Распоряжение Главы Администрации Амурской области от 11.12.2002 № 1120-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА
АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 11.12.2002 N 1120-р г.Благовещенск Утратилo силу - Распоряжение Губернатора Амурской области от 17.03.2010 г. N 90-р ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГОИМУЩЕСТВА Во исполнение Постановления Главы Администрации области от15.07.1999 N 414 "Об организации учета областного имущества и ореестре государственной собственности Амурской области": 1. Утвердить прилагаемые Правила ведения документации по учетуобластного имущества. 2. Заместителю Главы Администрации области - председателюкомитета администрации области по управлению государственнымимуществом Амурской области В.В. Терехову обеспечить ведениедокументации по учету областного имущества в соответствии свышеназванными Правилами. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю засобой. Глава Администрации Л.В. Коротков Приложение к распоряжению Главы Администрации Амурской области от 11.12.2002 N 1120-р ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведениядокументации по учету областного имущества, возложенного на комитетадминистрации области по управлению государственным имуществомАмурской области (далее - комитет) Положением об учете областногоимущества и ведении реестра областного имущества (далее - Положение),утвержденным постановлением Главы Администрации области от 15.07.1999N 414 "Об организации учета областного имущества и о реестрегосударственной собственности Амурской области". 2. К документации по учету областного имущества относятся: журнал учета заявлений на получение свидетельства о внесении вреестр областного имущества (далее - журнал учета заявлений); карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении вреестр областного имущества (далее - карточка учета бланков); журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр областногоимущества (далее - журнал учета свидетельств); журнал учета информации об областном имуществе, предоставляемойзаинтересованным лицам (далее - журнал учета информации); дела документов по учету областного имущества, имеющегося уюридических лиц (далее - дела документов). 3. Ведение документации, указанной в пункте 2 настоящих Правил,выполняется в отделах комитета, которые осуществляют учет областногоимущества. 4. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельствосуществляется в соответствии с Правилами учета, использования ихранения бланков свидетельства о внесении в реестр областногоимущества, утвержденными распоряжением Главы Администрации области от12.11.2002 N 986-р. 5. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информацииосуществляется на магнитных либо бумажных носителях (по усмотрениюкомитета). В случае ведения журналов на магнитных носителях должны бытьобеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней,страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с передачейих в архив комитета. В случае ведения журналов на бумажных носителях их листы должныбыть пронумерованы, прошиты и опечатаны. 6. Координацию работ по выполнению настоящих Правил осуществляетпредседатель комитета. II. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ НА ПОЛУЧЕНИЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА О ВНЕСЕНИИ В РЕЕСТР ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА 1. Журнал учета заявлений (приложение N 1) предназначен длявнесения записей о заявлениях после их регистрации подразделениемкомитета, отвечающим за делопроизводство, в соответствии с пунктом 8Положения. 2. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений указываетсяв графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в порядке поступлениязаявлений в комитет. Одна запись в журнале соответствует одномузаявлению юридического лица (заявителя). В случае заполнения всех листов журнала учета заявлений (при еговедении на бумажных носителях) открываются его продолжения 1, 2 и т.д.При этом порядковый номер записи не прерывается. 3. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления)заявления в подразделение комитета, осуществляющего учет областногоимущества. 4. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрациизаявления подразделением комитета, отвечающим за делопроизводство. 5. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, атакже количество листов карты учета, включающей перечень объектовнедвижимости, и копий документов, являющихся неотъемлемым приложениемк заявлению (пункт 7 Положения). 6. В графе "Заявитель" указывается полное наименованиеюридического лица. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и телефонлица, непосредственно представившего заявление, и почтовый адресзаявителя, по которому комитет может связаться с заявителем (если онне указан в заявлении и прилагаемых к нему документах при ихнепосредственном представлении). 7. В графе "Заявление принял" указываются фамилия и инициалыдолжностного лица, принявшего заявление к исполнению, и ставится егоподпись (в случае ведения журнала учета заявлений на бумажныхносителях). 8. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результатерассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства о внесении вреестр областного имущества, отказ в его выдаче или отказ сприсвоением объекту учета временного реестрового номера). В даннойграфе также указываются временный реестровый номер и (или) реестровыйномер и даты их присвоения. 9. В графе "Примечания" делаются отметки о направлении извещенийо приостановлении учета областного имущества, письменной информации обисправлении технических ошибок в записях, допущенных при учете, и т.д. III. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЕТА ИНФОРМАЦИИ ОБ ОБЛАСТНОМ ИМУЩЕСТВЕ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ ЛИЦАМ 1. Журнал учета информации (приложение N 2) предназначен дляучета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачиинформации комитетом в соответствии с разделом IV Положения. 2. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившегозапроса (заявления) о предоставлении информации. 3. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления запроса(заявления) в подразделение комитета, осуществляющего учет областногоимущества. 4. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрациизапроса (заявления) подразделением комитета, отвечающим заделопроизводство. 5. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса (заявления). 6. В графе "Лицо, направившее запрос" указывается: дляфизического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личностьдокумент и его реквизиты; для юридического лица - его полноенаименование, документы, подтверждающие регистрацию данногоюридического лица и полномочия его представителя. В эту же графувносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанныйв запросе (заявлении) или названный заявителем лично. 7. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения, закоторыми на основании пункта 19 Положения обратилось заинтересованноелицо, а также реестровые номера (в т.ч. временные) юридических лиц, вотношении имущества которых сделан запрос. 