.
8.16.К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.
8.17.Копии постановления избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения на заседании вопроса послужило их обращение в избирательную комиссию.
8.18.Список рассылки документа подписывается исполнителем и утверждается секретарем избирательной комиссии.
8.19.Постановления избирательной комиссии подписываются председателем и секретарем избирательной комиссии.
8.20.Если на заседании избирательной комиссии функции председателя избирательной комиссии осуществлял заместитель председателя комиссии, а в его отсутствие - секретарь или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи на протоколе и постановлении оформляются в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность избирательной комиссии.
8.21.После подписания постановления избирательной комиссии регистрируются и им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер постановления состоит из номера протокола заседания, порядкового номера постановления, разделенных косой чертой, и номера созыва комиссии через дефис. Соответствующие реквизиты вносятся в электронной версии документов.
8.22.Если принятое на заседании избирательной комиссии постановление подлежит размещению в сети Интернет на официальном сайте избирательной комиссии, электронная копия такого постановления передается ответственным за подготовку заседания избирательной комиссии начальнику информационного центра избирательной комиссии.
8.23.Нумерация постановлений осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.
8.24.Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает секретарь избирательной комиссии.
Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать избирательной комиссии.
8.25.Заседание избирательной комиссии оформляется протоколом установленной формы.
8.26.Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата избирательной комиссии, приглашенных на заседание.
Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список.
8.27.В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение избирательной комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования.
К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений.
8.28.Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем избирательной комиссии.
8.29.Протоколы заседаний избирательной комиссии оформляются в срок, установленный нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность избирательной комиссии.
8.30.Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера, начиная с первого со дня формирования избирательной комиссии в течение срока ее полномочий.
8.31.Протоколы заседаний избирательной комиссии и документы к ним подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии и хранятся отдельно от других документов.
9.Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии
9.1.Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии готовятся по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.
9.2.Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
9.3.В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, наименование организации (автора документа), дата, номер, заголовок.
9.4.В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.
9.5.Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.
9.6.В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.
9.7.Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии печатаются на бланке установленной формы шрифтом N 14 или N 12.
9.8.При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
9.9.Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения.
9.10.Проект распоряжения председателя избирательной комиссии должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, и членом избирательной комиссии, курирующим соответствующее направление работы. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта распоряжения.
Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза главного бухгалтера.
9.11.Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распоряжения в нижней его части.
9.12.Распоряжения председателя избирательной комиссии регистрируются в соответствующих журналах учета распоряжений, а также с использованием подсистемы ГАС "Выборы" и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения, в соответствии с номенклатурой дел ответственным за делопроизводство.
9.13.Распоряжениям председателя избирательной комиссии по деятельности присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется индекс "р".
9.14.В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами "Назначить", "Перевести", "Уволить", "Премировать" и так далее. Каждый пункт распоряжения должен быть точно сформулирован в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации и ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации".
9.15.Подписанные распоряжения по кадровым вопросам оформляются и регистрируются ответственным за делопроизводство отдельно от распоряжений по общим вопросам (деятельности).
9.16.Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года и каждого индекса:
распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении, отпуске по уходу за ребенком, помимо номера, присваивается индекс "л/с";
распоряжениям о командировании - индекс "лк";
распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, об очередных и учебных отпусках - индекс "к".
9.17.Распоряжение подписывает председатель избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместитель председателя или исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии.
10.Контроль за исполнением документов
10.1.Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; постановления избирательной комиссии Амурской области, распоряжения председателя избирательной комиссии, планы мероприятий, входящие документы с учетом резолюций председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, исходящие письма, требующие ответа; письма и телеграммы граждан.
10.2.Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на секретаря избирательной комиссии.
10.3.Распоряжения председателя избирательной комиссии и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах.
10.4.Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и исчисляются в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
10.5.В случае указания во входящем документе срока, к которому предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не указан другой, как правило, должен соблюдаться.
10.6.Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок.
10.7.Срок исполнения документа может быть продлен только председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
10.8.На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка в двух экземплярах (приложение N 5). Один экземпляр карточки находится у работника, ответственного за делопроизводство избирательной комиссии, а другой вместе с документом направляется исполнителю.
10.9.После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы, и автору дан ответ по существу.
Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и в карточке делается отметка о снятии с контроля.
Основаниями для снятия документа с контроля являются:
письменное предложение на имя лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов, о снятии поручения с контроля, подписанное исполнителями и согласованное с лицом, давшим поручение;
постановление избирательной комиссии, распоряжение председателя комиссии по результатам исполнения документа;
ответ на поступивший документ, подписанный председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.
Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на самом документе и контрольной карточке.
10.10.Документ не является исполненным, если он пересылается для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы, организации и учреждения. В этом случае исполнитель ставит в регистрационной карточке отметку о продлении срока рассмотрения документа до получения ответа.
Документ является исполненным, если он направлен в иные органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для информирования автора о результатах.
10.11.Постановление избирательной комиссии снимается с контроля по решению избирательной комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.
10.12.Контроль за сроками исполнения документов, своевременное внесение в контрольную карточку текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений осуществляются ответственным за делопроизводство в избирательной комиссии.
10.13.Ответственный за делопроизводство в избирательной комиссии ежемесячно представляет председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии письменную информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов.
11.Изготовление и использование печатей и штампов
11.1.Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности избирательной комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем (заместителем председателя) избирательной комиссии.
11.2.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в избирательной комиссии используются гербовые и другие печати.
11.3.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы.
11.4.Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. N 2050.
Герб Амурской области помещается на печатях в соответствии с нормативными правовыми актами Амурской области.
Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами.
11.5.Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
11.6.Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (приложение N 14). Печати и штампы выдаются работникам аппарата избирательной комиссии, в чем они расписываются в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
Ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.
11.7.Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.
11.8.Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ответственному за делопроизводство, который их уничтожает, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.
11.9.Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников аппарата избирательной комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются ответственному за делопроизводство, о чем делается отметка в журнале учета печатей и штампов.
12.Порядок разработки бланков документов
12.1.Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 для изготовления бланков могут быть использованы следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента от 30 ноября 1993 г. N 2050);
герб Амурской области (регламентируется соответствующими нормативными актами Амурской области);
эмблема (проставляется на бланках в соответствии с Законом Российской Федерации "О товарных знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен герб Амурской области);
код организации;
код формы документа;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
наименование избирательной комиссии;
справочные данные об избирательной комиссии;
наименование вида документа;
текст документа - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов).
Используются также отметки для расположения реквизитов:
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
заголовок к тексту;
отметка о контроле.
12.2.При разработке бланков документов используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение N 9).
12.3.Для бланков должна применяться бумага формата A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).
12.4.Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или в исключительных случаях слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
12.5.На бланках документов должны быть поля: левое - не менее 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
12.6.Бланки документов должны изготавливаться типографским способом. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита герб Амурской области и являющиеся объектом строгой отчетности. Использование ксерокопий данных бланков не допускается.
12.7.В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков (приложение N 15):
общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
бланк письма;
бланк постановления избирательной комиссии;
бланк повестки дня заседания комиссии;
бланк протокола заседания избирательной комиссии;
бланк распоряжения председателя избирательной комиссии.
12.8.Общий бланк может включать следующие реквизиты:
герб Амурской области или эмблему избирательной комиссии (в соответствии с нормативным правовым актом, регламентирующим деятельность избирательной комиссии);
наименование организации;
место составления или издания документа;
кроме этих реквизитов на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов:
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
отметка о контроле.
12.9.Бланк письма может включать следующие реквизиты:
герб Амурской области или эмблему избирательной комиссии;
наименование избирательной комиссии;
справочные данные о комиссии (сведения о почтовом и телеграфном адресе, номера справочных телефонов, факсов, расчетных счетов в банке, адрес электронной почты);
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
При необходимости бланк письма включает в себя ограничительные отметки для верхних и нижних границ зон расположения реквизитов:
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
резолюция;
заголовок к тексту;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
12.10.Бланки могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
12.11.Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.