8. В графе "Запрос принял" указываются фамилия и инициалыдолжностного лица, принявшего запрос (заявление) к исполнению, иставится его подпись (в случае ведения журнала учета информации набумажных носителях). 9. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящийномер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдачетаковых. В этой же графе делается отметка о представлении документа,подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Еслиинформация в соответствии с разделом IV Положения должна бытьпредоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно". 10. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и подписьлица, непосредственно получившего выданный документ. В иных случаяхуказываются адрес лица, которому направлен документ, а также егофамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (дляюридического лица). IV. ВЕДЕНИЕ ДЕЛ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА, ИМЕЮЩЕГОСЯ У ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ 1. Дело документов (приложение N 3) открывается на каждоеюридическое лицо, представившее заявление на получение свидетельства овнесении в реестр областного имущества. В дело помещаются вседокументы, поступающие для учета областного имущества, имеющегося уюридического лица (заявителя). В дело также помещаются иные документы, предусмотренныеПоложением и Правилами учета, использования и хранения бланковсвидетельства о внесении в реестр областного имущества. 2. Дело документов идентифицируется порядковым номером записизаявления в журнале учета заявлений и через символ "/" временнымреестровым номером и (или) реестровым номером. Номер дела указываетсяна его титульном листе. На титульном листе дела дополнительно может указываться адресюридического лица (заявителя). 3. Документы в деле хранятся в порядке их поступления. 4. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которойдля каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, датаприема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий илиисходящий номер), количество листов, фамилия, инициалы и подписьдолжностного лица, принявшего документ к исполнению или исполнившегоего. 5. При накапливании в одном деле большого количества документовдопускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листетома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должнасоответствовать фактически находящимся в томе документам. 6. Дело документов закрывается в случае изменения формысобственности объекта учета, прекращения статуса юридического лицазаявителя либо его ликвидации. На титульном листе последнего томазакрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указаниемреестровых номеров объектов учета, образованных с учетом прежнегообъекта учета (его частей). На титульных листах открытых или вновь открываемых дел документовв отношении объектов учета, образованных с учетом прежнего объектаучета (его частей), к номерам дел в скобках добавляются ссылки навременный реестровый номер или реестровый номер ранее существовавшегообъекта учета. 7. Закрытое дело сдается в архив комитета. V. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Проверка ведения документации по учету областного имуществапроводится не реже одного раза в год комиссиями, создаваемыми пораспоряжению председателя комитета. О проведенных проверках делаютсяотметки в журналах. Обнаруженные нарушения доводятся до сведенияруководителя, утвердившего комиссию. 2. В рамках координации работ по выполнению настоящих Правилобластной Совет народных депутатов вправе проводить проверку комитета. Приложение N 1 к Правилам ведения документации по учету областного имущества _____________________________________________________ (полное наименование комитета) ______________________________________________________ ЖУРНАЛ УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ НА ПОЛУЧЕНИЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА О ВНЕСЕНИИ В РЕЕСТР ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА начало "____" _________ 19___ г. окончание "____" _________ 19___ г. Лицо, ответственное за ведение журнала: с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________ (Ф.И.О.) с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________ (Ф.И.О.) На ____ лист. Срок хранения: постоянно+--------------------------------------------------------------------------------+¦N ¦Дата ¦Входящий ¦Заявление ¦Заяви-¦Заяв- ¦Принятое¦Примечания¦¦п/п¦приема+----T-----+----T-----T-------------+тель ¦ление ¦решение ¦ ¦¦ ¦ ¦Дата¦Номер¦Дата¦Номер¦Приложение ¦ ¦принял¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------T------+ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Карта ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учета ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на ¦ментов¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(_ л.)¦на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(_ л.)¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------+----+-----+----+-----+------+------+------+------+--------+----------¦¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦9 ¦10 ¦11 ¦12 ¦+--------------------------------------------------------------------------------+ Приложение N 2 к Правилам ведения документации по учету областного имущества __________________________________________________ (полное наименование комитета) ___________________________________________________ ЖУРНАЛ УЧЕТА ИНФОРМАЦИИ ОБ ОБЛАСТНОМ ИМУЩЕСТВЕ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ ЛИЦАМ начало "____" _________ 19___ г. окончание "____" _________ 19___ г. Лицо, ответственное за ведение журнала: с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________ (Ф.И.О.) с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________ (Ф.И.О.) На ____ лист. Срок хранения: постоянно+----------------------------------------------------------------------------------+¦N ¦Дата ¦Входящий ¦Запрос ¦Лицо, ¦Краткое ¦Запрос¦Резуль- ¦Получа-¦¦п/п¦приема+----T-----+----T-----+направившее¦содержание ¦принял¦тат ¦тель ¦¦ ¦ ¦Дата¦Номер¦Дата¦Номер¦запрос ¦запроса ¦ ¦рассмот-¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------T------+ ¦рения ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сведе-¦Реест-¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦ровые ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номера¦ ¦ ¦ ¦+---+------+----+-----+----+-----+-----------+------+------+------+--------+-------¦¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦9 ¦10 ¦11 ¦12 ¦+----------------------------------------------------------------------------------+ Приложение N 3 к Правилам ведения документации по учету областного имущества __________________________________________________ (полное наименование комитета) __________________________________________________ ДЕЛО N ____ (ТОМ N ____) ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА, ИМЕЮЩЕГОСЯ У _________________________________________ (полное наименование юридического лица) начало "____" _________ 19___ г. окончание "____" _________ 19___ г. Лицо, ответственное за ведение дела: с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________ (Ф.И.О.) с "____" _________ г. по "____" ________ г. __________ (Ф.И.О.) На ____ лист. Срок хранения: постоянно----------------------------------------------------------------------