13.Составление и утверждение номенклатуры дел
13.1.Делопроизводство в избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения по установленной форме (приложение N 16).
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
13.2.Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в перечне, устанавливается избирательной комиссией по согласованию с Центральной избирательной комиссией Российской Федерации и госархивом.
При определении сроков хранения следует также руководствоваться постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, определяющими сроки хранения избирательной документации, и примерной номенклатурой дел избирательной комиссии, утвержденной Центральной избирательной комиссией Российской Федерации.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
13.3.Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых на территории Амурской области в предстоящем году.
13.4.Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК управления по делам архивов администрации Амурской области, подписывается секретарем (или ответственным за делопроизводство) избирательной комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК управления по делам архивов администрации Амурской области один раз в пять лет, если нет изменений структурных подразделений избирательной комиссии.
13.5.В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем избирательной комиссии дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.
13.6.Резервные номера дел в номенклатуре дел избирательной комиссии не предусматриваются.
13.7.По окончании календарного года работник, ответственный за ведение делопроизводства, в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в госархив.
14.Формирование дел в избирательной комиссии
14.1.Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции и направляются исполнителем в дело. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись.
Данный реквизит располагается на последнем листе лицевой стороны документа в нижней его части, при отсутствии места, свободного от текста, отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.
14.2.В структурных подразделениях избирательной комиссии исполненные документы формируются в дела работником, исполнившим документ, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
14.3.При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о направлении в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
14.4.При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики, копии документов, полученных по электронной почте, и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
14.5.В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
14.6.Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.
Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.
Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии, в том числе подлинные постановления избирательной комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.
Распоряжения председателя избирательной комиссии по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и материалами группируются в дело отдельно от других распоряжений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года, и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета работников аппарата избирательной комиссии формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
14.7.В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
14.8.Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены секретные документы или документы с грифом "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для служебного пользования".
14.9.В структурных подразделениях избирательной комиссии ответственность за правильное формирование дел, сохранность документов до передачи их в архив несут руководители соответствующих отделов и работники групп.
15.Экспертиза ценности документов
15.1.Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
15.2.Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя избирательной комиссии создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), в функции которой входят также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.
15.3.ЭК в своей работе руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", федеральным и областным законодательством о выборах и референдумах, постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии Амурской области о порядке хранения и передачи в архив документов о выборах и референдуме, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива и управления по делам архивов администрации Амурской области, Положением об ЭК, настоящей Инструкцией.
15.4.Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
15.5.Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов (приложение N 17) рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
15.6.По результатам экспертизы ценности документов сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства избирательной комиссии, ежегодно составляет описи на дела постоянного (приложение N 18) и временного (более 10 лет) сроков хранения (приложение N 19), по личному составу (приложение N 20).
Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства избирательной комиссии, составляет также акты о выделении к уничтожению дел и документов по истечении сроков их хранения.
На ЭПМК управления по делам архивов администрации Амурской области представляются описи дел постоянного хранения для утверждения, описи дел по личному составу - для согласования.
Описи дел постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов утверждаются председателем избирательной комиссии.
15.7.При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя работниками аппарата избирательной комиссии и утверждается председателем избирательной комиссии.
15.8.Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании надобности могут уничтожаться без составления акта.
15.9.Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться или сжигаться.
15.10.Брошюровка (подшивка) дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
16.Оформление дел
16.1.Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, брошюрование (подшивка).
16.2.При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о направлении в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
Документы брошюруются по четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к брошюрованию металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов изымаются.
Документы брошюруются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.
16.3.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела, составление внутренней описи документов дела, брошюрование.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях) различного типа.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
16.4.Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 21). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
16.5.Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или тушью.
16.6.Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист.